0 00:00:00,000 --> 00:00:06,000 Hola, buenas tardes, ¿cómo estáis? Bueno, un tutorial muy rápido sobre cómo 1 00:00:06,000 --> 00:00:10,000 combinar documentos en Word para enviar a diferentes destinatarios y en los cuales, 2 00:00:10,000 --> 00:00:14,000 aunque sea el documento estándar, tiene que viajar una información que es singular a cada 3 00:00:14,000 --> 00:00:19,000 uno de esos destinatarios. Vale, rescato para ello un ejercicio que hacía con los chicos de 4 00:00:19,000 --> 00:00:23,000 grado medio y que veréis que es súper sencillo y probablemente ya prácticamente todos lo conocéis. 5 00:00:23,000 --> 00:00:29,000 Sería, ya tengo estos proveedores y tengo que enviarles esta carta. Esta carta es para 6 00:00:29,000 --> 00:00:34,000 yo actualizar mi base de datos de clientes o de proveedores, en este caso, y aquí lo que les digo 7 00:00:34,000 --> 00:00:38,000 es, estimados señores y señoras de la empresa tal, yo tengo este cif, este teléfono y este 8 00:00:38,000 --> 00:00:43,000 fax suyos, por favor, confírmeme que son correctos mis datos. Entonces, he preparado esta carta y 9 00:00:43,000 --> 00:00:49,000 tengo que enviársela a estos destinatarios y tengo que introducir dentro de ese documento 10 00:00:49,000 --> 00:00:54,000 parte de los datos que hay en esta tabla. Pues bien, vamos a hacerlo. Yo tengo los datos en 11 00:00:54,000 --> 00:00:57,000 una hoja de cálculo, como habéis visto, y lo que voy a hacer es combinarlo a través de la 12 00:00:57,000 --> 00:01:02,000 utilidad correspondencia. Word me permite afinar un poco más con el documento que quiero combinar 13 00:01:02,000 --> 00:01:05,000 a través de estos asistentes que tengo aquí, pero bueno, en realidad nosotros ya tenemos el 14 00:01:05,000 --> 00:01:09,000 documento estándar, con lo cual ya podríamos ir directamente a seleccionar los destinatarios. 15 00:01:09,000 --> 00:01:13,000 Los destinatarios los tengo en una lista existente, que es la que hemos visto en Excel. La selecciono, 16 00:01:13,000 --> 00:01:19,000 me voy a buscarla, esto me abre el navegador, me voy a buscarlo, que lo tengo aquí, combinación de 17 00:01:19,000 --> 00:01:25,000 correspondencia, datos y veis que salen las dos hojas que tenía el libro, tenía dos hojas de 18 00:01:25,000 --> 00:01:30,000 cálculo, dos hojas. Bueno, pues yo selecciono la de proveedores. Dejo marcado que la primera fila 19 00:01:30,000 --> 00:01:34,000 de datos contiene encabezados de columna, porque esos encabezados son los campos que voy a tener 20 00:01:34,000 --> 00:01:39,000 que combinar, ahora lo veréis. Si os fijáis, ahora esto que antes estaba en gris, ahora está habilitado 21 00:01:39,000 --> 00:01:44,000 y si os fijáis, si despliego aquí, esto que sale aquí, nombre de domicilio, cp, población, provincia, 22 00:01:44,000 --> 00:01:49,000 es lo mismo que tenía aquí de encabezado, es decir, ya se ha vinculado una aplicación a la otra. 23 00:01:49,000 --> 00:01:54,000 Vale, pues venga, vamos a introducir campos aquí. Estimados señores y señoras de nombre de la 24 00:01:54,000 --> 00:01:57,000 empresa. Ahora pongo el cif aquí. 25 00:02:02,000 --> 00:02:06,000 E introduzco cif. Aquí pondría el teléfono. 26 00:02:11,000 --> 00:02:12,000 Aquí el fax. 27 00:02:15,000 --> 00:02:16,000 Y aquí el email. 28 00:02:19,000 --> 00:02:24,000 Si os fijáis aquí en este botón, si lo dejo pisado, lo que ahora está entre comillas, 29 00:02:24,000 --> 00:02:29,000 entre corchetes, al pisarlo me da la vista propia de lo que sería el primer registro. 30 00:02:29,000 --> 00:02:33,000 ¿Veis que se carga la información que había para el primer registro en la hoja de cálculo? 