1
00:00:01,030 --> 00:00:06,110
Bienvenidos a esta sesión del curso de formación para secretario de Educación Infantil y Primaria

2
00:00:06,110 --> 00:00:11,669
en la que vamos a hablar del archivo de centro y de cómo organizarlo para que sea útil,

3
00:00:12,310 --> 00:00:17,769
así como de la documentación que contiene y del tratamiento que tenemos que darle

4
00:00:17,769 --> 00:00:20,289
en función del momento en que nos encontremos.

5
00:00:22,190 --> 00:00:28,210
Mirad, si recordáis, la gestión de la documentación del centro

6
00:00:28,210 --> 00:00:36,950
era una de las responsabilidades del secretario que se derivaba de las funciones que vimos en la sesión anterior.

7
00:00:38,229 --> 00:00:47,969
Si recordáis, hablábamos de que los datos que contiene el archivo de centro son de un alto nivel de protección

8
00:00:47,969 --> 00:00:54,030
de acuerdo a la ley de protección de datos, puesto que contienen información muy sensible de alumnos que son menores de edad.

9
00:00:54,030 --> 00:01:03,170
entonces es importante que el secretario garantice la accesibilidad a esa información

10
00:01:03,170 --> 00:01:08,010
a todas aquellas personas a las que les resulta imprescindible y necesaria

11
00:01:08,010 --> 00:01:14,090
para poder realizar su trabajo como pueden ser los profesores o los orientadores del centro

12
00:01:14,090 --> 00:01:19,489
pero que el acceso esté completamente restringido a otras personas ajenas

13
00:01:19,489 --> 00:01:24,409
a las que esa información no les resulta necesaria.

14
00:01:26,109 --> 00:01:31,650
El archivo del centro es algo vivo, está constantemente cambiando.

15
00:01:32,250 --> 00:01:34,549
Por un lado tenemos alumnos que se incorporan al centro,

16
00:01:34,709 --> 00:01:38,409
bien en septiembre, bien a lo largo del curso,

17
00:01:38,969 --> 00:01:41,010
y por otra tenemos alumnos que se dan de baja.

18
00:01:41,870 --> 00:01:44,469
Por esto el archivo debe estar dividido en dos partes.

19
00:01:44,870 --> 00:01:48,769
Por un lado, la de los alumnos que actualmente están matriculados

20
00:01:48,769 --> 00:01:54,209
y cursando estudios en nuestro centro, y por el otro, la de alumnos que han causado baja

21
00:01:54,209 --> 00:01:58,590
con independencia del tiempo que hayan estado matriculados con nosotros.

22
00:01:59,790 --> 00:02:07,390
Así como el archivo actual debe estar organizado por cuestiones prácticas, por grupos de clase,

23
00:02:08,250 --> 00:02:15,990
el archivo de bajas no resulta útil de esa manera, porque si yo dentro de unos años

24
00:02:15,990 --> 00:02:23,669
tengo que localizar a un alumno y saber cuándo estuvo matriculado, en qué grupo, cuándo se dio de baja, puede ser una locura.

25
00:02:24,330 --> 00:02:28,770
Es mucho más útil que esté organizado por orden alfabético de apellidos,

26
00:02:29,189 --> 00:02:32,569
con independencia del año en que hayan terminado o de los cursos que hayan estado.

27
00:02:33,229 --> 00:02:39,590
De esta manera, con independencia del momento en que vengan a pedirnos algún tipo de certificación o de información,

28
00:02:39,810 --> 00:02:42,770
podremos localizar el expediente de forma muy fácil.

29
00:02:42,770 --> 00:03:06,770
Con respecto a la documentación que debe tener el archivo de bajas, el expediente de cada alumno debe contener aquella información que es relevante a nivel personal y que podamos considerar que en un tiempo nos podrían pedir y además la información académica.

30
00:03:06,770 --> 00:03:22,949
Os recuerdo que la información académica se conserva siempre, no hay plazo de prescripción para la misma, no es documentación administrativa y no rige para ella el periodo de cinco años que rige para otro tipo de documentación.

