1
00:00:07,000 --> 00:00:11,360
Buenas, en este tutorial vamos a explorar las distintas opciones que tenemos a la hora

2
00:00:11,360 --> 00:00:13,960
de compartir documentos o archivos en Cloud.

3
00:00:13,960 --> 00:00:18,180
Para compartir un archivo, siempre podemos hacer clic derecho sobre él y después seleccionar

4
00:00:18,180 --> 00:00:19,320
compartir archivo.

5
00:00:19,320 --> 00:00:23,800
La primera forma y más sencilla es compartir con usuarios de nuestro centro, bien abriendo

6
00:00:23,800 --> 00:00:27,280
el desplegable o bien escribiendo el usuario con el que queremos compartir.

7
00:00:27,280 --> 00:00:31,640
Nos mostrará unos resultados que coincidan con nuestra búsqueda y seleccionamos los

8
00:00:31,640 --> 00:00:32,640
usuarios.

9
00:00:32,640 --> 00:00:36,400
Después, en los tres puntos, podremos decidir qué tipo de permisos le queremos dar a este

10
00:00:36,400 --> 00:00:37,400
usuario.

11
00:00:37,400 --> 00:00:41,280
Después, también encontramos la opción de compartir mediante enlace.

12
00:00:41,280 --> 00:00:45,560
Algo importante que debemos saber antes de nada es que solo los profesores, PAS y cuentas

13
00:00:45,560 --> 00:00:49,160
institucionales son los que pueden crear enlaces de compartición.

14
00:00:49,160 --> 00:00:53,680
Para ello, haremos clic en el icono del "Más" y vemos que se ha creado un enlace de compartición.

15
00:00:53,680 --> 00:00:57,400
Después tendremos la opción en este icono de copiar este enlace de compartición y en

16
00:00:57,400 --> 00:01:03,080
los tres puntitos de configurar este mismo enlace de compartición y sus distintos permisos.

17
00:01:03,080 --> 00:01:07,000
Empezando por los permisos de un archivo, vamos a ver qué tipos de permisos podemos

18
00:01:07,000 --> 00:01:09,680
encontrar a la hora de compartir un archivo.

19
00:01:09,680 --> 00:01:13,680
Para ello, podemos hacer clic directamente en el icono de compartir o hacer clic derecho

20
00:01:13,680 --> 00:01:14,840
y compartir archivo.

21
00:01:14,840 --> 00:01:19,640
En cuanto a los enlaces de compartición, vemos que tenemos dos enlaces distintos creados

22
00:01:19,640 --> 00:01:21,520
para este mismo archivo.

23
00:01:21,520 --> 00:01:26,520
Si hacemos clic en el icono de la izquierda, copiaremos el enlace que servirá para compartir

24
00:01:26,520 --> 00:01:29,740
este archivo y se lo mandaremos a quien creamos lo oportuno.

25
00:01:29,740 --> 00:01:33,720
Si hacemos clic en los tres puntitos de la derecha, vamos a ver por orden las distintas

26
00:01:33,720 --> 00:01:35,280
opciones que nos encontramos.

27
00:01:35,280 --> 00:01:38,960
Entre ellas, podemos asignar un nombre entre paréntesis a este tipo de enlace.

28
00:01:38,960 --> 00:01:44,680
A este enlace le he puesto NO DESCARGAS porque, entre otras cosas, podemos ocultar la descarga

29
00:01:44,680 --> 00:01:45,680
de este archivo.

30
00:01:45,680 --> 00:01:50,160
Es decir, las personas con las que compartamos este documento tendrán oculta la opción

31
00:01:50,160 --> 00:01:51,160
de descargárselo.

32
00:01:51,200 --> 00:01:55,560
En la categoría PERMITIR EDICIÓN, configuramos si queremos que la persona con la que estamos

33
00:01:55,560 --> 00:01:58,480
compartiendo pueda editar el documento.

