1 00:00:00,000 --> 00:00:10,480 Buenas tardes a todos y en la sesión de hoy lo que vamos a abordar, que fue lo último 2 00:00:10,480 --> 00:00:19,040 que vimos la semana pasada, es lo referente a las fases en las que se realiza una auditoría. 3 00:00:19,040 --> 00:00:25,620 Entonces, haciendo un poco de recapitulación de lo que vimos, os recuerdo que una auditoría 4 00:00:25,620 --> 00:00:35,340 es básicamente un examen mediante el cual una empresa evalúa de forma externa por un 5 00:00:35,340 --> 00:00:41,180 equipo auditor que es completamente independiente o ajeno a la empresa, es lo que aquí veis 6 00:00:41,180 --> 00:00:50,300 que son las auditorías externas, y lo que va a evaluar precisamente son su sistema de 7 00:00:50,300 --> 00:00:58,340 gestión de la calidad, y lo que va a tratar de determinar en esa evaluación es si todos 8 00:00:58,340 --> 00:01:03,660 los procesos y procedimientos se ajustan a los requisitos o disposiciones que están 9 00:01:03,660 --> 00:01:10,460 establecidas, que normalmente este tipo de auditorías sirve para certificar sistemas 10 00:01:10,460 --> 00:01:15,820 de gestión de calidad basados en la norma concretamente en la ISO 9000, y entonces ese 11 00:01:15,860 --> 00:01:22,500 resultado favorable de esa evaluación a mi sistema de calidad es lo que me permitirá obtener la 12 00:01:22,500 --> 00:01:30,340 certificación correspondiente y mi sello de calidad. Entonces, las auditorías externas como 13 00:01:30,340 --> 00:01:40,980 tales son actos formales y vienen normalmente, se contrata, perdonad, se contrata un equipo auditor, 14 00:01:41,100 --> 00:01:49,340 una empresa que viene a certificar mi sistema de calidad y normalmente ese acto que se denomina 15 00:01:49,340 --> 00:01:56,340 auditoría se realiza en una serie de fases, tiene dos fases fundamentales que componen el grueso de 16 00:01:56,340 --> 00:02:05,140 la auditoría y luego dentro de cada fase existen una serie de subfases o subapartados que deben 17 00:02:05,140 --> 00:02:11,980 de planificarse con total antelación y también con muchísimo cuidado. Ahora lo vamos a ir repasando 18 00:02:11,980 --> 00:02:18,940 uno a uno para que os deis cuenta de la complejidad de lo que supone la realización de una auditoría, 19 00:02:18,940 --> 00:02:26,860 lógicamente cuanto mayor sea el tamaño de la empresa más compleja será la realización de la 20 00:02:26,860 --> 00:02:35,900 auditoría y también más tiempo llevará al equipo auditor examinar toda la documentación, procesos, 21 00:02:35,900 --> 00:02:42,700 procedimientos que vimos en la videoconferencia anterior que formaban parte de todo el sistema 22 00:02:42,700 --> 00:02:49,060 documental de un sistema de gestión de la calidad. La fase de la auditoría como veis en esta 23 00:02:49,060 --> 00:02:56,860 diapositiva son fundamentalmente dos, la primera de todas es la preparación de la auditoría y una 24 00:02:56,860 --> 00:03:04,060 vez que la auditoría ya sea preparado se lleva a la materialización de la misma, entonces en la 25 00:03:04,060 --> 00:03:11,180 preparación de la auditoría, esta fase la realiza el equipo auditor, tiene tres partes bien 26 00:03:11,180 --> 00:03:18,260 diferenciadas, la primera de todas es la confección de un plan de auditoría y se va a planificar qué 27 00:03:18,260 --> 00:03:24,420 es lo que se va a realizar, a continuación qué documentación es la que se va a revisar en función 28 00:03:24,420 --> 00:03:32,100 del alcance de la auditoría y se va a elaborar una lista de comprobación, un checklist que se llama. 29 00:03:33,020 --> 00:03:41,260 Entonces vamos a centrarnos en la primera, el primer paso de todo dentro de lo que es el plan 30 00:03:41,260 --> 00:03:48,220 de auditoría que ahí vemos la planificación que se realiza por parte del equipo auditor, en ese 31 00:03:48,220 --> 00:03:55,980 plan de auditoría se va, en primer lugar lo que se va a definir son los objetivos y el alcance de 32 00:03:55,980 --> 00:04:01,860 la auditoría que se va a llevar a cabo, una vez que ya tenemos centrados nuestros objetivos se 33 00:04:01,860 --> 00:04:09,700 tiene que fijar cuál es la documentación de referencia que en este caso es normativa que se 34 00:04:09,700 --> 00:04:17,500 va a aplicar en función de los objetivos y el alcance de mi auditoría, el equipo auditor como 35 00:04:17,500 --> 00:04:22,140 está compuesto el equipo auditor, quiénes son los principales responsables de ese equipo auditor, 36 00:04:22,140 --> 00:04:30,900 en qué fecha y en qué lugar se va a realizar la auditoría, lugar o lugares porque aunque la primera 37 00:04:30,900 --> 00:04:37,780 reunión se tenga en la empresa con la dirección o con la gerencia luego la auditoría en sí se va a 38 00:04:37,780 --> 00:04:43,660 ir trasladando en función del alcance de la auditoría por los distintos departamentos que 39 00:04:43,660 --> 00:04:51,620 forman parte de nuestra organización, empresa o laboratorio, qué áreas van a ser auditadas, vuelvo 40 00:04:51,620 --> 00:04:59,860 otra vez al inicio, en función de lo que determinemos en el alcance si va a ser la revisión completa de 41 00:04:59,860 --> 00:05:05,780 un sistema de gestión de la calidad o me voy a centrar en un proceso productivo, me voy a centrar 42 00:05:05,780 --> 00:05:14,740 en una parte de mi sistema de calidad, eso me va a acotar las áreas o departamentos que van a ser 43 00:05:14,740 --> 00:05:21,940 objeto de la auditoría, qué personas responsables de cada departamento tienen que estar presentes 44 00:05:21,940 --> 00:05:30,420 en la auditoría, el programa, el horario y la duración prevista de cada actividad, pensar que el 45 00:05:30,420 --> 00:05:37,500 equipo auditor cuando va a una empresa a realizar una auditoría normalmente no está un solo día, va 46 00:05:37,500 --> 00:05:43,220 durante varios días e incluso pueden repartirse a lo largo de semanas, por tanto mientras se está 47 00:05:43,220 --> 00:05:50,180 realizando la auditoría o la realización de la auditoría coexiste a la vez que la empresa sigue 48 00:05:50,180 --> 00:05:54,660 con su actividad o con su proceso productivo porque realmente el proceso productivo o la actividad de 49 00:05:54,660 --> 00:06:01,300 la empresa no se para cuando se está haciendo una auditoría, por eso hay que programar precisamente 50 00:06:01,300 --> 00:06:07,700 de qué manera se va a llevar a cabo la auditoría, en qué horario y cuál es la duración prevista para 51 00:06:07,700 --> 00:06:14,100 que también a la empresa y a los departamentos que están implicados en la auditoría pueda de alguna 52 00:06:14,100 --> 00:06:20,220 forma planificar todas las responsabilidades que tengan que llevar a cabo en su placer diario con 53 00:06:20,300 --> 00:06:27,940 la visita del equipo auditor. Una mención a una reunión inicial o reunión de apertura siempre, 54 00:06:27,940 --> 00:06:33,540 luego las reuniones parciales que son las que se van a ir llevando a cabo dentro de lo que es el 55 00:06:33,540 --> 00:06:39,980 programa de auditoría y por último una reunión final o una reunión de cierre. Lógicamente al 56 00:06:39,980 --> 00:06:46,100 tratarse de una auditoría existen unos requisitos de confidencialidad porque se van a tratar una 57 00:06:46,100 --> 00:06:52,820 información que es muy sensible, es una información confidencial de la propia empresa y luego por 58 00:06:52,820 --> 00:06:58,900 último cuáles son los medios técnicos y humanos que van a ser necesarios para poder 59 00:06:58,900 --> 00:07:05,020 llevar a cabo una auditoría, por tanto podéis haceros una idea de que ya en el primer paso 60 00:07:05,020 --> 00:07:13,020 dentro de la fase de preparación, la elaboración del plan de una auditoría ya lleva consigo una 61 00:07:13,020 --> 00:07:20,140 determinada complejidad. Es un proceso que por parte del equipo auditor requiere una preparación 62 00:07:20,140 --> 00:07:27,900 previa muy concienzuda y una preparación previa muy minuciosa. Una vez que ya hemos... 