0 00:00:00,000 --> 00:00:07,000 Hola, ¿qué tal? Muy buenas. En este pequeñito tutorial vamos a aprender a hacer lo que se 1 00:00:07,000 --> 00:00:11,000 denomina un diagrama de Gantt. Para hacer diagramas de Gantt hay muchas aplicaciones 2 00:00:11,000 --> 00:00:15,000 pero nosotros lo vamos a hacer con las hojas de cálculo de Google Drive. Bien, un diagrama 3 00:00:15,000 --> 00:00:21,000 de Gantt sirve para organizar el reparto de tareas en una actividad, en un proyecto, en 4 00:00:21,000 --> 00:00:25,000 la construcción de algo. Vamos a usar como ejemplo la construcción de una caseta de 5 00:00:25,000 --> 00:00:30,000 perro para un jardín que lo van a hacer entre cuatro personas. Bien, este sería el 6 00:00:30,000 --> 00:00:34,000 resultado de lo que vamos a construir, de lo que vamos a elaborar y os lo voy a explicar 7 00:00:34,000 --> 00:00:39,000 así un poquito para que lo entendáis y después vamos viendo, vamos partiendo de cero, viendo 8 00:00:39,000 --> 00:00:42,000 por los pasos que habría que dar para construirlo. Vais a ver que es muy sencillo. Bueno, pues 9 00:00:42,000 --> 00:00:48,000 en esta primera columna, la que marco aquí, lo que tenemos son las tareas. Pues esta actividad 10 00:00:48,000 --> 00:00:52,000 que es construir una caseta de perro se ha dividido en todas estas tareas que luego iremos 11 00:00:52,000 --> 00:00:56,000 construyendo una a una. En esta segunda columna lo que añadimos, lo que escribimos son los 12 00:00:56,000 --> 00:01:01,000 responsables, es decir, qué personas se van a encargar de realizar cada una de estas tareas. 13 00:01:01,000 --> 00:01:06,000 Y en esta última parte, que es lo más importante de este diagrama, lo que tenemos es los días 14 00:01:06,000 --> 00:01:13,000 totales en los que se considera que la tarea tiene que estar terminada, en este caso son 15 00:01:13,000 --> 00:01:18,000 diez días, y cuánto va a durar cada una de las tareas de estas subtareas o tareas más pequeñas 16 00:01:18,000 --> 00:01:25,000 en las que se ha dividido el trabajo final, el gran producto final, que es construir esta caseta de perro. 17 00:01:25,000 --> 00:01:29,000 Bueno, pues vemos por aquí que para diseñar los planos se van a encargar Andrea y Jesús. 18 00:01:29,000 --> 00:01:35,000 Estas barritas lo que simulan es el día que empieza la tarea y el día que se prevé que tiene que terminar. 19 00:01:35,000 --> 00:01:40,000 En este caso el diseño de los planos se va a hacer en tres días, es una de las primeras actividades 20 00:01:40,000 --> 00:01:45,000 que se va a realizar, obviamente, porque antes de construir algo hay que diseñarlo, empieza el día uno 21 00:01:45,000 --> 00:01:48,000 y para el día tres esa tarea ya tiene que estar terminada, ¿bien? 22 00:01:48,000 --> 00:01:53,000 Bueno, pues con el resto de tareas sería lo mismo, por ejemplo, cortar las piezas de madera, 23 00:01:53,000 --> 00:01:58,000 pues se estima que se va a empezar el día cinco y tienen que estar terminadas de cortar el día ocho. 24 00:01:58,000 --> 00:02:02,000 Bueno, pues hacemos una barrita de color que empiece el día cinco y acabe el día ocho. 25 00:02:02,000 --> 00:02:04,000 ¿Para qué sirven estos diagramas? 26 00:02:04,000 --> 00:02:11,000 Pues estos diagramas sirven para saber que el día uno, si marco este día uno aquí, que sería esta columna, 27 00:02:11,000 --> 00:02:16,000 pues el día uno solamente hay que dedicarlo a diseñar los planos y conseguir todas las herramientas. 