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00:00:00,000 --> 00:00:04,259
Bueno, hoy vamos a meternos en las tripas de algo que, en el fondo, forma parte de nuestro

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00:00:04,259 --> 00:00:05,980
día a día, pero visto desde dentro.

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00:00:06,339 --> 00:00:10,500
Vamos a desgranar el viaje casi secreto de un pedido en una empresa, o sea, ¿qué pasa

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00:00:10,500 --> 00:00:13,300
desde que se hace clic hasta que finalmente se paga la caja?

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00:00:13,560 --> 00:00:17,640
Es un proceso que, aunque no se vea, es lo que de verdad hace que todo siga girando en

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00:00:17,640 --> 00:00:18,519
el mundo de los negocios.

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00:00:18,960 --> 00:00:22,000
Claro, para la persona que compra puede parecer sencillísimo, ¿verdad?

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00:00:22,179 --> 00:00:23,379
Un correo y listo.

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00:00:23,679 --> 00:00:28,859
Pero ahí, detrás de esa simpleza, se esconde una coreografía, pero de documentos, de verificaciones,

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00:00:28,859 --> 00:00:34,119
de aprobaciones, lo que parece un gesto instantáneo es en realidad el pistoletazo de salida de un

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00:00:34,119 --> 00:00:39,840
viaje, un viaje súper estructurado y la verdad bastante fascinante. A ver, si no hubiera un

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00:00:39,840 --> 00:00:45,920
sistema, cada pedido sería un caos total. Imagínate el lío, papeles que se pierden, entregas que no

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00:00:45,920 --> 00:00:52,560
son, pagos por duplicado, un desastre. Pero, por suerte, con un proceso bien montado, todo ese caos

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00:00:52,560 --> 00:00:57,679
potencial se convierte en, bueno, en un flujo de trabajo ordenado y fiable. Y es precisamente ese

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00:00:57,679 --> 00:01:03,159
sistema el que vamos a abrir en canal para ver cómo funciona. Venga, pues vamos al lío. Empezamos

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00:01:03,159 --> 00:01:09,060
por la primera etapa, el mismísimo origen de todo. Aquí es donde una necesidad, una simple idea,

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00:01:09,439 --> 00:01:15,439
se transforma en algo oficial, en algo tangible, una solicitud de compra en toda regla. Vale,

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00:01:15,739 --> 00:01:19,739
este diagrama que vemos va a ser nuestra hoja de ruta en todo este recorrido, ¿de acuerdo? Y el

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00:01:19,739 --> 00:01:24,900
primer paso, como se ve, nos deja justo aquí, en la casilla de salida, la solicitud de la mercancía.

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00:01:25,400 --> 00:01:28,379
Este es, oficialmente, el kilómetro cero de todo el proceso.

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00:01:29,019 --> 00:01:33,299
Y aquí tenemos al primer gran protagonista de esta historia, la nota de pedido.

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00:01:33,719 --> 00:01:37,760
Hay que pensar en ella como si fuera el DNI o la partida de nacimiento del pedido, ¿vale?

23
00:01:37,819 --> 00:01:42,879
Es el documento que lo pone todo negro sobre blanco, bien clarito y sin dar lugar a dudas.

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00:01:43,099 --> 00:01:45,099
¿Qué se necesita? ¿Cuánto? ¿Y para cuándo?

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00:01:45,560 --> 00:01:48,400
Pero, a ver, ¿cómo llegamos a tener esa nota de pedido?

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00:01:48,700 --> 00:01:49,980
Pues no aparece de la nada, claro.

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00:01:50,420 --> 00:01:53,599
Primero, alguien en un departamento dice, oye, que necesitamos esto.

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00:01:53,959 --> 00:01:55,840
Imagínate, más material para producir.

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00:01:56,379 --> 00:01:58,540
A partir de ahí, se hace una propuesta.

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00:01:59,019 --> 00:02:02,000
Esa propuesta pasa por un filtro interno, una aprobación,

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00:02:02,379 --> 00:02:05,780
más que nada para comprobar que de verdad hace falta y que hay presupuesto.

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00:02:06,140 --> 00:02:09,919
Y solo cuando se tiene el ok, ¡zas!, se emite la nota de pedido oficial.

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00:02:09,919 --> 00:02:15,319
Y en ese mismo instante, este documento, nuestro pequeño protagonista, arranca su viaje.