63 00:07:27,900 --> 00:07:35,220 Perdona bonificación. Sí. Quería hacer una pregunta, ¿siempre se avisa en estas auditorías? 64 00:07:35,220 --> 00:07:44,940 Sí. Las auditorías que son externas normalmente una vez que ya se ha acordado con la empresa que 65 00:07:44,940 --> 00:07:51,620 te va a ti a auditar o el equipo auditor siempre en la reunión inicial cuando ya se realiza. La 66 00:07:51,620 --> 00:07:57,580 reunión inicial, perdona Luis, se realiza siempre con el equipo directivo o con las personas que 67 00:07:57,580 --> 00:08:03,060 son los responsables jerárquicos máximos de la empresa y en esa reunión inicial es la que se 68 00:08:03,060 --> 00:08:09,180 plantea todo lo que se va a realizar y ya a partir de ahí se acuerda un programa y un horario. Y es 69 00:08:09,180 --> 00:08:14,780 la propia empresa la que va transmitiendo a los distintos departamentos cuáles son las fechas 70 00:08:14,780 --> 00:08:19,940 programadas para que el equipo auditor vaya a visitar los distintos departamentos. 71 00:08:21,220 --> 00:08:29,100 ¿Se suele avisar? ¿Se suele hacer un calendario? Vale, perfecto. Es que lo único es que me choca un 72 00:08:29,100 --> 00:08:36,700 poco porque, claro, luego igual las empresas les daría tiempo a prepararse, ¿no? Bueno, a ver, 73 00:08:36,700 --> 00:08:44,540 yo, por ejemplo, hace ya varios años que trabajé en tema de control de calidad. Sí es cierto que 74 00:08:44,540 --> 00:08:52,500 normalmente el departamento de calidad suele avisar de cuándo más o menos, por ejemplo, yo en el mes 75 00:08:52,500 --> 00:08:58,180 de mayo fue cuando en la empresa en la que estaba trabajando solían realizar la auditoría externa, 76 00:08:58,180 --> 00:09:05,340 la auditoría del sistema de calidad. Entonces, por el mes de abril ya el departamento de calidad 77 00:09:05,340 --> 00:09:10,980 se va pasando por los distintos departamentos y te va de alguna manera recordando que en el mes de 78 00:09:10,980 --> 00:09:15,660 mayo se pasará pues la revisión del sistema de calidad y viene el equipo auditor. De alguna 79 00:09:15,660 --> 00:09:22,980 forma te va diciendo que debes tú dentro de tu tarea diaria haber tenido en cuenta, pues bueno, 80 00:09:22,980 --> 00:09:29,860 que tienes que rellenar la distinta documentación, pues acordaros de los procedimientos normalizados 81 00:09:29,860 --> 00:09:34,900 de trabajo, la hoja de registro, la toma de datos, todo eso debe de estar perfectamente chequeado. 82 00:09:34,900 --> 00:09:42,260 Sí es cierto y es verdad que la marcha diaria de lo que es el trabajo en cualquier empresa puede 83 00:09:42,260 --> 00:09:48,260 hacer que algunos registros se te hayan pasado, eso es cierto. Entonces, en ese caso lo que se 84 00:09:48,260 --> 00:09:54,260 suele un poco es aprovechar para ver con el departamento de calidad cómo están los registros 85 00:09:54,260 --> 00:09:59,860 y que de alguna forma vayas cumplimentando los que te faltan. Es cierto que si no ha realizado 86 00:09:59,860 --> 00:10:08,580 los ensayos se suele hacer por una extrapolación, no es digamos lo más correcto, pero en ese caso 87 00:10:08,580 --> 00:10:15,100 para evitar no conformidades y luego acciones correctoras, pues lo normal es que tú ya con 88 00:10:15,100 --> 00:10:20,620 antelación vayas un poco teniendo en cuenta que tienes que tener todo tu trabajo al día, en ese 89 00:10:20,620 --> 00:10:29,260 sentido. ¿Sabe lo que te quiero decir? Sí, totalmente. Llevarlo al 100% al día, pues bueno, yo 90 00:10:29,260 --> 00:10:35,420 sinceramente en mi caso sí es cierto que había veces que había registros que, por ejemplo, en el 91 00:10:35,420 --> 00:10:41,580 laboratorio pues no nos daba tiempo. Entonces, lo que hacíamos un poco era pues viendo los distintos 92 00:10:41,580 --> 00:10:46,620 registros que teníamos por fecha y por días y viendo más o menos una estabilidad en los datos, 93 00:10:46,620 --> 00:10:52,980 podías hacer una extrapolación de una forma fácil. Cuando no tienes mucha dispersión en los datos, 94 00:10:52,980 --> 00:10:58,260 pues yo trabajé en una fábrica, era un proceso productivo, entonces ahí pues normalmente dentro 95 00:10:58,260 --> 00:11:03,740 de los distintos parámetros o variables de proceso que teníamos que controlar, pues normalmente se 96 00:11:03,740 --> 00:11:09,260 movían en unos datos que eran muy estables. En ese caso sí es fácil. Entiendo que en algunos 97 00:11:09,260 --> 00:11:16,420 procesos críticos o sensibles ahí es donde sí desviaciones que sean un poco más marcadas sí 98 00:11:16,420 --> 00:11:22,300 pueden dar lugar a no conformidades y en ese caso me imagino que el Departamento de Calidad sí tendrá 99 00:11:22,300 --> 00:11:28,620 en cuenta y se centrará más un poquito en ir revisando antes de que venga el equipo auditor 100 00:11:28,620 --> 00:11:34,860 con algunas mesas de antelación pues cómo va la recogida de datos y si hay parámetros que se 101 00:11:34,860 --> 00:11:43,900 salen de rango. Entiendo yo que lo deben de hacer así. Tener en cuenta que una auditoría externa, 102 00:11:43,900 --> 00:11:49,100 no interna, una auditoría externa es un acto formal y eso tiene que estar totalmente planificado 103 00:11:49,100 --> 00:11:54,700 porque a medida que el equipo auditor va pasando por los distintos departamentos, el resto de 104 00:11:54,700 --> 00:11:59,620 departamentos ajenos tienen que seguir con su quehacer diario. La marcha de la empresa no debe 105 00:11:59,620 --> 00:12:09,300 interrumpirse. Entonces sí se avisa con antelación. Muchísimas gracias a vosotros. 