1
00:00:00,000 --> 00:00:08,920
Proyecto FPMAD digital, ciclo formativo de grado superior de gestión de ventas y espacios

2
00:00:08,920 --> 00:00:13,800
comerciales, módulo profesional, logística de aprovisionamiento.

3
00:00:13,800 --> 00:00:17,440
La documentación comercial ligada al aprovisionamiento.

4
00:00:17,440 --> 00:00:21,720
En esta unidad de trabajo vamos a analizar los diferentes documentos que se generan y

5
00:00:21,720 --> 00:00:26,880
se intercambian durante la gestión de compras, como parte de la gestión del aprovisionamiento,

6
00:00:26,880 --> 00:00:30,560
y algunas herramientas que se puedan utilizar para su emisión.

7
00:00:30,560 --> 00:00:36,000
El objetivo será conocer los diferentes documentos relacionados con el aprovisionamiento e identificar

8
00:00:36,000 --> 00:00:40,120
herramientas para la elaboración y gestión de dichos documentos.

9
00:00:40,120 --> 00:00:44,640
Durante el ciclo de la compra-venta de cualquier materia prima, producto o servicio, se generan

10
00:00:44,640 --> 00:00:49,760
una serie de documentos que permiten verificar y hacer un seguimiento de la operación.

11
00:00:49,760 --> 00:00:54,800
Cuando se detecta una necesidad, para satisfacerla se realiza una compra y con ella se desencadena

12
00:00:54,800 --> 00:00:59,120
un proceso que requiere de un intercambio de información claro y seguro.

13
00:00:59,120 --> 00:01:03,800
Para ello, todo lo acordado entre la empresa y sus proveedores deberá quedar registrado

14
00:01:03,800 --> 00:01:09,920
en diferentes documentos que, en caso de discrepancias, servirán de referencia para comprobar lo pactado

15
00:01:09,920 --> 00:01:12,720
o sucedido en cada etapa del proceso.

16
00:01:12,720 --> 00:01:17,640
El pedido u orden de compra es el primer documento firme que se emite cuando se inicia el proceso

17
00:01:17,640 --> 00:01:22,280
con el proveedor y es el que desencadena el movimiento de materiales.

18
00:01:22,280 --> 00:01:27,360
Cuando el proveedor sirve el pedido, la mercancía se entrega acompañada del albarán o nota

19
00:01:27,360 --> 00:01:31,320
de entrega, siendo este el segundo documento firme del proceso.

20
00:01:31,320 --> 00:01:36,560
Este documento debe ser cotejado con lo recibido y con el pedido realizado para comprobar que

21
00:01:36,560 --> 00:01:41,440
se ha servido lo solicitado y, en caso de discrepancias, éstas deben ser comunicadas

22
00:01:41,440 --> 00:01:43,280
de inmediato al proveedor.

23
00:01:43,280 --> 00:01:47,640
Una vez recibida la mercancía y comprobado que la entrega es correcta, el albarán servirá

24
00:01:47,640 --> 00:01:52,640
como base para emitir la factura, que es el único documento de los hasta ahora emitidos

25
00:01:52,640 --> 00:01:56,080
que tiene validez legal y que demuestra la compra-venta.

26
00:01:56,080 --> 00:02:01,600
Este documento debe coincidir con lo servido y reflejado en el albarán o conjunto de albaranes

27
00:02:01,600 --> 00:02:02,840
en los que se basa.

28
00:02:02,840 --> 00:02:06,880
De no ser así, se deberá solicitar una factura rectificativa.

29
00:02:06,880 --> 00:02:12,560
Recibida y aceptada la factura, se procederá a emitir los documentos de PAP según lo acordado

30
00:02:12,560 --> 00:02:13,760
entre las partes.

31
00:02:13,760 --> 00:02:18,200
Los contratos de venta o suministro, los registros de pedidos y facturas, las fichas de producto,

32
00:02:18,200 --> 00:02:23,720
los documentos de transporte, etc., son documentos relacionados también con el aprovisionamiento,

33
00:02:23,720 --> 00:02:26,000
pero en los que no vamos a detenernos en este momento.

34
00:02:26,000 --> 00:02:30,600
A continuación nos vamos a centrar en conocer las características básicas de los tres

35
00:02:30,600 --> 00:02:32,280
documentos principales.

36
00:02:32,280 --> 00:02:37,200
Empecemos por el pedido, que reflejará los materiales que la empresa solicita al proveedor.

37
00:02:37,200 --> 00:02:42,420
Lo emite la empresa compradora que necesita aprovisionarse y lo recibe la empresa proveedora

38
00:02:42,420 --> 00:02:45,540
que puede suministrar lo solicitado por su cliente.

39
00:02:45,540 --> 00:02:49,740
La información que incluye el pedido puede ser variable y depender de la empresa, pero

40
00:02:49,740 --> 00:02:54,620
habitualmente contiene el número de documento, con numeración correlativa, la fecha de emisión

41
00:02:54,620 --> 00:02:59,340
para computar los plazos de entrega, el nombre y dirección completa de emisor y receptor,

42
00:02:59,340 --> 00:03:03,860
la descripción, unidades y precio unitario de lo solicitado y, en su caso, el importe

43
00:03:03,860 --> 00:03:05,220
total del pedido.