28 00:02:16,000 --> 00:02:19,000 ¿Quién va a trabajar el día uno? Pues Andrea, Jesús y Antonio. 29 00:02:19,000 --> 00:02:24,000 El resto de la gente puede estar descansando o puede estar dedicándose a organizar otras cosas. 30 00:02:24,000 --> 00:02:30,000 Bien, otro asunto importante de los diagramas de Gantt es detectar qué días hay una carga de trabajo excesiva. 31 00:02:30,000 --> 00:02:35,000 Por ejemplo, aquí vemos que el día cinco y el día seis hay cuatro tareas que se están desarrollando a la vez 32 00:02:35,000 --> 00:02:42,000 y tenemos a personas, por ejemplo Victoria, que tendría que estar en dos tareas al mismo tiempo. 33 00:02:42,000 --> 00:02:48,000 Con eso hay que tener cuidado porque eso es lo que nos puede hacer que al final se nos acumule mucho trabajo 34 00:02:48,000 --> 00:02:54,000 y en lugar de diez días haya que dedicarle al proyecto doce, trece, catorce días. 35 00:02:54,000 --> 00:03:02,000 Eso siempre es un handicap y es algo que hay que intentar evitar porque la planificación no se nos puede ir mucho más lejos 36 00:03:02,000 --> 00:03:06,000 del último día que teníamos fijado para terminar el trabajo. 37 00:03:06,000 --> 00:03:14,000 ¿Cómo hacemos esto? En primer lugar, lo que tenemos que hacer es partir de una definición de qué tareas o qué subtareas se necesitan 38 00:03:14,000 --> 00:03:19,000 para, en este caso, construir una caseta de perro y cuántos días tenemos disponibles para construirla. 39 00:03:19,000 --> 00:03:24,000 En este caso, el tiempo para el diseño y construcción de la caseta son diez días. 40 00:03:24,000 --> 00:03:28,000 ¿Cuántas personas van a trabajar en este equipo? Andrea, Jesús y Antonio y Victoria. 41 00:03:28,000 --> 00:03:33,000 ¿Y en qué subtareas se divide la construcción de esta caseta y quién se va a encargar de cada una de ellas? 42 00:03:33,000 --> 00:03:39,000 A los que mejor se les dé o los que tengan más tiempo para hacerlo o directamente los que sepan hacer esa tarea 43 00:03:39,000 --> 00:03:45,000 porque igual hay otras personas del equipo que no saben hacerla o que no se les da, como decíamos, también como otros compañeros. 44 00:03:45,000 --> 00:03:50,000 Para construir una caseta de perro hay que diseñar los planos, hay que conseguir todas las herramientas, 45 00:03:50,000 --> 00:03:55,000 hay que comprar la madera, comprar el material adicional, es decir, clavos, pegamento, pintura. 46 00:03:55,000 --> 00:03:58,000 Hay que marcar sobre la madera las dimensiones de cada pieza. ¿Para qué? 47 00:03:58,000 --> 00:04:05,000 Para que luego quienes las recorten lo hagan de la manera más precisa posible y eso tiene que ver con el diseño de los planos. 48 00:04:05,000 --> 00:04:10,000 Lo cual nos da a entender que no se pueden marcar las piezas de madera hasta que los planos no estén diseñados 49 00:04:10,000 --> 00:04:13,000 y eso es algo que tenemos que tener en cuenta en el diagrama. 50 00:04:13,000 --> 00:04:18,000 Luego esas piezas hay que cortarlas, hay que pintar las tablas, hay que clavarlas, etc. 51 00:04:18,000 --> 00:04:28,000 Cuando tenemos esto claro y sí que es muy recomendable escribirlo en una hoja, en un documento de texto para después poderlo trasladar a la tabla, 52 00:04:28,000 --> 00:04:35,000 lo que hacemos es que nos vamos a Excel o a las hojas de cálculo de Google Drive y abrimos un nuevo documento. 