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00:02:16,020 --> 00:02:17,719
Ya no es una idea flotando en el aire, no.

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00:02:18,300 --> 00:02:22,099
Ahora es una orden en firme que pone a trabajar toda la maquinaria del proveedor.

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00:02:22,759 --> 00:02:24,000
Venga, siguiente parada.

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00:02:24,539 --> 00:02:26,580
Pasamos a una fase que es crucial.

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00:02:27,139 --> 00:02:31,900
Es el momento en que los papeles, lo digital, se topa de bruces con la realidad física,

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00:02:32,300 --> 00:02:33,539
la llegada de la mercancía.

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00:02:34,060 --> 00:02:38,120
Si echamos otro vistazo a nuestro mapa, vemos que el viaje avanza.

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00:02:38,539 --> 00:02:41,500
Ya estamos en la segunda columna, recepción de la mercancía.

42
00:02:41,740 --> 00:02:46,240
Aquí es cuando la empresa que hizo la compra se prepara para recibir lo que había pedido.

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00:02:46,840 --> 00:02:48,560
Y efectivamente, ahí está.

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00:02:48,560 --> 00:02:55,360
El camión aparca en el muelle de carga y el personal del almacén se arremanga para una de sus tareas más importantes, la verificación.

45
00:02:55,939 --> 00:02:58,840
Y ojo, que esto no es solo mover cajas de un lado para otro, ni mucho menos.

46
00:02:59,419 --> 00:03:05,879
Justo en este momento entra en juego nuestro segundo documento clave, el albarán, la famosa nota de entrega.

47
00:03:06,159 --> 00:03:08,560
Es ese papel que te da el transportista con las cajas.

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00:03:08,939 --> 00:03:13,159
Vamos, es exactamente lo mismo que cuando nos llega un paquete a casa y firmamos en la maquinita.

49
00:03:13,620 --> 00:03:17,520
Ese documento es la prueba, la evidencia física de que la entrega se ha hecho.

50
00:03:17,979 --> 00:03:20,560
Entonces, el momento de la verdad es este.

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00:03:20,919 --> 00:03:21,800
La verificación.

52
00:03:22,460 --> 00:03:24,620
La gente de almacén coge el albarán por un lado

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00:03:24,620 --> 00:03:26,539
y la nota de pedido original por otro

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00:03:26,539 --> 00:03:27,819
y se pone a cotejar.

55
00:03:28,400 --> 00:03:30,479
A ver, ¿la cantidad es la que pedimos?

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00:03:30,659 --> 00:03:32,000
¿Los modelos son los correctos?

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00:03:32,000 --> 00:03:34,039
Y, por supuesto, echan un buen vistazo

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00:03:34,039 --> 00:03:36,240
para ver si algo viene roto o en mal estado.

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00:03:36,840 --> 00:03:39,860
Si todo cuadra, entonces, y solo entonces, se firma.

60
00:03:40,219 --> 00:03:42,300
Y esa firma en el albarán, cuidado, ¿eh?

61
00:03:42,340 --> 00:03:43,639
Que no es un simple garabato.

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00:03:44,020 --> 00:03:45,439
Es un acto con mucho peso.

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00:03:45,439 --> 00:03:51,419
Es la confirmación oficial de que la empresa da por buena la mercancía y de que el proveedor, por su parte, ha cumplido.

64
00:03:51,979 --> 00:03:56,159
Esa firma es, básicamente, la luz verde para que empiece la última parte del viaje.

65
00:03:56,740 --> 00:04:03,599
Y esa última etapa nos lleva, como no, al departamento de contabilidad, el lugar donde los papeles se transforman en dinero.

66
00:04:04,120 --> 00:04:09,520
Aquí es donde se cierra el círculo, desde que se registra la operación hasta que se realiza el pago definitivo.

67
00:04:10,180 --> 00:04:13,800
Volvemos por última vez a nuestro mapa y ya vemos la línea de meta.

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00:04:13,800 --> 00:04:21,040
Las dos últimas paradas, registro de la factura y pago de la factura, son los dos pasos que cierran todo el proceso.

69
00:04:21,579 --> 00:04:25,259
Todo el trabajo que hemos visto hasta ahora desemboca aquí, en la parte financiera.

70
00:04:25,839 --> 00:04:30,319
Y aquí aparece el tercer y último gran documento de esta obra, la factura.

