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Muy buenas, hoy vamos a meternos de lleno en un tema que seguro que interesa a muchos.

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¿Cómo gestionar una pyme, una pequeña o mediana empresa, de manera eficiente y sin

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dejarse un dineral en el intento?

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Vamos a ver una guía muy práctica para optimizar las operaciones con software que está al

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alcance de cualquiera.

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Esta es, sin duda, la pregunta del millón para cualquiera que emprende, ¿verdad?

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Es que, a ver, llevar el control del inventario, las ventas, los clientes, los proveedores,

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puede llegar a ser una auténtica locura.

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00:00:27,719 --> 00:00:33,299
Y claro, muchas veces pensamos que la única solución es un software carísimo y súper complejo.

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00:00:33,780 --> 00:00:35,659
Pero, ¿y si hubiera otra manera?

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Vale, para que todo esto no se quede en el aire, vamos a poner los pies en la tierra con un caso práctico.

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Hablemos de supermercados El Vergel.

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Imaginemos una empresa, una de tantas, que se encuentra en ese punto crítico.

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Necesita modernizarse, necesita poner orden en su gestión y, claro, tiene que tomar decisiones claves sobre qué tecnología usar.

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Fijaos en los objetivos que tienen en el Vergel, que son, vamos, el pan de cada día para muchísimas empresas.

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¿Qué buscan? Pues reducir costes de licencias, mejorar la eficiencia de su almagén, que es clave, lanzarse a vender por Internet y, cómo no, dar con la herramienta perfecta para conseguir todo esto.

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Es el dilema de siempre, el que tienen miles y miles de pymes.

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Bueno, pues vamos a ello, nos metemos a buscar soluciones.

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El caso del vergel nos viene de perlas para entender algo fundamental. La herramienta perfecta depende totalmente del tamaño y de lo que necesite cada negocio. Aquí no hay una talla única que le sirva a todo el mundo.

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Y aquí es donde está el quit de la cuestión. Para una PyME, lo normal es que con un buen programa de gestión comercial que lo integre todo, ya vaya a sobrada. Compras, ventas, contabilidad, todo en uno. En cambio, una gran corporación, eso ya es otro mundo, necesitan sistemas ERP, que son esos gigantescos planificadores de recursos empresariales súper complejos y caros, para manejar toda su logística a una escala masiva. Así que lo primero es saber en qué liga se juega.

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Y aquí viene lo más interesante de todo esto. Atención porque no siempre hace falta sacar la cartera para tener una herramienta potente. Hay muchísimas opciones gratuitas, ya sean de código abierto o con ese modelo freemium, que dan unas funcionalidades brutales sin tener que pagar un euro de entrada.

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Venga, pues de la teoría a la acción

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Vamos a ver una de estas herramientas con nombre y apellidos

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Factusol

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La vamos a usar como ejemplo para ver paso a paso

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Cómo una empresa como Supermercado Selvergel

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Podría digitalizar toda su gestión

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Y lo mejor, desde cero y gratis

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Lo bueno de este tipo de programas es el modelo que tienen

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El programa en sí, el núcleo, es completamente gratis

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O sea, se puede gestionar el negocio de arriba a abajo sin pagar nada

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¿Dónde está el truco? Pues no hay truco

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solo se paga si se quieren servicios extra, como por ejemplo soporte técnico o las actualizaciones

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más nuevas. Para empezar, es un modelo ideal. Mirad, nada más abrir el programa, esto es lo

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que aparece. Súper claro, ¿eh? Nada de menús enrevesados ni mil opciones. Lo primero que salta

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a la vista, crear una empresa. Es el botón de arranque, el punto de partida para digitalizarlo

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todo. Directo al grano. Claro, antes de ponerse a teclear, como con cualquier programa de gestión,

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hay que tener los deberes hechos, o sea, tener a mano la información básica. Hablamos de los

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datos fiscales de la empresa y luego los ficheros clave. ¿Quiénes son los proveedores y los clientes?

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¿Con qué banco se trabaja? Todo eso, vamos, la columna vertebral del negocio. Y una cosa muy útil,

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si ya se tienen datos en otro sitio o simplemente se quiere jugar un poco para aprender, estos

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programas suelen venir con una empresa de ejemplo. Y como veis, pasar esos datos a la nueva empresa

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es súper fácil. Son cinco pasitos de nada. Se selecciona el origen, el destino, qué se quiere

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pasar y listo. En un par de clics ya hay una base de datos lista para empezar a trastear. Vale,

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empresa creada. ¿Qué es lo siguiente? Pues lo más lógico, empezar a meter a la gente y a las

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empresas con las que se trabaja. Vamos a ver cómo se crean esas fichas de clientes y proveedores,