53 00:04:35,000 --> 00:04:44,000 Pulsando en nuevo le decimos que nos abra una hoja de cálculo de Google y lo que nos abre es, igual que cuando hicisteis el presupuesto, una hoja de cálculo en blanco. 54 00:04:44,000 --> 00:04:46,000 ¿Cuántas filas y columnas necesitamos? 55 00:04:46,000 --> 00:04:55,000 Vamos a necesitar tantas filas como tareas tengamos, en este caso son 3, 6 y 2, 8, más una fila superior. 56 00:04:55,000 --> 00:05:03,000 Hemos visto por aquí que hay una fila superior, esta de aquí, que es donde vamos a poner la descripción de cada cosa que va a ir incluida aquí en estas celdas. 57 00:05:03,000 --> 00:05:06,000 En este caso serían 9. 58 00:05:06,000 --> 00:05:14,000 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y ¿cuántas columnas? 59 00:05:14,000 --> 00:05:25,000 Pues las columnas necesarias serían una para las tareas, otra para los responsables y una para cada día de que consta o en que está estructurado o dividido el trabajo total. 60 00:05:25,000 --> 00:05:26,000 En este caso serían 12. 61 00:05:26,000 --> 00:05:43,000 Bueno, pues marcamos 12, serían estas dos, más 10, un poco más para acá, aquí yo 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, perdón, 11 y 12. 62 00:05:43,000 --> 00:05:50,000 Creo que tengo marcadas por aquí, si no luego lo corrijo, 1, 2, 3, bueno, voy a marcar estas y luego si hace falta pues lo corrijo después. 63 00:05:50,000 --> 00:06:12,000 Bueno, pues sería desde la D hasta la P, entonces marco hasta la P y hasta la D, bajo 9 filas hacia abajo, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 64 00:06:12,000 --> 00:06:17,000 y en la ventanita de bordes le digo que me marque todos los bordes. 65 00:06:17,000 --> 00:06:25,000 Bien, si os habéis fijado, en esta tabla estas celdas son más chiquititas para que no se nos haga la tabla muy ancha, que se nos escape de la pantalla. 66 00:06:25,000 --> 00:06:26,000 Bueno, ¿cómo se hacen más pequeñas? 67 00:06:26,000 --> 00:06:36,000 Pues selecciono solamente las columnas en las que voy a marcar los días que dura la tarea, le doy al botón derecho del ratón y le digo cambiar el tamaño de las columnas. 68 00:06:36,000 --> 00:06:45,000 Como el tamaño es 100, pues le pongo por ejemplo 50, que me lo haga la mitad y veis que estas filas de los días pues ya me quedan más chiquititas y ya puedo empezar a dotar de contenido a la tabla. 69 00:06:45,000 --> 00:06:58,000 Voy a hacer esta columna aquí un poquito más ancha, esta de aquí también y aquí lo que voy a poner es pues tarea, aquí voy a poner responsables y aquí pues los días. 70 00:06:58,000 --> 00:07:17,000 Día 1, día 2, día 3, día 4, día 5, 6, 7, 8, 9 y 10. 71 00:07:17,000 --> 00:07:20,000 Bueno, nos ha sobrado una, pues ¿cómo la borramos? 72 00:07:20,000 --> 00:07:27,000 Selecciono la columna entera, botón derecho, eliminar columna y ya nos quedamos solamente con las 10 que necesitamos. 73 00:07:27,000 --> 00:07:34,000 Bueno, pues empiezo por lo más fácil, como ya tengo escrita en una hoja las tareas y los responsables, pues lo voy a rellenar por aquí. 74 00:07:34,000 --> 00:07:38,000 Entonces, ¿qué tareas tengo? Pues el diseño de los planos, pues lo escribo por aquí. 75 00:07:38,000 --> 00:07:42,000 Diseño de los planos. 76 00:07:42,000 --> 00:07:46,000 Siguiente tarea, conseguir herramientas. 