34
00:01:58,480 --> 00:02:02,920
También podemos establecer y proteger este documento a través de una contraseña.

35
00:02:02,920 --> 00:02:07,120
Automáticamente, el Cloud nos ofrece una contraseña segura recomendada que mínimo

36
00:02:07,120 --> 00:02:09,240
tiene que tener 10 caracteres.

37
00:02:09,240 --> 00:02:12,000
Para confirmar la contraseña, hacemos clic en la flecha.

38
00:02:12,000 --> 00:02:15,800
Si en cualquier momento queremos desactivar esta opción, solo tendremos que volver a

39
00:02:15,800 --> 00:02:16,800
hacer clic encima.

40
00:02:16,920 --> 00:02:21,600
Y si lo queremos volver a proteger con una contraseña, vemos que nos ofrece una contraseña

41
00:02:21,600 --> 00:02:22,600
distinta.

42
00:02:22,600 --> 00:02:27,000
También podemos hacer que este enlace tenga una fecha de caducidad, es decir, un momento

43
00:02:27,000 --> 00:02:29,200
a partir del cual deje de estar accesible.

44
00:02:29,200 --> 00:02:30,960
La configuramos en este calendario.

45
00:02:30,960 --> 00:02:36,120
Y también podemos añadir una nota para el destinatario que acceda a este enlace de compartición.

46
00:02:36,120 --> 00:02:38,480
Para confirmar de nuevo, hacemos clic en la flecha.

47
00:02:38,480 --> 00:02:42,640
Después de que hayamos configurado los permisos necesarios en este archivo, vamos a ver cómo

48
00:02:42,640 --> 00:02:47,680
lo vería aquella persona que puede ser tanto de EDUKAMADRID como personas ajenas a EDUKAMADRID

49
00:02:47,680 --> 00:02:48,680
cómo lo vería.

50
00:02:48,680 --> 00:02:53,400
Para ello, deberemos hacer clic en el icono de copiar el enlace, nos muestra un mensaje

51
00:02:53,400 --> 00:02:57,920
de confirmación y facilitaremos este enlace vía correo, por ejemplo.

52
00:02:57,920 --> 00:03:03,600
Efectivamente, vemos que al intentar acceder al enlace, nos pide una contraseña, la introducimos

53
00:03:03,600 --> 00:03:09,000
y vemos que efectivamente accedemos directamente al documento donde podremos editar sin problemas.

54
00:03:09,000 --> 00:03:13,480
En ningún momento se nos da ninguna opción para que podamos descargarnos este documento

55
00:03:13,480 --> 00:03:16,640
ni tampoco podremos cambiar el título.

56
00:03:16,640 --> 00:03:21,400
Cuando queramos eliminar un enlace de compartición, en los tres puntitos bajaremos y al final

57
00:03:21,400 --> 00:03:23,000
encontraremos no compartir.

58
00:03:23,000 --> 00:03:25,600
De esta forma se elimina ese enlace.

59
00:03:25,600 --> 00:03:29,640
En este otro enlace le hemos llamado si descargas porque las personas que puedan acceder a través

60
00:03:29,640 --> 00:03:32,440
de este enlace sí que podrán descargar el documento.

61
00:03:32,440 --> 00:03:36,600
Si quisiéramos añadir otro enlace con otros permisos distintos, bajaríamos y haríamos

62
00:03:36,600 --> 00:03:38,280
clic en añadir otro enlace.

63
00:03:38,280 --> 00:03:41,680
Vemos que se nos ha creado uno nuevo que simplemente se llama compartir enlace.

64
00:03:41,680 --> 00:03:45,880
Por eso es útil cuando tengamos varios añadir una etiqueta para que podamos identificar

65
00:03:45,880 --> 00:03:50,200
rápidamente qué tipo de enlace se trata cada uno.

66
00:03:50,200 --> 00:03:56,680
En cambio, vemos que los permisos en las carpetas funcionan distinto o nos ofrecen más opciones.