44
00:03:05,220 --> 00:03:07,660
En este caso hablamos de un pedido valorado.

45
00:03:07,660 --> 00:03:11,980
Es muy importante que además el pedido contenga una serie de información adicional que permita

46
00:03:11,980 --> 00:03:16,940
el control de la operación, siendo muy adecuado incluir un teléfono y un correo electrónico

47
00:03:16,940 --> 00:03:21,780
de contacto y, por supuesto, las condiciones comerciales de la compra, tales como descuentos,

48
00:03:21,780 --> 00:03:27,200
gastos, plazos y lugar de entrega, etc., para que sean comprobables por ambas partes.

49
00:03:27,200 --> 00:03:30,020
El formato del documento varía en función del emisor.

50
00:03:30,020 --> 00:03:34,260
Cuando se intercambia impreso, será maquetado de forma coherente con la identidad visual

51
00:03:34,260 --> 00:03:37,660
corporativa de la empresa, como el modelo que estamos viendo.

52
00:03:37,660 --> 00:03:41,860
Este formato es el que utilizan las empresas con bajo volumen de operaciones.

53
00:03:41,860 --> 00:03:46,900
Si el intercambio es digital y si se comparte en PDF o similar, tendrá la misma apariencia

54
00:03:46,900 --> 00:03:51,060
que el impreso, mientras que si se hace a través de un sistema de intercambio de datos

55
00:03:51,060 --> 00:03:56,620
EDI, siglas en inglés de Electronic Data Interchange, sólo será legible mediante

56
00:03:56,620 --> 00:03:59,500
aplicaciones informáticas específicas.

57
00:03:59,500 --> 00:04:04,700
Este último modelo es adecuado para empresas con volumen medio y alto de operaciones.

58
00:04:04,700 --> 00:04:06,140
Continuamos con el albarán.

59
00:04:06,140 --> 00:04:11,300
Refleja los materiales entregados a la empresa por el proveedor y debería contenerlo solicitado

60
00:04:11,300 --> 00:04:12,460
en el pedido.

61
00:04:12,460 --> 00:04:17,340
En caso de no ser así, lo habitual es que el proveedor haya informado de los productos

62
00:04:17,340 --> 00:04:20,300
que no se pueden servir con antelación.

63
00:04:20,300 --> 00:04:25,380
El albarán lo emite la empresa proveedora que entrega la mercancía y lo recibe la empresa

64
00:04:25,380 --> 00:04:29,060
compradora que solicita los materiales para aprovisionarse.

65
00:04:29,060 --> 00:04:33,340
La información que incluye habitualmente es la misma que la del pedido, pues está

66
00:04:33,340 --> 00:04:34,520
basado en él.

67
00:04:34,520 --> 00:04:38,400
Por un lado, información que identifica las partes y los materiales o servicios realmente

68
00:04:38,400 --> 00:04:43,000
servidos o prestados, y si incluye el importe total, será un albarán valorado.

69
00:04:43,000 --> 00:04:48,200
Por otro lado, contendrá también información adicional que permita el control de la operación,

70
00:04:48,200 --> 00:04:53,520
por lo que se mantendrán los datos de contacto imprescindibles si hay disconformidad y el

71
00:04:53,520 --> 00:04:57,520
resto de las cuestiones ya incluidas en el pedido que deban ser tenidas en cuenta al

72
00:04:57,520 --> 00:04:58,520
facturar.

73
00:04:58,520 --> 00:05:03,800
El formato del albarán, similar al del pedido, se emite habitualmente impreso para que acompañe

74
00:05:03,800 --> 00:05:04,800
la mercancía.

75
00:05:04,960 --> 00:05:10,000
Se suele emitir por duplicado y una copia se devuelve al proveedor indicando las discrepancias

76
00:05:10,000 --> 00:05:11,000
si las hay.

77
00:05:11,000 --> 00:05:15,520
Las discrepancias podrían comunicarse también por teléfono, correo electrónico o el medio

78
00:05:15,520 --> 00:05:16,960
que se haya acordado.

79
00:05:16,960 --> 00:05:21,120
El formato será también coherente con la identidad visual corporativa de la empresa

80
00:05:21,120 --> 00:05:22,480
y similar al pedido.

81
00:05:22,480 --> 00:05:25,400
Un ejemplo sería el modelo que estamos viendo.

82
00:05:25,400 --> 00:05:30,680
Por último, analizamos la factura y recordamos que es el documento que demuestra la compraventa

83
00:05:30,680 --> 00:05:34,480
y el único de los estudiados hasta ahora que tiene validez legal.

84
00:05:34,480 --> 00:05:39,480
La factura la emite la empresa proveedora que entrega la mercancía y la recibe la empresa

85
00:05:39,480 --> 00:05:44,520
que solicita los materiales para aprovisionarse, en ambos casos igual que el albarán.