77 00:07:46,000 --> 00:07:53,000 Conseguir, pues puede ser comprarlas, puede ser buscarlas en casa, pedírselas a algún conocido, algún amigo, algún familiar. 78 00:07:53,000 --> 00:07:58,000 Comprar la madera sería la siguiente tarea. 79 00:07:58,000 --> 00:08:07,000 Comprar material adicional, pues todo el material que hace falta para pintar, para unir las tablas, etcétera. 80 00:08:07,000 --> 00:08:15,000 Marcar sobre la madera las dimensiones, marcar sobre madera las dimensiones de cada una de las piezas. 81 00:08:15,000 --> 00:08:22,000 Siguiente tarea, cortar las piezas, cortar piezas de madera y nos quedarían dos. 82 00:08:22,000 --> 00:08:28,000 Nos quedaría pintar las tablas que ya están cortadas. 83 00:08:28,000 --> 00:08:35,000 Siempre es interesante en este tipo de trabajo tenerlas pintadas antes de montarlas porque cuando ya está toda la estructura montada muchas veces es más difícil. 84 00:08:35,000 --> 00:08:38,000 Pero bueno, eso ya es un poco a gusto de la persona que lo va a construir. 85 00:08:38,000 --> 00:08:45,000 Yo he pensado que sería mejor en este caso hacerlo así, pero si fuera un trabajo que hacéis vosotros, pues vosotros determináis si es mejor pintarlas antes o pintarlas después. 86 00:08:45,000 --> 00:08:50,000 Y por último, clavar las tablas, es decir, realizar el montaje de todas las piezas. 87 00:08:50,000 --> 00:08:53,000 ¿Quiénes son los responsables? ¿Quién van a diseñar los planos? 88 00:08:53,000 --> 00:09:00,000 Pues hemos pensado que Andrea y Jesús, porque se les da mejor o porque tienen estos conocimientos, son los que van a diseñar los planos. 89 00:09:00,000 --> 00:09:03,000 ¿Quién va a conseguir las herramientas? Pues Antonio. 90 00:09:03,000 --> 00:09:08,000 ¿Quién se va a encargar de comprar la madera? Pues la madera la va a comprar Jesús. 91 00:09:08,000 --> 00:09:14,000 ¿Quién va a comprar el material adicional? Pues el material adicional se lo vamos a encargar a Victoria. 92 00:09:14,000 --> 00:09:21,000 ¿Quién va a marcar sobre la madera las dimensiones? Pues eso lo va a hacer Jesús y también le va a ayudar Victoria. 93 00:09:21,000 --> 00:09:26,000 En aquellas tareas que son un poco más farragosas o cuestan un poco más, pues igual hay que poner más de una persona a hacerlo. 94 00:09:26,000 --> 00:09:32,000 ¿Quién va a cortar las piezas de madera? Pues Andrea y Antonio. 95 00:09:32,000 --> 00:09:37,000 ¿Para pintar las tablas cortadas? Pues hemos determinado que quien mejor lo puede hacer es Victoria. 96 00:09:37,000 --> 00:09:43,000 ¿Y quién va a clavar las tablas? Pues como es una tarea que cueste que tarda, se tarda mucho, pues Andrea. 97 00:09:43,000 --> 00:09:48,000 Tenemos por aquí Antonio y Jesús. 98 00:09:48,000 --> 00:09:58,000 Vamos a comenzar a marcar estas barritas de color que son las que nos indican en qué día empieza cada tarea y qué día finaliza. 99 00:09:58,000 --> 00:10:09,000 Para el diseño de los planos, pues recordad que habíamos pensado que vamos a necesitar, por ejemplo, tres días. 100 00:10:09,000 --> 00:10:13,000 ¿Cómo marcamos en esta tabla que empieza el día 1 y acaba el día 3? 101 00:10:13,000 --> 00:10:21,000 Pinchamos aquí con el ratón, seleccionamos estas tres celdas y le voy a decir que, por ejemplo, me lo ponga en color naranja. 102 00:10:21,000 --> 00:10:23,000 Ya tendría estas tres celdas en color naranja. 