67
00:03:56,680 --> 00:04:00,960
Algo importante que debemos saber a la hora de compartir carpetas es que los permisos

68
00:04:00,960 --> 00:04:04,920
de la carpeta raíz son los que prevalecerán sobre las que haya en su interior.

69
00:04:04,920 --> 00:04:10,400
Es decir, si yo a esta carpeta llamada pruebas2324 le asigno unos permisos determinados, por

70
00:04:10,400 --> 00:04:16,160
ejemplo que se puede subir archivos y se puede editarlos, este permiso va a afectar a todos

71
00:04:16,160 --> 00:04:20,800
los documentos que tengamos dentro de esta carpeta, independientemente de que estos documentos

72
00:04:20,800 --> 00:04:23,080
dentro tengan otro tipo de permisos.

73
00:04:23,080 --> 00:04:27,720
Esto puede ser muy útil cuando queremos compartir muchos archivos a la vez, con muchas personas

74
00:04:27,720 --> 00:04:28,880
y usuarios a la vez.

75
00:04:28,880 --> 00:04:32,920
Es decir, podemos incluir dentro de una misma carpeta raíz todos los archivos que queramos

76
00:04:32,920 --> 00:04:38,160
compartir y de esta forma con un solo enlace o con varios con distintos permisos podremos

77
00:04:38,160 --> 00:04:40,160
compartir a las personas que deseemos.

78
00:04:40,160 --> 00:04:44,280
Como decía, los permisos en las carpetas nos ofrecen más opciones.

79
00:04:44,280 --> 00:04:48,520
Tenemos los mismos permisos que acabamos de explicar para los archivos, pero encima tenemos

80
00:04:48,520 --> 00:04:51,640
unos permisos agrupados que podremos personalizar.

81
00:04:51,640 --> 00:04:56,400
Uno de ellos es solo lectura, es decir, que los usuarios que accedan a esta carpeta solo

82
00:04:56,400 --> 00:05:00,840
podrán visualizar los documentos o archivos que haya dentro de ella.

83
00:05:00,840 --> 00:05:05,440
En cambio, al permitir la subida y la edición, daremos el permiso a los usuarios de subir

84
00:05:05,440 --> 00:05:07,680
nuevos archivos y de editar los que ya hay.

85
00:05:07,680 --> 00:05:12,560
Y en el tercer grupo de permisos encontramos entrega de archivos, es decir, los usuarios

86
00:05:12,560 --> 00:05:17,400
que accedan a esta carpeta no verán lo que hay dentro, solo podrán subir o crear archivos.

87
00:05:17,400 --> 00:05:21,440
Ahora veremos cómo funciona cada uno de ellos desde la perspectiva de los usuarios a los

88
00:05:21,440 --> 00:05:25,440
que se les comparte, pero antes vamos a explorar los permisos personalizados.

89
00:05:25,440 --> 00:05:30,040
Si establecemos solo lectura y entramos en permisos personalizados, veremos que efectivamente

90
00:05:30,040 --> 00:05:34,920
el permiso de lectura está por defecto permitido, pero también podemos añadir otros como el

91
00:05:34,920 --> 00:05:39,400
de subir documentos, pero no el de editar, es decir, en este caso podrán leer los documentos

92
00:05:39,400 --> 00:05:44,040
y visualizarlos y subir unos nuevos, pero no editar los existentes ni tampoco eliminarlos.

93
00:05:44,040 --> 00:05:49,080
Igual que la subida y la edición, si vamos a los permisos personalizados, por defecto

94
00:05:49,080 --> 00:05:54,400
está activado el permiso de eliminar, pero igual nos interesa que los usuarios solo puedan

95
00:05:54,400 --> 00:05:58,440
editar y subir, pero no eliminar ninguno de los contenidos que hay dentro de la carpeta.