31
00:03:25,629 --> 00:03:37,409
En el archivo de bajas, lo veremos a continuación, tendremos el historial de los alumnos, el expediente, los informes finales de etapa, copias en todo momento.

32
00:03:38,530 --> 00:03:56,569
Y, cuando hablo de información que pueda ser relevante, veréis, a mí se me ocurre algún expediente que nosotros hayamos iniciado, por ejemplo, con servicios sociales o que nos hayan solicitado en algún momento por algún tipo de investigación.

33
00:03:56,569 --> 00:04:08,430
Es verdad que aunque ese tipo de documentación se prescribe, no sabemos si en algún momento podremos estar facilitando alguna investigación que sea para beneficio del alumno.

34
00:04:11,960 --> 00:04:19,740
No quiere decir que guardemos todo. No hay que guardar ni los boletines de cuando el niño hizo infantil y ponía si pintaba o no pintaba,

35
00:04:19,740 --> 00:04:26,600
pintaba, ni tenemos que guardar documentación sobre si un día el niño se cayó y tuvo

36
00:04:26,600 --> 00:04:31,740
que venir a atenderle el SAMUR y nos dio un informe. Eso no debe estar en un archivo de

37
00:04:31,740 --> 00:04:38,959
bajas, me refiero a informaciones mucho más específicas como las que os he nombrado.

38
00:04:39,279 --> 00:04:45,699
Yo recuerdo que a nosotros, cuatro años después, me parece que fuera de que una niña se fuera

39
00:04:45,699 --> 00:04:52,800
del centro nos solicitó información la Policía Nacional porque estaban investigando en relación

40
00:04:52,800 --> 00:04:59,180
con algo que ya se había detectado cuando estaba con nosotros pero que no se pudo demostrar

41
00:04:59,180 --> 00:05:04,720
y que con el tiempo volvió a surgir en el siguiente centro en el que estaba la niña

42
00:05:04,720 --> 00:05:09,560
y necesitaban información para saber desde cuándo venía y qué pasos se habían dado.

43
00:05:09,560 --> 00:05:17,600
Entonces fue muy útil haberla conservado porque nos permitió ayudar en algo que resultaba beneficioso para la alumna

44
00:05:17,600 --> 00:05:24,920
En cuanto al archivo actual, yo recomiendo que sea muy visual

45
00:05:24,920 --> 00:05:30,439
Y que nos permita recabar información de un grupo de una sola pasada

46
00:05:30,439 --> 00:05:38,259
para eso es muy útil valerse de las ventanitas que tienen las carpetas colgantes

47
00:05:38,259 --> 00:05:40,399
en las que guardamos el expediente de cada alumno

48
00:05:40,399 --> 00:05:45,319
en vez de utilizar las etiquetas que ya vienen

49
00:05:45,319 --> 00:05:51,740
es aconsejable tener una tabla de Word en la que las celdas tengan el tamaño adecuado

50
00:05:51,740 --> 00:05:55,120
de forma que vosotros además de poner el nombre del alumno

51
00:05:55,120 --> 00:05:57,939
podáis aplicar códigos de color

52
00:05:57,939 --> 00:05:59,120
me explico

53
00:05:59,120 --> 00:06:08,060
Yo, por ejemplo, coloreaba la celda en función de las necesidades del alumno

54
00:06:08,060 --> 00:06:12,779
La dejaba en blanco si el alumno no tenía ninguna peculiaridad

55
00:06:12,779 --> 00:06:20,639
Pero la coloreaba de azul si era un alumno con necesidades educativas especiales

56
00:06:20,639 --> 00:06:25,420
Y de amarillo si era un alumno con necesidad de compensación educativa

57
00:06:25,420 --> 00:06:42,420
De esa forma, según abríamos el cajón de la clase, sabíamos cuántos alumnos con necesidad de apoyo había, cuántos alumnos con necesidad de compensatoria, e incluso para los orientadores era muy fácil localizar los alumnos que eran de su competencia.