103 00:10:23,000 --> 00:10:30,000 Para que quede mejor y no se vean estas líneas intermedias, lo que le voy a decir es, seleccionando estas tres celdas, que me las combine. 104 00:10:30,000 --> 00:10:34,000 El icono de combinar celdas es este que tenéis aquí, lo estoy marcando con la mano del ratón. 105 00:10:34,000 --> 00:10:41,000 Hago clic y lo que hace Excel es que me las une y queda más estético, queda más bonito. 106 00:10:41,000 --> 00:10:49,000 Para conseguir las herramientas, como no hace falta que los planos estén terminados para conseguir, a lo mejor no todas, pero la mayoría de herramientas, 107 00:10:49,000 --> 00:10:52,000 pues Antonio ya puede empezar aquí a conseguir herramientas. 108 00:10:52,000 --> 00:10:55,000 ¿Cuándo tendrían que estar esas herramientas conseguidas? 109 00:10:55,000 --> 00:11:03,000 Antes de empezar a construir la casa o por lo menos antes de empezar a marcar las dimensiones en las tablas o a cortar esas tablas. 110 00:11:03,000 --> 00:11:11,000 Bueno, pues a Antonio le vamos a dar tres días, también empezando desde el día 1 para que todas las herramientas estén disponibles. 111 00:11:11,000 --> 00:11:17,000 Y lo mismo, en este caso voy a utilizar, por ejemplo, el color azul y combino las celdas. 112 00:11:17,000 --> 00:11:20,000 Bueno, Jesús es el que se va a encargar de comprar la madera. 113 00:11:20,000 --> 00:11:27,000 Claro, para saber cuánta madera se necesita comprar es necesario que los planos ya estén terminados porque si no, no sabemos la cantidad de madera que necesitamos 114 00:11:27,000 --> 00:11:36,000 porque las personas que han diseñado los planos han calculado unas medidas y ya se puede saber exactamente de cada tipo de madera cuánto hace falta. 115 00:11:36,000 --> 00:11:38,000 ¿Cuántos días hacen falta para comprar madera? 116 00:11:38,000 --> 00:11:44,000 Pues vamos a pensar que tampoco es una construcción muy grande, Jesús se va a ir al armacén, si ya están todas las medidas claras, 117 00:11:44,000 --> 00:11:49,000 pues en un día, que puede ser el día 4, pues Jesús ya puede comprar toda la madera. 118 00:11:49,000 --> 00:11:51,000 Esto lo marcamos en verde. 119 00:11:51,000 --> 00:12:00,000 Bien, del mismo modo, Victoria, pues como ya se sabe lo que se va a construir, pues Victoria ya puede ir a la tienda a comprar el material adicional. 120 00:12:00,000 --> 00:12:08,000 Hemos pensado que mejor se encargue otra persona, diferente a Jesús, de comprar los materiales adicionales por si hiciera falta ir a otra tienda distinta, 121 00:12:08,000 --> 00:12:14,000 a la tienda de madera, y así en el mismo día, como somos 4, pues en el mismo día ya podemos tener todos los materiales. 122 00:12:14,000 --> 00:12:17,000 A Victoria la vamos a marcar en rojo. 123 00:12:17,000 --> 00:12:19,000 Y ya tendríamos estas cuatro tareas. 124 00:12:19,000 --> 00:12:24,000 Bueno, ¿cuándo vamos a empezar a marcar sobre la madera las dimensiones de las piezas? 125 00:12:24,000 --> 00:12:31,000 Pues esto que van a hacer Jesús y Victoria lo podemos hacer a partir del día 5, porque es necesario tener lápices, reglas, etcétera. 126 00:12:31,000 --> 00:12:34,000 Y de conseguir esas herramientas se encargaban Jesús y Victoria. 127 00:12:34,000 --> 00:12:37,000 Bueno, pues a partir del día 5, ¿cuántos días habíamos pensado? 128 00:12:37,000 --> 00:12:43,000 Pues dos días. En dos días entendemos que ya pueden estar todas las piezas marcadas en la madera. 