71
00:04:30,980 --> 00:04:37,519
A ver, si el albarán confirmaba que la mercancía había llegado, la factura lo que hace es pedir el pago, formalmente.

72
00:04:37,519 --> 00:04:39,660
es el documento que básicamente dice

73
00:04:39,660 --> 00:04:41,480
oye, me has entregado lo que te pedí,

74
00:04:41,660 --> 00:04:43,360
he comprobado que está todo bien y ahora

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00:04:43,360 --> 00:04:45,779
esto es lo que te debo. Ni más ni menos.

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00:04:46,300 --> 00:04:47,980
El proceso de pago, como es lógico,

77
00:04:48,120 --> 00:04:49,600
es súper meticuloso.

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00:04:50,019 --> 00:04:51,740
El equipo de contabilidad pone sobre la mesa

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00:04:51,740 --> 00:04:53,639
los tres documentos, la nota de pedido

80
00:04:53,639 --> 00:04:55,459
original, el albarán ya firmado y

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00:04:55,459 --> 00:04:57,620
la factura que acaba de llegar. ¿Y qué hacen?

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00:04:57,920 --> 00:04:59,540
Pues una comprobación a tres bandas para

83
00:04:59,540 --> 00:05:01,600
asegurar que todo coincide al milímetro.

84
00:05:02,160 --> 00:05:03,540
Si el PUD le encaja, la factura se

85
00:05:03,540 --> 00:05:05,500
registra en la contabilidad, se le da el OK

86
00:05:05,500 --> 00:05:11,079
y para pagarla y listo, se emite el pago, ya sea por transferencia, cheque o lo que sea. Y ahora sí,

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00:05:11,279 --> 00:05:16,180
el viaje ha llegado a su fin. Bueno, y después de ver todo este periplo, es normal que surja una

88
00:05:16,180 --> 00:05:21,680
pregunta. ¿Pero de verdad hace falta tanto papeleo, tanta verificación? Y la respuesta es un sí, pero

89
00:05:21,680 --> 00:05:27,199
un sí rotundo. Y ahora vamos a ver por qué, cuál es la lógica que hay detrás de todo esto. Pues mira,

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00:05:27,339 --> 00:05:33,220
en el fondo todo este sistema se apoya sobre tres patas, tres pilares fundamentales. La gestión del

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00:05:33,220 --> 00:05:39,720
cumplimiento, la gestión del riesgo y la gestión de los objetivos. Vamos a explicarlo fácil. La

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00:05:39,720 --> 00:05:43,959
gestión del cumplimiento es para asegurarse de que todo se hace según la ley, por ejemplo,

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00:05:44,139 --> 00:05:48,959
que los impuestos de la factura estén bien. La gestión del riesgo es, básicamente, lo que hace

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00:05:48,959 --> 00:05:53,459
la gente del almacén al revisar la mercancía. ¿Para qué? Pues para evitar pagar por algo que

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00:05:53,459 --> 00:05:58,180
está roto o que no es lo que se pidió. Y la gestión de los objetivos, pues es para garantizar

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00:05:58,180 --> 00:06:02,500
que el departamento que necesitaba el material lo recibe a tiempo y puede seguir haciendo su

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00:06:02,500 --> 00:06:07,860
trabajo así de simple. O sea que, al final, como vemos, esto no es burocracia porque sí. Cada papel,

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00:06:08,100 --> 00:06:13,220
cada firma, cada comprobación, todo eso convierte lo que podría ser un simple intercambio en un

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00:06:13,220 --> 00:06:18,620
sistema sólido de control, de tener las cosas claras y, lo más importante, de confianza. Confianza

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00:06:18,620 --> 00:06:24,339
entre quién compra y quién vende. Y ya para terminar, lanzo una pregunta al aire. Hemos

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00:06:24,339 --> 00:06:29,959
desgranado un proceso que tradicionalmente ha sido muy de papel. Pero claro, vivimos en un

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00:06:29,959 --> 00:06:34,600
mundo cada vez más digital, con facturas electrónicas, firmas digitales. La pregunta es,

103
00:06:34,939 --> 00:06:39,480
¿cómo está cambiando este viaje? ¿Se está haciendo más rápido, más seguro o simplemente

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00:06:39,480 --> 00:06:43,180
está mutando a otra cosa? Bueno, ahí lo dejo, es algo que da para pensar, ¿no?