31 00:02:33,000 --> 00:02:39,000 Si yo voy moviéndome al segundo, al tercero, ¿ves que va cambiando? Porque va navegando por los 32 00:02:39,000 --> 00:02:44,000 registros de la hoja de cálculo, con lo cual ya he vinculado las dos aplicaciones y ya se ha 33 00:02:44,000 --> 00:02:47,000 combinado realmente. ¿Cómo lo finalizo? Bueno, pues me voy a este botón y me da tres opciones. 34 00:02:47,000 --> 00:02:51,000 Editar documentos individuales. Si yo pulso aquí, lo que va a hacer es generar un único archivo de 35 00:02:51,000 --> 00:02:58,000 Word en el que cada hoja va a ser una de las cartas y cada carta será distinta. En la hoja 1 36 00:02:58,000 --> 00:03:02,000 estará el registro 1, en la hoja 2 estará el registro 2 y así sucesivamente. Si yo lo doy en 37 00:03:02,000 --> 00:03:08,000 Word y sería editable por tanto. ¿Imprimir documentos? Pues me permitiría bien lanzarlos 38 00:03:08,000 --> 00:03:13,000 a una impresora física o lanzarlos a una impresora virtual, que es la que lo pasa a PDF y aquí enviar 39 00:03:13,000 --> 00:03:18,000 por correo electrónico. Para eso tendría que tener configurado Outlook. Voy a imprimir los 40 00:03:18,000 --> 00:03:23,000 documentos en PDF. Me permite hacerlo desde hasta, o sea, de una página, de la página tal, 41 00:03:23,000 --> 00:03:26,000 la página cual, bien la página en la que estoy o bien todos, que es lo que voy a hacer en este caso. 42 00:03:26,000 --> 00:03:34,000 Me pongo en todos, me voy aquí, Microsoft Print PDF y le llamo al documento documentos, documentos. 43 00:03:36,000 --> 00:03:43,000 Vale, pues guardo. ¿Qué es lo que pasa? Y el problema de esta opción, bueno, pues que me 44 00:03:43,000 --> 00:03:50,000 crea un único archivo. En ese único archivo están todos los documentos. Estoy en las mismas que 45 00:03:50,000 --> 00:03:54,000 cuando me los sacaba en Word, que es un único archivo el que contiene todas las cartas y yo 46 00:03:54,000 --> 00:04:01,000 quiero enviar una a cada uno, una diferente a cada destinatario. ¿Opciones? Bueno, pues en la oficina 47 00:04:01,000 --> 00:04:08,000 tenemos un software que sirve para separar o para combinar PDF. Yo tengo este aquí, que es muy 48 00:04:08,000 --> 00:04:14,000 parecido al de la oficina. En este caso usaría la utilidad dividir. Le daría aquí a dividir y, 49 00:04:14,000 --> 00:04:23,000 bueno, seleccionaría el PDF que es. Me iría a documentos. Es este. Ya lo carga ahí. Diría que 50 00:04:23,000 --> 00:04:27,000 dividir después de cada página. Esto también lo hace el que tenemos en la oficina. Este es la, 51 00:04:27,000 --> 00:04:33,000 bueno, ajuste salida sale en la carpeta la que va de destino. Y bueno, pues aquí permite configurar 52 00:04:33,000 --> 00:04:39,000 algo del nombre de destino, pero que realmente no va a servir. Fijaos, lo voy a dejar como está y lo 53 00:04:39,000 --> 00:04:47,000 que va a pasar es esto, que al ejecutarlo, si va a decirle renombre, va a sacar los 10 archivos que 54 00:04:47,000 --> 00:04:52,000 teníamos, como 10 registros había en la hoja de cálculo, pero si os fijáis, el nombre que les da 55 00:04:52,000 --> 00:04:57,000 es el mismo, simplemente añadiendo un número delante. Si yo tengo 10 a los que mandar, pues no 56 00:04:57,000 --> 00:05:02,000 es mucho y podría ir renombrando archivo a archivo. ¿Qué pasa? Que si tengo 300, pues voy a echar la 57 00:05:02,000 --> 00:05:06,000 mañana en esto. El nombre que le da no es significativo del contenido del documento, con lo 58 00:05:06,000 --> 00:05:11,000 cual, pues ahí es donde esta solución falla un poco. Para pocos nos vale, si es para muchos no 59 00:05:11,000 --> 00:05:15,000 nos vale. Para eso es la solución que vamos a ver a continuación.