96
00:05:58,440 --> 00:06:01,000
En ese caso desactivaríamos el permiso de eliminar.

97
00:06:01,000 --> 00:06:05,880
Y en la entrega de archivos solo subida, vemos que por defecto solo está permitido subir

98
00:06:05,880 --> 00:06:09,800
archivos, por lo tanto no tiene sentido que estén permitidos editar ni eliminar, pero

99
00:06:09,800 --> 00:06:14,360
también podemos añadir que sí que puedan verlos, pero si permitimos su lectura, entonces

100
00:06:14,360 --> 00:06:18,600
sí que tiene sentido que también queramos permitir o no la edición de los mismos o

101
00:06:18,600 --> 00:06:23,000
la eliminación de los mismos, que en este caso todos estos permisos agrupados funcionarían

102
00:06:23,000 --> 00:06:25,960
como el de permitir la subida y la edición.

103
00:06:25,960 --> 00:06:31,440
Así que rápidamente vamos a crear un enlace con el cual los usuarios solo puedan visualizar

104
00:06:31,440 --> 00:06:36,200
los contenidos que hay dentro, pero no puedan subir ni editar, le vamos a llamar lectura.

105
00:06:36,200 --> 00:06:40,480
Añadimos otro enlace, y a este le llamamos subida y edición, y establecemos los permisos

106
00:06:40,480 --> 00:06:44,120
de subida y edición, pero quitamos el de eliminar, por ejemplo.

107
00:06:44,120 --> 00:06:48,400
Vemos que quedan lectura, editar y subir, y añadimos otro enlace, y a este le vamos

108
00:06:48,400 --> 00:06:49,400
a llamar subida.

109
00:06:49,400 --> 00:06:53,960
Igual que con los archivos, haríamos click en el icono de copiar al portapapeles este

110
00:06:53,960 --> 00:06:58,880
enlace y lo mandaríamos por correo a quien fuera pertinente.

111
00:06:58,880 --> 00:07:03,600
Así es como lo vería la persona que tiene el enlace de solo lectura, puede ver las carpetas,

112
00:07:03,600 --> 00:07:07,440
puede ver el contenido de las mismas, pero aunque pulsa en eliminar, encontramos que

113
00:07:07,440 --> 00:07:09,520
no tiene permisos para eliminar este archivo.

114
00:07:09,520 --> 00:07:13,760
Pero como vemos, aunque pueda acceder a los documentos, no tiene permisos para editarlos

115
00:07:13,760 --> 00:07:17,200
ni para crear nuevos dentro de las carpetas.

116
00:07:17,200 --> 00:07:21,440
En un documento de texto hemos configurado el seguimiento de cambios, y esto lo podemos

117
00:07:21,440 --> 00:07:27,360
hacer desde editar, seguimiento de cambios, activando mostrar y grabar, y si hemos establecido

118
00:07:27,360 --> 00:07:32,080
un enlace de compartición con permisos de edición, cuando una persona intente acceder

119
00:07:32,080 --> 00:07:36,080
a nuestro documento, primeramente deberá entrar con un alias con el que se guardarán

120
00:07:36,080 --> 00:07:38,640
los cambios que ha ido haciendo en el documento.

121
00:07:38,640 --> 00:07:44,160
Después podrá hacer cambios en este documento, los cuales el propietario del documento podrá

122
00:07:44,160 --> 00:07:48,080
aceptarlos o rechazarlos.

123
00:07:48,080 --> 00:07:53,000
Por último, en todos los archivos encontraremos un enlace interno, que como bien dice, este

124
00:07:53,000 --> 00:07:57,560
solo funciona para usuarios con acceso a este archivo, es decir, acabo de copiar un enlace

125
00:07:57,560 --> 00:08:02,440
que solo funcionará con Alumno05Documentación, pero que puede ser útil para que lo guarde

126
00:08:02,440 --> 00:08:04,440
o lo tenga a mano para un rápido acceso.