106 00:12:09,300 --> 00:12:17,220 Como veis ya podéis iros haciendo una idea de un poco la situación que se suele vivir en una 107 00:12:17,220 --> 00:12:24,220 empresa a nivel de estrés por decirlo de alguna forma cuando el equipo auditor viene y se somete 108 00:12:24,220 --> 00:12:29,300 a examen pues normalmente en un sistema de gestión de la calidad pues todos los departamentos 109 00:12:29,300 --> 00:12:34,420 tienen los procedimientos y proceso porque lo que la empresa siempre pretende es que el número de 110 00:12:34,420 --> 00:12:40,740 fallos o el número de errores que son las no conformidades sean las mínimas posibles porque 111 00:12:40,740 --> 00:12:46,380 luego las no conformidades es verdad que tienen una catalogación de leves, graves o muy graves y 112 00:12:46,380 --> 00:12:52,460 de ahí derivarán acciones correctoras. Entonces pues de lo que se trata es de que se obtengan 113 00:12:52,460 --> 00:12:59,820 las mínimas posibles. El siguiente paso una vez que ya se ha hecho toda la planificación inicial 114 00:12:59,820 --> 00:13:06,700 es la revisión de la documentación. Qué documentación dentro de mi sistema de gestión de 115 00:13:06,700 --> 00:13:13,500 la calidad es la que en función del alcance vamos a tener que revisar. Esa documentación tiene que 116 00:13:13,500 --> 00:13:19,980 ser pedida por parte del equipo auditor a la unidad de la organización. Se suele pedir al 117 00:13:19,980 --> 00:13:25,340 departamento de calidad que es el que custodia pues todos los documentos que forman parte de 118 00:13:25,340 --> 00:13:34,500 nuestro sistema de gestión de la calidad. Se revisa esa documentación y se tiene que solicitar a la 119 00:13:34,500 --> 00:13:39,380 unidad de organización que siempre se expresa de esta forma porque dependiendo de la estructura 120 00:13:39,380 --> 00:13:45,900 jerárquica y organizativa de una empresa pues se suele pedir a un departamento u otro si es verdad 121 00:13:45,900 --> 00:13:50,860 que en empresa de determinada entidad en tamaño ya existe un departamento de calidad como tal 122 00:13:50,860 --> 00:13:55,740 entonces a unidad de la organización es el responsable de calidad es al que se le piden 123 00:13:55,740 --> 00:14:03,340 pues todas las aclaraciones que sean pertinentes ante cualquier cosa o cualquier duda que al equipo 124 00:14:03,340 --> 00:14:10,020 auditor no le quede clara en la revisión de la documentación. También forma parte no solamente 125 00:14:10,020 --> 00:14:16,600 el manual de calidad, manual de procedimientos, procedimientos normalizados de trabajo, registros, 126 00:14:16,600 --> 00:14:25,020 formularios sino también el equipo auditor revisa las auditorías internas que ha hecho la propia 127 00:14:25,020 --> 00:14:31,740 empresa. Esa auto evaluación que la empresa normalmente hace y que plasma en su sistema de 128 00:14:31,740 --> 00:14:37,860 calidad también con un procedimiento generalizado dentro de su manual de procedimientos generales 129 00:14:37,860 --> 00:14:44,940 revisa esas auditorías internas y revisa cuáles han sido los resultados de esa auto evaluación y 130 00:14:44,940 --> 00:14:51,420 al mismo tiempo cuál es el marco normativo que aplica precisamente la empresa en su campo de 131 00:14:51,420 --> 00:14:59,540 actuación a la hora de redactar todo su manual de calidad para evitar concordancia entre la última 132 00:14:59,540 --> 00:15:04,780 versión de la normativa aplicable y que esa normativa aplicable quede perfectamente reflejada 133 00:15:04,900 --> 00:15:10,700 en los procedimientos tanto generales como procedimientos técnicos que le afecten, 134 00:15:10,700 --> 00:15:16,780 porque puede ser que se haya modificado a lo mejor alguna normativa de ámbito estatal. Por ejemplo, 135 00:15:16,780 --> 00:15:24,220 imaginaros empresas que tienen que tener en su organización o proceso productivo que hagan 136 00:15:24,220 --> 00:15:32,980 vertidos al alcantarillado con un determinado… no sé cómo lo explico, cuando se realiza el 137 00:15:32,980 --> 00:15:38,500 vertido a un alcantarillado previamente esas aguas residuales tienen que tener unos parámetros 138 00:15:38,500 --> 00:15:43,300 físico-químicos que tienen que estar de acorde a una normativa autonómica. Entonces, si ha habido 139 00:15:43,300 --> 00:15:48,380 una última modificación o una modificación reciente de la normativa autonómica, el responsable de 140 00:15:48,380 --> 00:15:55,260 calidad ha tenido que reflejar esa última versión en su sistema de calidad y haber hecho todas 141 00:15:55,260 --> 00:16:00,100 aquellas correcciones en los procedimientos normalizados que se vean aceptados por ese 142 00:16:00,100 --> 00:16:06,380 cambio de normativa, porque esto puede dar lugar a no conformidades. Desde el punto de vista de 143 00:16:06,380 --> 00:16:12,500 calidad, luego es verdad que si incumplimos este tipo de legislaciones nos podemos ver sometidos 144 00:16:12,540 --> 00:16:19,820 a multas o a sanciones de carácter administrativo, pero ya cuando nos realicen inspecciones a los 145 00:16:19,820 --> 00:16:24,500 servicios técnicos de la comunidad autónoma o incluso del Ayuntamiento o de la Consejería 146 00:16:24,500 --> 00:16:29,740 del Medio Ambiente, pero en este caso también deben de quedar reflejados en el manual de calidad. 147 00:16:31,020 --> 00:16:39,060 Seguimos con el tercer paso dentro de la preparación de la auditoría de una lista 148 00:16:39,060 --> 00:16:45,940 de comprobación. La revisión de la documentación que os acabo de comentar nos puede generar el 149 00:16:45,940 --> 00:16:54,140 poder realizar una serie de preguntas que se han obtenido de esa revisión de la documentación y 150 00:16:54,140 --> 00:17:00,060 una guía para desarrollar nuestra auditoría a medida que nos vamos a ir, digamos de alguna 151 00:17:00,060 --> 00:17:06,580 forma, paseando por los distintos departamentos de la empresa para someterla al pertinente examen. 152 00:17:06,740 --> 00:17:14,060 Pues entonces con estas tres partes ya digamos que hemos realizado la fase introductoria de lo 153 00:17:14,060 --> 00:17:22,020 que es nuestra auditoría y a continuación vamos a pasar a lo que es la realización de la auditoría 154 00:17:22,020 --> 00:17:27,260 en sí. Ya el equipo auditor tiene hecho una contextualización de lo que va a realizar, ha 155 00:17:27,260 --> 00:17:33,700 revisado la documentación y ha elaborado su planificación y ahora pasa a la materialización 156 00:17:33,700 --> 00:17:42,100 de la auditoría. Entonces en esta fase estamos hablando de un acto formal, un acto formal donde 157 00:17:42,100 --> 00:17:48,660 va a comenzar con una reunión de apertura. Continuamos con una recopilación y verificación 158 00:17:48,660 --> 00:17:56,220 de todos los datos. A partir en este punto es donde se van a detectar las no conformidades, 159 00:17:56,220 --> 00:18:03,500 todas aquellas desviaciones que se van a encontrar con respecto a los requisitos que nosotros hemos 160 00:18:04,180 --> 00:18:11,780 planteado en nuestro sistema de calidad. Una preparación de las conclusiones y la reunión 161 00:18:11,780 --> 00:18:17,700 de cierre. La reunión de cierre que conlleva un informe de auditoría. En ese informe pues ya se 162 00:18:17,700 --> 00:18:23,100 recogerá si es un informe favorable o desfavorable y qué es lo que se tiene que hacer en caso de 163 00:18:23,100 --> 00:18:33,820 que sea un informe negativo. Continuamos. Vamos a ir un poco comentando estas fases que aquí 164 00:18:33,820 --> 00:18:39,700 os he puesto a modo de introducción para que vayamos haciéndonos una idea de lo que en sí 165 00:18:39,700 --> 00:18:50,940 representa un acto de auditoría. En la reunión de apertura tenemos que la preside o digamos que 166 00:18:50,940 --> 00:18:59,860 la conduce el auditor líder o el auditor jefe y está siempre