86
00:05:44,520 --> 00:05:49,080
La información que debe contener la factura no depende del emisor, sino de lo estipulado

87
00:05:49,080 --> 00:05:56,160
en el Real Decreto 1619-2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el

88
00:05:56,160 --> 00:05:58,700
que se regulan las obligaciones de facturación.

89
00:05:58,700 --> 00:06:03,760
Escaneando el código QR Facilitat se puede consultar esta normativa.

90
00:06:03,760 --> 00:06:08,760
Los datos mencionados son el número y la serie en caso necesario, ambos correlativos,

91
00:06:08,760 --> 00:06:13,160
la fecha de su expedición o emisión, el nombre y apellidos, razón o denominación

92
00:06:13,160 --> 00:06:18,480
social completa tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones,

93
00:06:18,480 --> 00:06:24,440
así como su domicilio, el número de identificación fiscal de ambas partes, la descripción de

94
00:06:24,440 --> 00:06:30,080
las operaciones, el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento, la base imponible

95
00:06:30,080 --> 00:06:36,200
de las operaciones, el tipo o tipos impositivos aplicados y la cuota tributaria que se repercuta,

96
00:06:36,200 --> 00:06:39,040
todo por separado, y el total de la factura.

97
00:06:39,040 --> 00:06:43,280
En caso de que la operación se haya realizado antes de la emisión de la factura, se incluirá

98
00:06:43,280 --> 00:06:45,360
también esa fecha.

99
00:06:45,360 --> 00:06:49,640
Además de estos datos legales, la factura puede contener cualesquiera otras menciones.

100
00:06:49,640 --> 00:06:53,000
Esta frase hace referencia a la información adicional.

101
00:06:53,000 --> 00:06:57,480
Normalmente se hará referencia al número o números de albarán que se están facturando

102
00:06:57,480 --> 00:07:02,160
en el documento, a la forma de pago de la factura y a la información que se haya incluido

103
00:07:02,160 --> 00:07:05,560
en los documentos precedentes que se considere relevante.

104
00:07:05,560 --> 00:07:09,600
El formato del documento de factura es libre, no como su contenido.

105
00:07:09,600 --> 00:07:14,280
Si el intercambio es impreso, el formato será similar al del pedido y el albarán.

106
00:07:14,280 --> 00:07:19,080
Si la facturación es digital, formato actualmente obligatorio para negocios que facturen más

107
00:07:19,080 --> 00:07:25,040
de 8 millones de euros anuales y a partir de 2025 para todos los negocios, podrá ser

108
00:07:25,040 --> 00:07:26,040
de dos tipos.

109
00:07:26,040 --> 00:07:30,600
La más sencilla, denominada sin estructurar, con la misma apariencia que la empresa, pero

110
00:07:30,600 --> 00:07:36,280
intercambiada a través de medios electrónicos, o estructurada, emitida e intercambiada a

111
00:07:36,280 --> 00:07:40,160
través de sistemas EDI, de intercambio electrónico de datos.

112
00:07:40,160 --> 00:07:43,400
Todas las aplicaciones de gestión empresarial incluyen esta opción.

113
00:07:43,400 --> 00:07:48,040
Como ejemplo, podemos ver en pantalla las herramientas electrónicas de la aplicación

114
00:07:48,040 --> 00:07:49,960
educativa Factusor.

115
00:07:49,960 --> 00:07:55,440
A continuación, se proponen varias prácticas relacionadas con la emisión de estos documentos.

116
00:07:55,440 --> 00:07:59,440
Como primera práctica, vamos a utilizar las plantillas de Microsoft Word para creación

117
00:07:59,440 --> 00:08:06,160
de documentos comerciales, tan sencillo como abrir Word, pinchar en la opción Nuevo, indicar

118
00:08:06,160 --> 00:08:11,280
el nombre de la plantilla que queremos localizar, en este caso albarán, seleccionar aquella

119
00:08:11,280 --> 00:08:16,280
que más se ajusta a las necesidades, crear el documento y modificarlo para adaptar la

120
00:08:16,280 --> 00:08:18,200
plantilla a lo deseado.

121
00:08:18,200 --> 00:08:23,560
Como segunda práctica, vamos a seguir los mismos pasos, pero esta vez con una hoja de

122
00:08:23,560 --> 00:08:30,600
cálculo, indicada especialmente para pedidos y albaranes valorados, así como para facturas.

123
00:08:30,600 --> 00:08:35,240
Abrimos la aplicación Excel o cualquier otra hoja de cálculo con las mismas prestaciones,

124
00:08:35,240 --> 00:08:40,760
pinchamos en la opción Nuevo, indicamos el nombre de la plantilla que queremos localizar,

125
00:08:40,760 --> 00:08:46,060
en este caso Factura, seleccionamos la que más se ajuste a las necesidades, creamos

126
00:08:46,060 --> 00:08:52,620
el documento y lo modificamos, en este caso nos aseguramos de que tanto los datos como

127
00:08:52,620 --> 00:08:58,700
las operaciones coinciden con lo especificado en la normativa, para que la factura cumpla

128
00:08:58,700 --> 00:09:00,820
con todos los requisitos legales.