58
00:06:42,420 --> 00:06:51,319
competencia. Además utilizaba esas ventanitas que se pueden comprar aparte, por tanto podemos

59
00:06:51,319 --> 00:07:00,519
tener más de una por cada carpeta, para poner una segunda información, como podía ser

60
00:07:00,519 --> 00:07:07,860
por ejemplo en naranja las alergias del alumno, que además me permite escribir los alérgenos

61
00:07:07,860 --> 00:07:09,519
con los que no puede entrar en contacto.

62
00:07:09,959 --> 00:07:15,740
O en verde, por ejemplo, sin escribir nada, aquellos casos en los que había algún asunto

63
00:07:15,740 --> 00:07:23,680
de problemas de relación de los padres y había alguna sentencia de divorcio compleja

64
00:07:23,680 --> 00:07:29,500
con retirada de patria y potestad o violencia de género y alejamiento

65
00:07:29,500 --> 00:07:34,279
que influía en la información que podíamos dar a los progenitores.

66
00:07:34,279 --> 00:07:44,000
Entonces, no sé, las posibilidades son muy amplias y debéis adaptarlo a lo que vosotros consideréis que es útil para vuestro centro.

67
00:07:44,420 --> 00:07:54,519
A mí esos cuatro códigos me resultaban muy útiles y además me permitían tener la información según abría el archivo.

68
00:07:55,160 --> 00:08:01,800
Tened en cuenta que de repente puede venir un profesor y preguntaros qué alumnos alérgicos hay en la clase

69
00:08:01,800 --> 00:08:08,600
porque un alumno ha traído unas galletas, por ejemplo, porque es su cumpleaños.

70
00:08:09,160 --> 00:08:12,379
Claro, si es el tutor, lo normal es que tenga esa información,

71
00:08:13,019 --> 00:08:16,600
pero puede ser un sustituto, puede ser un especialista al que no se le ha pasado.

72
00:08:17,839 --> 00:08:23,959
Y tener que buscar en el programa cuáles son los alumnos alérgicos de esa clase,

73
00:08:23,959 --> 00:08:29,040
a qué son alérgicos y demás, puede ser un tiempo considerable.

74
00:08:29,040 --> 00:08:33,139
De esta manera tenemos toda la información a golpe de vista.

75
00:08:34,379 --> 00:08:45,379
También es importante, claro, que el archivo esté actualizado, porque si a mí me incorporan datos nuevos, actualización de datos médicos,

76
00:08:46,159 --> 00:08:57,019
o un informe psicopedagógico que llega, o una sentencia de divorcio que se actualiza, y no la incorporo en el lugar correspondiente y retiro la anterior,

77
00:08:57,019 --> 00:09:03,299
en caso de que haya que hacerlo o la complemento, cuando yo quiera buscar información sobre ese alumno

78
00:09:03,299 --> 00:09:11,120
no tengo la radiografía real del mismo y puedo tener errores importantes derivados de esa falta de actualización.

79
00:09:12,039 --> 00:09:17,059
Por tanto, debe actualizarse en el momento que disponemos de nueva documentación.

80
00:09:18,419 --> 00:09:21,740
Y lo que es importante es que garanticemos que no hay error en el archivo.

81
00:09:21,740 --> 00:09:30,419
Mezclar documentación de excedientes o ubicar una nueva documentación en el excediente que no corresponde

82
00:09:30,419 --> 00:09:36,620
nos puede llevar a un jaleo y un caos en el archivo de difícil arreglo después

83
00:09:36,620 --> 00:09:40,059
que además, como en el caso anterior, nos puede llevar a errores

84
00:09:40,059 --> 00:09:49,549
En cuanto a la documentación, vamos a hablar de la que trasladamos

85
00:09:49,549 --> 00:09:56,509
pero, lógicamente, también influirá en la que luego se conserva en el expediente del alumno

86
00:09:56,509 --> 00:09:58,809
de la que ya hemos hablado un poquito antes.

87
00:09:59,870 --> 00:10:04,190
Aquí hay que diferenciar si el alumno realiza el traslado en la etapa de infantil o de primaria

88
00:10:04,190 --> 00:10:05,929
puesto que la documentación no es la misma.