compuesta por el equipo auditor 167 00:18:59,860 --> 00:19:05,500 que normalmente suelen ser tres personas, entre dos y tres personas. El auditor jefe nunca va 168 00:19:05,500 --> 00:19:12,420 solo. Si es cierto que yo me he encontrado que la reunión de apertura a lo mejor viene el auditor 169 00:19:12,420 --> 00:19:18,460 líder o el auditor jefe por decirlo de alguna forma, pero en otros casos suelen ir los tres 170 00:19:18,460 --> 00:19:24,700 miembros. Pero ya durante todo el desarrollo de la auditoría sí está el equipo completo. El equipo 171 00:19:24,700 --> 00:19:31,180 auditor tenemos también el responsable de la unidad de organización. A veces en la reunión de apertura 172 00:19:31,180 --> 00:19:38,420 suele estar también el director gerente acompañando al director de calidad. Eso ya es un poco a decisión 173 00:19:38,420 --> 00:19:46,300 de la empresa en ese sentido. Y luego representantes de las distintas áreas auditadas. Y en esta reunión 174 00:19:46,300 --> 00:19:54,980 de apertura es donde se van a exponer cuáles son los principales objetivos. Se hace una presentación 175 00:19:54,980 --> 00:20:04,700 formal de los componentes del equipo auditor y auditado. Se van a revisar los objetivos y el 176 00:20:04,700 --> 00:20:11,780 alcance de la auditoría que previamente ya se han establecido en la planificación inicial de la 177 00:20:11,780 --> 00:20:17,740 auditoría y se explica al grupo auditado, se explica un poco a los representantes máximos de 178 00:20:17,740 --> 00:20:25,060 la empresa cómo se va a proceder y cómo se va a llevar a cabo la auditoría. En este sentido se hace 179 00:20:25,060 --> 00:20:32,500 una presentación del plan de auditoría y se establece una discusión de ese plan. Se van a describir 180 00:20:32,500 --> 00:20:40,500 cuáles son las principales funciones que tiene el equipo auditor y luego cada persona. Bueno aquí se 181 00:20:40,500 --> 00:20:46,780 pueden programar cafés o comidas porque normalmente las auditorías, aunque se llevan a cabo en varios 182 00:20:46,780 --> 00:20:54,020 días o incluso semanas, pues a veces son mañana y tarde dentro del horario de la empresa. Igualmente 183 00:20:54,020 --> 00:21:01,180 se programa la reunión final o reunión de cierre y se hace hincapié que, aunque parece a lo mejor 184 00:21:01,180 --> 00:21:09,020 un asunto baladí, sí es importante remarcar la colaboración por parte de todos los componentes 185 00:21:09,220 --> 00:21:14,740 de las áreas que se van a auditar, porque a veces una auditoría no deja de ser un examen. 186 00:21:14,740 --> 00:21:20,940 Entonces las distintas personas o componentes de la empresa de aquellas áreas que van a ser 187 00:21:20,940 --> 00:21:27,940 auditadas, pues bueno, pueden sentir un poco de nerviosismo ante el hecho de que se puedan 188 00:21:27,940 --> 00:21:34,460 detectar no conformidades. Es un poco digamos normal en el sentido de sentirse de alguna 189 00:21:34,460 --> 00:21:42,420 manera evaluado en lo que significa la realización de tus funciones. Por eso, pues bueno, un poco 190 00:21:42,420 --> 00:21:48,180 se remarca la necesidad de colaboración, que en este caso se entiende por todos los miembros 191 00:21:48,180 --> 00:21:55,180 y trabajadores de la empresa, porque desde que se adopta un sistema de calidad ya lleva implícito 192 00:21:55,180 --> 00:22:01,820 la asunción de responsabilidades de todos los trabajadores y dentro de esa asunción de 193 00:22:01,820 --> 00:22:11,700 responsabilidad está la colaboración con el equipo auditor. Vimos en la parte de la recopilación y la 194 00:22:11,700 --> 00:22:18,820 verificación de los datos. ¿En qué consiste esto? Pues básicamente en observar in situ el 195 00:22:18,820 --> 00:22:24,620 funcionamiento de la organización empresarial, cuáles son las actividades que se van a llevar a 196 00:22:24,620 --> 00:22:31,340 cabo o que se llevan a cabo, la documentación y luego cómo se han registrado todos los procesos 197 00:22:31,340 --> 00:22:38,980 y todos los procedimientos y se va a verificar que se cumplen de forma satisfactoria pues todo 198 00:22:38,980 --> 00:22:44,900 lo que se ha definido en el sistema de gestión de la calidad y en la normativa que se ha aplicado. 199 00:22:44,900 --> 00:22:53,420 Para realizar esta verificación de datos se tienen que revisar absolutamente todos los documentos del 200 00:22:53,420 --> 00:22:58,140 sistema de gestión de la calidad, que os recuerdo que era, pues bueno, la política de calidad 201 00:22:58,140 --> 00:23:04,380 obviamente, manual de calidad, manual de procedimientos técnicos y luego todos los 202 00:23:04,380 --> 00:23:11,220 procedimientos normalizados de trabajo y registros formularios que se deriven de todos ellos. 203 00:23:11,220 --> 00:23:22,460 En este sentido se deben todas las áreas o unidades de la organización que estén auditadas, como he 204 00:23:22,460 --> 00:23:27,740 comentado antes en la duda que nos ha planteado nuestro compañero, deben de disponer de todos 205 00:23:27,740 --> 00:23:34,620 esos documentos al día, o sea, tienen que estar perfectamente cumplimentados con su fecha y con 206 00:23:34,620 --> 00:23:39,940 todos los datos que se exigen en las distintas hojas de registro que previamente, pues bueno, 207 00:23:39,940 --> 00:23:46,220 se ha debido de hacer una revisión dentro de cada área de que toda esa documentación está 208 00:23:46,220 --> 00:23:52,700 totalmente actualizada y puesta al día para que cuando venga el equipo auditor pues no se pierda 209 00:23:52,700 --> 00:23:58,340 ningún tipo de tiempo ni en buscarla ni nada, o sea, tiene que estar a disposición del equipo 210 00:23:58,340 --> 00:24:05,940 auditor cuando le toque a mi departamento ser auditado. A continuación se solicitan todos los 211 00:24:05,940 --> 00:24:15,860 registros obviamente y se van a supervisar de forma directa todos los procesos para ver que 212 00:24:15,860 --> 00:24:22,620 todo se desarrolla conforme a lo que se ha recogido en la documentación del sistema de 213 00:24:22,620 --> 00:24:29,020 gestión de la calidad. ¿Cuál es el objetivo de esta recopilación de datos? Pues el objetivo es única 214 00:24:29,020 --> 00:24:38,620 y exclusivamente el poder detectar aquellos errores o aquellas desviaciones que hayamos tenido de la 215 00:24:38,620 --> 00:24:43,060 forma real en la que se llevan a cabo nuestros procedimientos o como nosotros hemos dicho en 216 00:24:43,060 --> 00:24:48,620 nuestro manual de calidad que lo vamos a realizar en lo que se llama una no conformidad. Hay que 217 00:24:48,620 --> 00:24:56,020 investigar también qué no conformidades ha habido en auditorías anteriores para ver si esas no 218 00:24:56,020 --> 00:25:03,100 conformidades han sido corregidas o sigue siendo un error que se va repitiendo dentro de la empresa 219 00:25:03,100 --> 00:25:09,420 con el objetivo no de señalar el error sino con el objetivo de detectar cuál es ese origen y 220 00:25:10,220 --> 00:25:18,020 establecer una acción correctora para eliminar ese error y esa no conformidad de nuestro sistema. 