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que es algo que se hace todos los días. La verdad es que es súper intuitivo. Fijaos en la interfaz,

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está organizada por pestañas y grupos, un diseño que seguro que suena de otros programas. Para

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añadir un cliente, pues nada, nos vamos a la pestaña Empresa y ahí, en el grupito de ficheros,

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00:04:15,620 --> 00:04:21,660
¡fas! Vemos el icono de clientes. No tiene pérdida. Y al hacer clic ahí, ¡pum! Aparece una nueva barra

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de herramientas. El primer icono, el que más nos interesa ahora, es el de nuevo. Se le da ahí y se

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abre directamente la ficha para meter todos los datos del nuevo cliente. Más fácil, imposible.

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00:04:32,100 --> 00:04:46,319
Y ahora viene la mejor parte. Una vez que se pilla cómo crear un cliente, ya se sabe crear un proveedor. El proceso es prácticamente un calco. Esto hace que la curva de aprendizaje sea súper suave, porque no hay que aprender a hacer lo mismo de dos formas distintas.

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Mirad, la ficha del proveedor, como podéis ver, es súper completa. Se puede meter el NIF, la dirección, la persona de contacto, los datos del banco para hacer los pagos, vamos, todo lo que hace falta para tenerlo bien atado y ordenado.

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Muy bien, y ahora vamos al corazón del negocio, sobre todo si vende productos, el inventario. Para un sitio como Supermercados El Vergel, con miles y miles de artículos distintos, la organización aquí no es importante, es que lo es todo. Como esto no esté bien montado desde el principio, el caos está asegurado.

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Justo para evitar ese caos, Factusol propone una estructura súper lógica y fácil de pillar.

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00:05:23,860 --> 00:05:28,019
Todo se organiza en dos niveles, secciones y dentro de las secciones, familias.

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00:05:28,259 --> 00:05:33,259
Es como organizar archivos en el ordenador, carpetas y dentro subcarpetas, simple y efectivo.

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00:05:33,800 --> 00:05:37,360
La sección vendría a ser la categoría más grande, la más general.

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00:05:37,819 --> 00:05:43,560
Si seguimos con la idea del supermercado, que viene perfecto, una sección sería todo el pasillo de alimentación.

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00:05:43,839 --> 00:05:46,819
O el de droguería, o el de ferretería.

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00:05:46,819 --> 00:05:50,360
Es, digamos, el gran cajón donde metemos cosas parecidas.

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Y luego, dentro de cada sección, están las familias.

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00:05:55,040 --> 00:05:55,800
¿Seguimos en el súper?

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Pues dentro de la sección de alimentación tendríamos la familia de los lácteos,

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la de las legumbres, la de las frutas.

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¿Se entiende, no?

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00:06:04,199 --> 00:06:08,019
Esta estructura de dos niveles es lo que permite tener miles de productos

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perfectamente clasificados de una forma que puede crecer con el negocio.

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00:06:12,319 --> 00:06:14,839
¿Y para montar toda esta estructura, dónde vamos?

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00:06:14,839 --> 00:06:16,800
Pues de vuelta a la pestaña Empresa.

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00:06:16,819 --> 00:06:23,620
ahí en el grupo ficheros hacemos clic en artículos y se abre un menú y ahí lo tenemos secciones y

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familias listo para empezar a crear y organizar y ojo a este detalle que es genial porque conecta

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todo al crear una sección fijaos en esa casillita de ahí permitir el uso de esta sección en la web

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simplemente marcando eso boom los productos de esa categoría ya están listos para venderse en

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una tienda online esto responde de lleno a uno de los objetivos que tenía el vergel recordáis el de

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empezar a vender por internet sin una gran inversión. Entonces, resumiendo, ¿con qué nos

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quedamos de todo esto? Pues con tres ideas clave. La primera, una buena gestión empieza sí o sí

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por una buena organización. La segunda, que hay herramientas gratuitas y potentísimas como Factusol

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que pueden solucionar problemas de verdad. Y la tercera, y quizá la más importante, que el tiempo

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que se dedica al principio a configurar bien clientes, proveedores y sobre todo el inventario

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es la mejor inversión que se puede hacer para el futuro.

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Y con esto llegamos al final.

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La tecnología, como vemos, está ahí, más a mano que nunca.

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Así que la pregunta final no es si hay herramientas disponibles.

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La verdadera pregunta es si cada negocio está preparado para dar ese paso,

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00:07:28,959 --> 00:07:31,980
para aprovechar esta oportunidad y saltar a una gestión mucho más digital,

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00:07:32,379 --> 00:07:34,920
más eficiente y, en definitiva, más profesional.