89
00:10:07,210 --> 00:10:11,450
Si un alumno se traslada durante la etapa de educación infantil

90
00:10:11,450 --> 00:10:18,029
tenemos que dar una copia del expediente académico y dejamos el original en el colegio.

91
00:10:18,029 --> 00:10:24,370
Cuando hablo de copia y original, hablamos de fotocopia y original

92
00:10:24,370 --> 00:10:29,929
Puede parecer que como total está en el ordenador y lo pude imprimir

93
00:10:29,929 --> 00:10:32,690
Imprimo dos, firmo las dos, como los sellos

94
00:10:32,690 --> 00:10:35,070
Pero en ese caso estoy creando dos originales

95
00:10:35,070 --> 00:10:38,250
Y originales solo debe haber uno

96
00:10:38,250 --> 00:10:43,470
Y es el que tiene el sello y las firmas auténticas

97
00:10:43,470 --> 00:10:51,090
en algunos casos habéis preguntado

98
00:10:51,090 --> 00:10:53,330
compañeros vuestros han preguntado

99
00:10:53,330 --> 00:10:56,350
qué ocurre si alguien pide una copia

100
00:10:56,350 --> 00:10:59,090
si lo vuelvo a imprimir y lo firmo

101
00:10:59,090 --> 00:11:02,429
no, si alguien pide una copia

102
00:11:02,429 --> 00:11:04,330
como yo tengo una, lo fotocopio

103
00:11:04,330 --> 00:11:08,330
y pongo a mano que es copia y que coincide con el original

104
00:11:08,330 --> 00:11:12,009
si el alumno ya ha acabado la etapa

105
00:11:12,009 --> 00:11:16,649
lo que remito es una copia del expediente académico

106
00:11:16,649 --> 00:11:19,929
y una copia del informe final de aprendizaje

107
00:11:19,929 --> 00:11:24,409
en este caso, con este último documento

108
00:11:24,409 --> 00:11:28,429
yo tengo que conservar otra copia

109
00:11:28,429 --> 00:11:33,529
pero tengo que entregar el original a las familias al terminar el curso

110
00:11:33,529 --> 00:11:37,690
y además es necesario que quede constancia de esa entrega

111
00:11:37,690 --> 00:11:39,450
porque es un documento oficial de evaluación

112
00:11:40,190 --> 00:11:51,590
Entonces, puedo preparar una tabla de Word con los nombres de los alumnos y una columna al lado con espacio para que firmen los padres o hacer un documento individual.

113
00:11:51,590 --> 00:11:56,929
En cualquier caso, el registro de las firmas debe permanecer en el centro.

114
00:12:00,779 --> 00:12:10,879
En educación primaria la documentación es diferente, aunque parecida, y es verdad que actualmente pasamos la información por raíces,

115
00:12:10,879 --> 00:12:35,799
Luego lo pone la siguiente diapositiva que menciona esto. Pero puede ocurrir que tengamos que hacerlo en papel y además necesitamos saber qué conservamos nosotros. De la parte de raíces hablaremos ahora, pero es importante que sepamos que en educación primaria tenemos que remitir el informe personal por traslado.

116
00:12:35,799 --> 00:12:38,940
remitimos el original, nos quedamos una copia

117
00:12:38,940 --> 00:12:41,899
es verdad que a día de hoy tiene poco sentido

118
00:12:41,899 --> 00:12:44,840
si el alumno ha finalizado el curso y se traslada por ejemplo

119
00:12:44,840 --> 00:12:46,419
entre el tercero y cuarto de primaria

120
00:12:46,419 --> 00:12:52,059
porque viene de cuando en LOE

121
00:12:52,059 --> 00:12:55,500
no salían las notas de los cursos impares

122
00:12:55,500 --> 00:12:57,419
y era necesario mandarlo

123
00:12:57,419 --> 00:13:00,860
porque si no, había un año del que no tenían información

124
00:13:00,860 --> 00:13:04,279
la norma no ha cambiado, por lo tanto hay que seguir haciéndolo

125
00:13:04,279 --> 00:13:09,379
pero sí que resulta prescriptivo si es en mitad de curso

126
00:13:09,379 --> 00:13:15,360
puesto que las notas de las evaluaciones no aparecen en ningún otro documento

127
00:13:15,360 --> 00:13:21,100
y tenemos que garantizar que al alumno le pueden evaluar de forma continua

128
00:13:21,100 --> 00:13:27,720
por tanto necesitan información del curso hasta el momento en que se ha trasladado al nuevo centro.