221 00:25:19,860 --> 00:25:30,580 Seguimos ya en este caso centrándonos en lo que son las no conformidades. La determinación de las 222 00:25:30,580 --> 00:25:38,940 no conformidades de lo que se trata es precisamente de evaluar que todos los requisitos 223 00:25:38,940 --> 00:25:46,900 que vienen establecidos en la norma aplicable o cualquier otra normativa de referencia se llevan, 224 00:25:46,900 --> 00:25:56,140 o sea, esos requisitos se cumplen, esos requisitos son necesarios a la hora de yo evaluar, a la hora 225 00:25:56,140 --> 00:26:02,340 de evaluar precisamente todos mis procedimientos están hechos en base a esos requisitos. Deben 226 00:26:02,340 --> 00:26:10,300 de existir evidencias objetivas. Cuando yo voy a establecer una no conformidad, una especie de 227 00:26:10,300 --> 00:26:15,700 desviación de esos requisitos teóricos que yo he planteado en mis datos reales, yo tengo que 228 00:26:15,700 --> 00:26:22,460 tener evidencias objetivas. Las no conformidades no pueden estar deducidas y luego, porque luego hay 229 00:26:22,460 --> 00:26:27,500 que ponerlas por escrito, no pueden estar deducidas de un marco subjetivo. Tiene que ser 230 00:26:27,500 --> 00:26:36,420 una cosa plausible y, además, se debe tener en cuenta el efecto que produce una no conformidad 231 00:26:36,420 --> 00:26:43,700 en el sistema de calidad. Ese efecto está relacionado con la acción correctora, porque una 232 00:26:43,700 --> 00:26:50,780 no conformidad lleva consigo una medida correctora. Esa medida correctora puede perfectamente afectar 233 00:26:51,420 --> 00:26:58,620 a un procedimiento normalizado de trabajo que obligue a su revisión y a redactarlo de nuevo, a revisar 234 00:26:58,620 --> 00:27:03,900 los materiales que se utilizan, a revisar, por ejemplo, los instrumentos. Lo mismo tengo que 235 00:27:03,900 --> 00:27:09,660 volver a tener en cuenta la calibración de mis instrumentos. A lo mejor tengo que tener en cuenta 236 00:27:09,660 --> 00:27:17,060 también los distintos pasos que se llevan a cabo a la hora de realizar ese procedimiento. Es decir, 237 00:27:17,060 --> 00:27:24,620 que una no conformidad no es una cosa simple. Puede afectar a mi sistema de calidad, a lo mejor 238 00:27:24,620 --> 00:27:30,020 en un marco pequeño, pero me puede afectar también en un marco grande. ¿Qué es una no conformidad? 239 00:27:30,020 --> 00:27:37,660 Bueno, ya lo he comentado un poco anteriormente. Aquí lo tenéis definido como hallazgos en los que 240 00:27:37,660 --> 00:27:45,380 haya un incumplimiento de los requisitos que se han establecido, aquí lo tenéis arriba, en la 241 00:27:45,380 --> 00:27:54,100 documentación de referencia, pues esos hallazgos de incumplimiento o errores, fallos o desviaciones 242 00:27:54,100 --> 00:28:01,220 de la realidad frente a la teoría que yo he marcado en mi sistema de calidad es lo que se denomina 243 00:28:01,220 --> 00:28:09,500 no conformidad y siempre requiere una medida correctiva. En lo que respecta a las recomendaciones 244 00:28:09,500 --> 00:28:17,500 de cara a las no conformidades, podemos establecer dentro de las no conformidades también lo que se denomina 245 00:28:17,500 --> 00:28:24,780 recomendaciones. Las recomendaciones están muy relacionadas con no conformidades de carácter leve, 246 00:28:24,780 --> 00:28:33,660 porque son incumplimientos de algunos requisitos, pero no afectan, no tienen un grado de afección, 247 00:28:33,820 --> 00:28:41,260 digamos, en magnitud grande o gravoso dentro del sistema de calidad. Hace referencia a hechos que 248 00:28:41,260 --> 00:28:49,260 son puntuales y la adopción de acciones correctivas no es necesaria ni siquiera que estén documentadas, 249 00:28:49,260 --> 00:28:53,780 entonces, en ese caso, la no conformidad se transforma en una recomendación. 250 00:28:55,660 --> 00:29:02,900 Ahora voy a detenerme aquí un momentito hablando de no conformidades para que tengáis una idea de 251 00:29:02,900 --> 00:29:07,300 lo que son las no conformidades, porque si es verdad… Bueno, no sé si alguno de vosotros ha tenido 252 00:29:07,300 --> 00:29:14,980 oportunidad de ver alguna. Resulta un poco abstracto si no habéis tenido acceso a ninguna redacción 253 00:29:14,980 --> 00:29:24,900 de una no conformidad. Aquí os he subido en el aula virtual, tenéis un ejemplo aquí de no conformidades, 254 00:29:24,900 --> 00:29:32,020 las más comunes dentro de lo que es un sistema de gestión de la calidad. Me ha parecido este PDF 255 00:29:32,020 --> 00:29:42,020 muy interesante. Bueno, perdonad que me lo voy a abrir en una ventana aparte, creo que es mejor. 256 00:29:46,900 --> 00:29:54,260 Mirad, este es un PDF de las no conformidades frecuentes que se suelen detectar en auditorías 257 00:29:54,260 --> 00:30:00,820 conforme a la norma ISO 9000 y está realizado por la empresa Heredaconsultores. 258 00:30:01,620 --> 00:30:08,060 Entonces, aquí tenéis una introducción de lo que ya os he hablado en esta videoconferencia y las anteriores 259 00:30:08,060 --> 00:30:16,700 y nos vamos a ir… Como veis, las no conformidades las tiene tipificadas dentro de lo que son los requisitos 260 00:30:16,700 --> 00:30:21,780 de lo que es un sistema de gestión de la calidad, responsabilidad de la dirección, 261 00:30:22,380 --> 00:30:30,340 gestión de los recursos, realización del producto y aquí veis distintos tipos de no conformidades. 262 00:30:30,340 --> 00:30:35,460 Vamos a ver algunos para que veáis de una forma real que es una no conformidad. 263 00:30:35,460 --> 00:30:42,180 Por ejemplo, vamos a irnos a los procesos relacionados con el cliente. 264 00:30:42,700 --> 00:30:52,580 Dentro de este apartado nos podemos encontrar no conformidades relacionadas con el producto. 265 00:30:52,580 --> 00:30:59,580 En este caso, ¿qué no conformidades son las más frecuentes? Por ejemplo, redacción de ofertas y 266 00:30:59,580 --> 00:31:06,580 contratos que no contemplan los requisitos definidos por el cliente. ¿Qué requisito me puede definir un 267 00:31:06,620 --> 00:31:12,820 cliente en una oferta, en un contrato? Por ejemplo, un plazo de entrega, características propias del 268 00:31:12,820 --> 00:31:19,100 producto o servicio que presta mi empresa, por ejemplo, distribución de determinadas marcas, 269 00:31:19,100 --> 00:31:25,180 procedencia de materiales de fabricación, el producto no cumple con algún requisito legal, 270 00:31:25,180 --> 00:31:34,180 el famoso marcado de conformidad CE, ausencia de evidencias de ofertas, contrato o pedido de los 271 00:31:34,180 --> 00:31:40,740 clientes. Imaginaos que el equipo auditor no tiene evidencia material, no ve esas ofertas, no los ve. 272 00:31:40,740 --> 00:31:50,700 Eso genera una no conformidad. También estas ofertas, estos presupuestos o estos contratos 273 00:31:50,700 --> 00:31:57,620 que no estén correctamente identificados o codificados en el sistema de almacenamiento 274 00:31:57,620 --> 00:32:05,940 de la documentación, también es una no conformidad. No conformidades, por ejemplo, en la comunicación con el 275 00:32:05,940 --> 00:32:14,460 cliente, ausencia de evidencias o pruebas a la hora de aprobación de las