129 00:12:43,000 --> 00:12:47,000 Vamos a coger este color, este azulito, y lo mismo, combino celdas. 130 00:12:49,000 --> 00:12:50,000 ¿Cortar las piezas de madera? 131 00:12:50,000 --> 00:12:56,000 Pues en realidad podemos empezar a cortar piezas de madera en el mismo momento en que las piezas de madera se empiezan a marcar, 132 00:12:56,000 --> 00:13:01,000 porque como van a cortar Andrea y Antonio, que son personas diferentes a las que marcan las piezas de madera, 133 00:13:01,000 --> 00:13:03,000 pues ya pueden empezar el día 5. 134 00:13:03,000 --> 00:13:04,000 ¿Y cuántos días? 135 00:13:04,000 --> 00:13:07,000 Pues hombre, no vamos a estar todos los días cortando piezas de madera, 136 00:13:07,000 --> 00:13:14,000 pero sí que, bueno, pues por lo menos tres o cuatro días, porque según se van cortando, pues hay que irlas pintando. 137 00:13:15,000 --> 00:13:20,000 Bueno, pues las personas, en este caso Andrea y Antonio, aparte de cortar, también tienen que clavar tablas, 138 00:13:20,000 --> 00:13:23,000 que pueden ir haciéndolo intercalado con el corte de las maderas. 139 00:13:23,000 --> 00:13:27,000 Bueno, pues vamos a dar cuatro días para esta tarea. 140 00:13:27,000 --> 00:13:32,000 Combinamos las celdas y utilizamos otro color distinto al que hemos utilizado ahora, por ejemplo este de aquí. 141 00:13:32,000 --> 00:13:34,000 Bueno, pues ya finalizo un poco más rápido. 142 00:13:34,000 --> 00:13:41,000 Para pintar las tablas cortadas, pues como se pueden pintar según se ha cortado la tabla, 143 00:13:41,000 --> 00:13:43,000 bueno, pues vamos a dar también estos cuatro días. 144 00:13:43,000 --> 00:13:48,000 Como se va a encargar Victoria, pues se puede ir haciendo a la vez que van cortando piezas de madera Andrea y Antonio, 145 00:13:48,000 --> 00:13:49,000 pues Victoria las va pintando. 146 00:13:49,000 --> 00:13:53,000 Le damos este color, pues este moradito de aquí. 147 00:13:53,000 --> 00:13:58,000 Combinamos las celdas, perdón, he cogido el mismo que en la tarea anterior. 148 00:13:58,000 --> 00:14:00,000 Le voy a dar a deshacer. 149 00:14:00,000 --> 00:14:05,000 Selecciono aquí y le pongo, por ejemplo, pues este verdecito, este verde oscuro. 150 00:14:05,000 --> 00:14:07,000 Y combino las celdas. 151 00:14:07,000 --> 00:14:11,000 Bien, y por último, pues a clavar tablas podemos empezar el mismo día 5 152 00:14:11,000 --> 00:14:18,000 y como esta es, digamos, el trabajo final, pues vamos a determinar que esto se haría pues hasta el día 10. 153 00:14:18,000 --> 00:14:20,000 ¿Para qué? 154 00:14:20,000 --> 00:14:26,000 Pues para que en paralelo, este lo voy a poner de color amarillo, pues para que en paralelo se pueda ir 155 00:14:26,000 --> 00:14:31,000 marcando las piezas, cortándolas, pintándolas y por último clavándolas. 156 00:14:31,000 --> 00:14:34,000 Bien, y como veis, pues esto es una manera muy sencilla de hacer un diagrama de Gantt 157 00:14:34,000 --> 00:14:39,000 y de un vistazo tenemos la organización en una tabla, en un gráfico de todas las tareas 158 00:14:39,000 --> 00:14:44,000 necesarias para construir esta caseta de perro, los responsables de cada una de las tareas 159 00:14:44,000 --> 00:14:49,000 y el tiempo estimado de duración de cada una de ellas y, por tanto, el tiempo estimado de duración, 160 00:14:49,000 --> 00:14:54,000 que sería todo esto, del proyecto final o de la construcción de este producto final.