129
00:13:28,840 --> 00:13:33,200
También hay que enviar el historial académico en papel normal

130
00:13:33,200 --> 00:13:37,820
Solo se imprime en papel de seguridad cuando termina la etapa

131
00:13:37,820 --> 00:13:41,519
Y en este caso, una vez que han finalizado la etapa

132
00:13:41,519 --> 00:13:44,019
Se entrega a las familias también con un recibí

133
00:13:44,019 --> 00:13:46,460
Que debe conservarse en el centro

134
00:13:46,460 --> 00:13:49,159
Nosotros nos quedamos una copia

135
00:13:49,159 --> 00:13:53,980
También enviamos una copia del expediente académico

136
00:13:53,980 --> 00:13:56,460
Aunque esta solo es necesaria

137
00:13:56,460 --> 00:13:59,440
Si hay alguna información que no aparece en el historial

138
00:13:59,440 --> 00:14:02,179
Yo recomiendo sacar las dos y no andar cotejando

139
00:14:02,179 --> 00:14:04,360
porque es muchísimo más trabajo.

140
00:14:06,059 --> 00:14:12,100
También tenemos que remitir la copia del expediente académico de infantil

141
00:14:12,100 --> 00:14:16,559
y del informe final de aprendizaje si lo ha hecho en nuestro centro.

142
00:14:19,200 --> 00:14:25,759
De esta forma, como podéis deducir, en el colegio cuando un alumno se da de baja

143
00:14:25,759 --> 00:14:30,519
tenemos que conservar una copia del informe personal por traslado,

144
00:14:30,519 --> 00:14:38,059
una copia del historial académico, tanto si ha sido en mitad de la etapa como al final.

145
00:14:38,960 --> 00:14:44,000
La diferencia es que la copia será de un papel oficial o de un folio

146
00:14:44,000 --> 00:14:47,559
y una copia del expediente académico.

147
00:14:48,679 --> 00:14:53,440
También tenemos que quedarnos una copia del informe final de etapa

148
00:14:53,440 --> 00:14:59,379
que se entrega a los padres en sexto, solo en el caso de los alumnos que han terminado la etapa con nosotros.

149
00:15:00,519 --> 00:15:07,779
De este informe también se entrega el original a las familias y debe quedar constancia de la recepción.

150
00:15:12,759 --> 00:15:20,580
Es verdad que Raíces tiene la posibilidad, y de hecho lo hace así, de subir la documentación a una nube para que el otro centro la rescate.

151
00:15:21,720 --> 00:15:29,440
Esto no funciona adecuadamente cuando el alumno se va a un centro concertado o cuando viene de un centro concertado,

152
00:15:29,440 --> 00:15:37,519
entonces es necesario hacer el requerimiento por escrito y además la firma automática, la electrónica,

153
00:15:38,200 --> 00:15:43,600
todavía no está correctamente implementado ni aparece con código seguro de verificación.

154
00:15:44,379 --> 00:15:54,580
Están trabajando en ello y estará en algún momento, pero en cualquier caso no es válido para traslados que se realicen fuera de la Comunidad de Madrid

155
00:15:54,580 --> 00:16:07,340
o para alumnos que vengan de otra comunidad autónoma, por tanto tenemos que saber cuál es la documentación que debemos imprimir, conservar y remitir

156
00:16:07,340 --> 00:16:13,080
en caso de que un alumno se traslade o finalice la etapa en nuestro colegio.

157
00:16:13,779 --> 00:16:24,950
En el siguiente bloque hablaremos de las certificaciones, que es otra de las funciones del secretario, tal y como vimos en el bloque anterior.

158
00:16:24,950 --> 00:16:38,149
e intentaremos discernir qué es lo que podemos certificar y qué es aquello en lo que no tenemos ninguna competencia.