ofertas, es decir, 276 00:32:14,460 --> 00:32:22,460 imaginaos que yo le pase una oferta a un cliente para realizarle algún análisis de algún tipo de muestras, 277 00:32:22,460 --> 00:32:30,300 o si me ocurre así un poco ahora mismo, realizarle un informe de aguas o un informe de si yo soy un 278 00:32:30,300 --> 00:32:37,060 laboratorio de análisis, cualquier tipo de informe, y luego el cliente me da una aprobación de la oferta 279 00:32:37,060 --> 00:32:43,620 que yo le he enviado, pero yo esa aprobación no la registro. A lo mejor el cliente me manda un mail 280 00:32:43,620 --> 00:32:50,340 o en una conversación telefónica me da el ok a la oferta que yo le he pasado y yo ese ok no lo tengo 281 00:32:50,340 --> 00:32:59,980 registrado en un modelo de un procedimiento normalizado de registro de ofertas. Eso me genera, de cara a mi auditoría, 282 00:32:59,980 --> 00:33:08,300 me genera una no conformidad y me obliga a elaborar un procedimiento normalizado de trabajo en lo referente, 283 00:33:08,300 --> 00:33:14,340 en este caso, a cómo voy a gestionar la comunicación con el cliente, por ejemplo. 284 00:33:14,340 --> 00:33:23,460 Entonces, pues bueno, aquí tenéis distintos casos reales de las no conformidades que se suelen detectar 285 00:33:23,460 --> 00:33:32,300 en los sistemas de gestión de la calidad conforme a la norma ISO 9000. Por ejemplo, aquí veis, 286 00:33:32,300 --> 00:33:38,820 para que os hagáis una idea de lo que implica el alcance de las no conformidades, el control de los cambios en el diseño 287 00:33:38,820 --> 00:33:48,340 y en el desarrollo. Si la planificación del diseño, por ejemplo, no está actualizada, si no existe una metodología 288 00:33:48,340 --> 00:33:56,900 para identificar el estado del proyecto, en qué fase del diseño se encuentra, si estamos en una fase inicial, 289 00:33:56,900 --> 00:34:05,340 si estamos en una fase de desarrollo, si esa fase en la que se encuentra el proyecto cumple, por ejemplo, 290 00:34:05,340 --> 00:34:11,820 todas las distintas etapas que se han desarrollado, que se han definido en el departamento de diseño, 291 00:34:11,820 --> 00:34:21,180 en el departamento de investigación y desarrollo, si los cambios en el diseño ya existentes han sido planificados o no, 292 00:34:21,180 --> 00:34:27,500 si se realizan verificaciones, entonces podéis haceros una idea de que cuanto mayor sea la empresa 293 00:34:27,500 --> 00:34:36,780 y más compleja sea en su organización, en su estructura, en sus procesos, pues cualquier tipo de no conformidad 294 00:34:36,780 --> 00:34:43,300 puede llevar a cabo una alteración dentro del sistema de calidad de una magnitud que suele ser importante. 295 00:34:43,300 --> 00:34:53,060 Entonces, aquí podéis echar un vistazo a todas las no conformidades dentro de las partes que os he puesto al principio, 296 00:34:53,060 --> 00:35:02,620 medición, análisis y mejora, para que os hagáis una idea, tengáis un poco más contextualizado lo que es una no conformidad. 297 00:35:02,620 --> 00:35:17,020 Seguimos con nuestra parte de la auditoría y pasamos a una vez que ya hemos determinado cuáles son nuestras no conformidades 298 00:35:17,020 --> 00:35:25,340 y esas desviaciones establecemos su nivel de gravedad y sus acciones correctivas o correctoras, 299 00:35:25,340 --> 00:35:30,700 nos vamos a lo que se denomina la preparación de las conclusiones. 300 00:35:30,700 --> 00:35:38,580 En este caso, el equipo auditor ya con toda la información que ha recabado se reúne y lo que hace es, en primer lugar, 301 00:35:38,580 --> 00:35:49,020 revisa todas las evidencias que ha obtenido en la auditoría y lo que hace es clasificar lo que son no conformidades con acciones correctoras 302 00:35:49,020 --> 00:35:59,860 y lo que son recomendaciones y las clasifica en función de cómo tiene estructurado la empresa, su sistema de gestión de la calidad 303 00:35:59,860 --> 00:36:07,260 o bien de acuerdo a los puntos que establece la normativa de referencia, por ejemplo, la 9001. 304 00:36:07,340 --> 00:36:17,580 Elabora un listado ordenado de las no conformidades una vez que ya han sido clasificadas y las de las recomendaciones que ha obtenido 305 00:36:17,580 --> 00:36:25,940 y una vez que ya lo tiene todo clasificado y ordenado es cuando hay que empezar a elaborar cuáles son las conclusiones. 306 00:36:26,940 --> 00:36:42,740 A continuación, nos vamos a la reunión de cierre. Aquí, reunión de cierre o reunión final es donde participa el equipo auditor completo 307 00:36:42,740 --> 00:36:51,140 porque, como os dije al principio, en la presentación del equipo auditor son normalmente tres personas 308 00:36:51,140 --> 00:37:00,540 y el equipo auditor a veces suelen estar las tres personas auditando los mismos departamentos o se reparten las distintas áreas que van a auditar. 309 00:37:00,540 --> 00:37:13,540 Por eso, en la reunión de cierre debe estar el equipo auditor completo, el responsable del departamento de calidad y los responsables de todos los departamentos que han sido auditados. 310 00:37:13,740 --> 00:37:21,500 ¿Qué es lo que se pretende en esta reunión de cierre? Como veis, en la reunión de cierre no se da un informe definitivo. 311 00:37:21,500 --> 00:37:33,900 En la reunión de cierre lo que se presenta es un borrador del informe final para tratar de explicarle a la empresa qué es lo que se ha detectado, 312 00:37:33,900 --> 00:37:50,100 cuáles han sido las no conformidades, cuáles han sido las recomendaciones, porque es necesario que se comprenda precisamente el alcance y el contenido de esos hallazgos que se han obtenido de la no conformidad. 313 00:37:50,100 --> 00:37:58,700 La dirección de la reunión final, quien lleva un poco la batuta, por decirlo de alguna forma, es el auditor líder 314 00:37:58,700 --> 00:38:06,700 y los distintos miembros del equipo auditor van presentando esas evidencias que han ido obteniendo en la auditoría. 315 00:38:06,700 --> 00:38:23,700 Se abre un turno de preguntas donde se formulan comentarios que se juzgan necesarios y se adoptan las conclusiones de la auditoría que correspondan dentro de lo que es la reunión de cierre. 316 00:38:23,700 --> 00:38:50,700 Entonces, aquí veis un poco, en esa reunión veis que lleva también una codificación, siempre con su fecha y con un código que marca el equipo auditor y que debe de incluir el informe, perdonad, es el informe de auditoría, no interna. 317 00:38:50,700 --> 00:38:57,700 Esto ha sido un error de mi parte, disculpadme. En la reunión de cierre, el informe de auditoría, ¿qué debe de incluir? 318 00:38:57,700 --> 00:39:06,700 Debe de incluir, es un informe formal, o sea, tiene que tener una estructura formal, como os he ido comentando a lo largo de esta videoconferencia. 319 00:39:06,700 --> 00:39:22,700 Toda esta documentación, al estar contextualizada en un marco normativo, pues tiene una estructura que siempre comienza con un objetivo y un alcance, en este caso de la auditoría, la fecha en la que se ha iniciado y se ha realizado, 320 00:39:22,700 --> 00:39:45,700 cuáles son los miembros del equipo auditor, todos los que han participado como auditores dentro de la realización de la auditoría, las personas que han sido los interlocutores en la auditoría, documentación aplicable, desarrollo de la auditoría, evidencias que se han obtenido o hallazgos, 321 00:39:46,700 --> 00:39:57,700 conclusiones y, por último, todos los anexos que sean necesarios o que se deriven del informe de auditoría se incluyen siempre en un apartado final. 322 00:39:58,700 --> 00:40:13,700 Es muy importante, en este informe de auditoría, la forma en la que se redacta el informe. Igualmente, insisto, cuando hablamos de los procedimientos normalizados de trabajo, 323 00:40:13,700 --> 00:40:30,700 cómo tenía que ser el lenguaje, se debían evitar acrónimo o abreviatura, porque todo debe de ser comprensible, debe de ser conciso, no debe dar lugar a ningún tipo de error o de malas interpretaciones. 324 00:40:31,700 --> 00:40:44,700 Se tienen que emplear frases que vienen incluidas dentro de lo que son las definiciones y el vocabulario de la norma para redactar las no conformidades. 325 00:40:45,700 --> 00:40:56,700 No se deben de utilizar palabras como defectos o deficiencias, todo se enmarca dentro de lo que es la palabra de no conformidad. 326 00:40:57,700 --> 00:41:09,700 No se deben de proponer soluciones, el equipo auditor no propone soluciones. El equipo auditor lo único que deja constancia es de unas evidencias, 327 00:41:09,700 --> 00:41:23,700 unas evidencias que se alejan o difieren de los requisitos que la empresa ha marcado dentro de lo que es su sistema de gestión de la calidad. 328 00:41:23,700 --> 00:41:36,700 Cuando esos requisitos se ha evaluado, se ha comprobado real y en la práctica cómo se llevan a cabo, a la hora de comprobarlos con la documentación que yo he plasmado, 329 00:41:36,700 --> 00:41:47,700 se ven que existen desviaciones. Entonces, eso es lo que se denomina no conformidades. El equipo auditor plasma esas desviaciones, no propone soluciones. 330 00:41:47,700 --> 00:42:01,700 La empresa es la que tiene que comprometerse con las medidas correctoras, eso lo marca la empresa, el equipo auditor no sugiere nada, solamente muestra evidencias 331 00:42:01,700 --> 00:42:09,700 y siempre en un marco objetivo y plausible. Por tanto, como nos movemos siempre dentro de lo que es la objetividad, 332 00:42:09,700 --> 00:42:28,700 lógicamente quedan fuera de contexto frases como en mi opinión, me parece que, sería conveniente, todo lo que exprese una subjetividad queda totalmente fuera de lo que es una no conformidad a la hora de ser redactada. 333 00:42:28,700 --> 00:42:42,700 Y luego, también como refuerzo positivo que forma parte dentro de una evaluación, porque una evaluación no solamente tiene que estar orientada a buscar no conformidades, defectos o puntos débiles en una evaluación, 334 00:42:42,700 --> 00:42:56,700 también es importante remarcar cuáles son las áreas fuertes o todos los beneficios o ventajas que se han encontrado en las distintas secciones auditadas. Eso también forma parte de una auditoría. 335 00:42:57,700 --> 00:43:11,700 Luego, por tanto, como es un documento oficial, aparte de tener una norma de estilo que os acabo de comentar para redactarlo, tiene que estar también convenientemente firmado. 336 00:43:11,700 --> 00:43:19,700 Debe de estar firmado por el auditor jefe y también por el responsable de la unidad organizativa que ha sido auditada. 337 00:43:19,700 --> 00:43:30,700 Al igual que vimos en el manual de procedimientos y en el manual de calidad y en los procedimientos normalizados de trabajo, también llevaban las firmas correspondientes de todos los responsables, 338 00:43:30,700 --> 00:43:40,700 las revisiones, quién la ha revisado y las versiones actualizadas dentro de lo que es el sistema de calidad. 339 00:43:40,700 --> 00:43:56,700 Todo, como veis, todo en su conjunto, desde el primer documento hasta el último, con el ok del equipo auditor, tiene que estar todo en lo que respecta a su estructura, redacción y firmas totalmente normalizado. 340 00:43:59,700 --> 00:44:04,700 Seguimos en la redacción de no conformidades. 341 00:44:05,700 --> 00:44:28,700 Se debe de expresar claramente la no conformidad que se ha detectado. ¿Qué punto de la norma o de la documentación, ya sea manual de calidad, manual de procedimientos, procedimientos normalizados de trabajo, qué punto es el que incumple? 342 00:44:29,700 --> 00:44:46,700 Se puede, en este caso, mencionar textualmente lo que menciona o, válgase la redundancia, lo que dice el texto de la norma, lo podemos citar textualmente y así evitamos, por ejemplo, el caer en malas interpretaciones. 343 00:44:46,700 --> 00:44:57,700 Se puede hacer una citación textual de la norma o una citación textual del punto de la documentación del sistema de calidad en el que se ha encontrado esa desviación. 344 00:44:58,700 --> 00:45:21,700 Se debe de indicar esa evidencia objetiva que la sustenta. Se debe poner como ejemplo en qué punto, a lo largo de la auditoría, he encontrado yo una evidencia objetiva que me da a mí una prueba de que se incumple un punto de la norma o un punto de mi documentación. 345 00:45:22,700 --> 00:45:34,700 ¿Y con qué frecuencia se produce esa evidencia? En la mayoría de los casos, por ejemplo, de tres a cinco veces, etc., en función de cómo haya sido el resultado de mi auditoría. 346 00:45:34,700 --> 00:46:03,700 No sé si me vais siguiendo. Son muchas cosas, pero la verdad es que, al ser un acto formal, requiere observar escrupulosamente todos estos puntos para evitar malas interpretaciones y evitar que la empresa tenga muy claro lo que son las no conformidades para que pueda redactar las acciones correctoras y cuando el equipo auditor vuelva a chequear que las acciones correctoras se han llevado a cabo para suprimir esas no conformidades, 347 00:46:04,700 --> 00:46:22,700 pueda la empresa obtener el OKI a su auditoría y, si es una auditoría de un sistema de gestión, puede renovar por la validez que le otorgue el sello de calidad. Por ejemplo, si es un año más o cinco años más, puede renovar el sello de calidad. 348 00:46:22,700 --> 00:46:47,700 Las no conformidades deben ser concretas, claras y deben estar sustentadas en ejemplos o evidencias objetivas. Se debe de indicar el problema que se ha encontrado de forma clara y se debe de agrupar para evitar confusiones en bloques que sean homogéneos. 349 00:46:48,700 --> 00:47:09,700 Esto está muy relacionado con el alcance de la auditoría, con qué partes se han auditado, si estamos dentro de lo que es un proceso productivo, si son no conformidades que se encuentran en el sistema documental, no conformidades relacionadas, por ejemplo, con la recepción de materias primas. 350 00:47:09,700 --> 00:47:26,700 A eso es a lo que se refiere con bloques que sean homogéneos y que estén totalmente las no conformidades bien encuadradas en ellos. ¿Qué es lo que no debemos hacer? En una no conformidad nunca se debe de personalizar, siempre se debe de redactar en un estilo formal y en un estilo impersonal. 351 00:47:26,700 --> 00:47:44,700 No se debe de indicar lo que se debe de hacer. Nosotros no damos sugerencias, no podemos igualmente personalizar, tampoco podemos dar sugerencias ni recomendaciones, ni mucho menos decir lo que se tiene que hacer. 352 00:47:44,700 --> 00:47:57,700 No puede ser nada generalista ni nada difuso y tampoco, obviamente, el equipo auditor puede dar opiniones que estén enmarcadas en el ámbito totalmente subjetivo y personal. 353 00:47:58,700 --> 00:48:20,700 Aquí, al igual que os he mostrado antes, en el documento del aula virtual que os he subido, ese documento es muy genérico porque tenéis no conformidades de todos los distintos bloques homogéneos o distintas áreas o departamentos de la empresa. 354 00:48:20,700 --> 00:48:39,700 Aquí os he recogido algunas que a mí me resultan un poco interesantes, más contextualizadas en el ámbito nuestro, haciendo referencia, por ejemplo, a normativa o indicando articulados o puntos de la norma en los que se encuentran esas no conformidades. 355 00:48:39,700 --> 00:48:59,700 Por ejemplo, veis en la primera que hace referencia a un procedimiento de trabajo, que en este caso se refiere al procedimiento del CIEMAT número 9, no hay evidencia del envío de un informe anual de no conformidad referente a este año a la unidad general del CIEMAT. 356 00:49:00,700 --> 00:49:12,700 Por ejemplo, entonces veis cómo está citando el procedimiento en el que se ha encontrado la evidencia, el procedimiento número 9, y qué es lo que no se ha encontrado. 357 00:49:12,700 --> 00:49:34,700 Si no se ha encontrado una prueba de envío, puede ser, por ejemplo, una recepción de una respuesta de haber recibido un mail o, como diría yo, en este caso, o si es un envío por carta certificada de alguna no conformidad. 358 00:49:34,700 --> 00:49:38,700 Esto ya depende un poco de cómo lo tenga contextualizado la empresa. 359 00:49:38,700 --> 00:50:05,700 Aquí tenéis, en el siguiente ejemplo, veis que tampoco se han encontrado evidencias de la realización de la revisión por parte de la dirección en el año 2016 como exige el punto 9.3 de la norma UNE en ISO 9001. 360 00:50:05,700 --> 00:50:18,700 Entonces veis que en este punto la no conformidad cita textualmente el articulado de la norma ISO 9001 que se incumple. También otra forma de redactarlo. 361 00:50:19,700 --> 00:50:47,700 Continuamos con el último ejemplo, en el que se han detectado cinco de siete informes de resultados firmados por personal no cualificado –esto es importante fijar cómo lo remarca– contra lo establecido en el punto 5.2.5 de la norma UNE en ISO 17.025. 362 00:50:47,700 --> 00:50:55,700 Entonces, veis, quizá a mí este es uno de los que creo que es más representativo de cómo se debe de redactar una no conformidad. 363 00:50:55,700 --> 00:51:01,700 Se muestra claramente a qué se refiere. Se refiere a los informes de resultados. 364 00:51:02,700 --> 00:51:11,700 Y encima, como veis, para más INRI, entre comillas, nos dice que de siete informes de resultados solo se han detectado cinco. 365 00:51:11,700 --> 00:51:32,700 Encima, está firmado por personal no cualificado. Por tanto, contraviene todo lo que la normativa para realizar los sistemas de gestión de calidad acordados en los laboratorios de calibración y ensayo establece en el punto 5.2.5. 366 00:51:32,700 --> 00:51:55,700 Entonces, en este sentido, se indica que la dirección tiene que autorizar a los miembros específicos del personal, aquellos miembros cualificados que tengan el nivel de cualificación exigido en la norma, para que emitan o firmen los informes de ensayo o certificados de calibración. 367 00:51:55,700 --> 00:52:14,700 Veis un poco la forma de redactar esas no conformidades. Entonces, con estas no conformidades, cuando se le presentan a la empresa, se informa a la empresa de esas no conformidades y se asegura de que han sido perfectamente comprendidas, 368 00:52:15,700 --> 00:52:37,700 lo que establece son, bueno, se queda con ellas, las estudia, establece unas acciones correctoras, porque ya habréis tenido, bueno, tendréis un poco en la cabeza cuál es, cuando yo tengo una no conformidad, la empresa no puede responder al equipo auditor in situ cuál es la medida correctora. 369 00:52:37,700 --> 00:52:49,700 Tiene que tener un tiempo para estudiar la medida correctora y ver qué departamentos y qué documentos y qué personal dentro de su empresa se van a ver afectados por la medida correctora. 370 00:52:49,700 --> 00:53:18,700 Tiene que informar de ella a los distintos departamentos y personal afectado y la tiene que poner en marcha para ver que realmente esa no conformidad se ha eliminado. Y una vez que esto se ha puesto en marcha, vuelve a llamar al equipo auditor y en esta segunda visita del equipo auditor se centra únicamente en chequear que las acciones correctoras que la empresa se ha comprometido a llevar a cabo, 371 00:53:19,700 --> 00:53:32,700 efectivamente la ha llevado a cabo, están perfectamente recogidas, están perfectamente corregidas, toda la documentación está actualizada y se han eliminado las no conformidades detectadas. 372 00:53:32,700 --> 00:53:58,700 Si esto al final ha sido así, el equipo auditor vuelve a reunirse y ya emite el informe final positivo de la auditoría que normalmente la inmensa mayoría de ellas lo que hacen un poco es revisar el sistema de gestión de calidad completo con el objetivo de renovar la certificación de calidad, 373 00:53:58,700 --> 00:54:13,700 obtener el sello de calidad correspondiente que le otorga una validez de entre 1 y 5 años, creo recordar, con la última norma y ya a partir de ahí continúa con su actividad normal. 374 00:54:13,700 --> 00:54:38,700 Entonces esto es lo que hace referencia a lo que es un procedimiento de auditoría en sí. Como veis es un procedimiento bastante complejo y podéis haceros una idea que dentro de tu propia empresa ya seas responsable del departamento de calidad, responsable de un departamento, incluso trabajador, en cierto modo te va a afectar en mayor o menor medida. 375 00:54:38,700 --> 00:55:01,700 Aquí tenéis la bibliografía en la que me he basado para realizar esta pequeña presentación para que tengáis una idea de lo que es una auditoría y con esto se acabaría la parte referente a lo que son las auditorías. 376 00:55:01,700 --> 00:55:20,700 Ya lo que nos quedaría para la semana que viene, que es nuestra última videoconferencia antes de las vacaciones de Navidad y ya vamos a terminar con ella, la unidad de trabajo número 2, donde ya os abriré el cuestionario y os presentaré las tareas que tenéis que presentar, 377 00:55:20,700 --> 00:55:41,700 es ya la parte de cómo está un poco contextualizada la parte 2 de la presentación de cómo está contextualizada la normativa ISO 9000-2015 para que tengáis una idea de cómo es esa norma. No sé si habéis tenido oportunidad de haberla visto o haberla leído lo que es la norma en sí, la norma UNE en ISO 9000. 378 00:55:41,700 --> 00:55:48,700 Esa ya sería la última parte y ya la semana que viene finalizaríamos nuestra unidad de trabajo número 2. 379 00:55:48,700 --> 00:55:56,700 Voy a detener la grabación y ya abro el turno de preguntas o dudas.