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¿A que suena familiar esa sensación de que la oficina se ahoga en un mar de papeles y archivos

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00:00:03,740 --> 00:00:09,119
digitales? Es que cada día las empresas generan una cantidad de información, bueno, enorme. Pues

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00:00:09,119 --> 00:00:13,560
bien, vamos a ver exactamente cómo podemos convertir todo ese caos en un activo súper

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00:00:13,560 --> 00:00:19,120
organizado y sobre todo muy potente. Y es que, a ver, la escena es la de siempre en cualquier

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00:00:19,120 --> 00:00:24,260
oficina, ¿no? Una auténtica avalancha de todo. Correspondencia, informes, facturas,

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00:00:24,480 --> 00:00:29,399
emails que no paran de llegar. Gestionar todo ese flujo de información es sin duda una tarea

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00:00:29,399 --> 00:00:35,060
clave para cualquier organización. Esta imagen seguro que nos resulta familiar a más de uno. Es

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00:00:35,060 --> 00:00:40,679
esa sensación de estar literalmente sepultado bajo montañas de papeles y ni hablemos de las

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00:00:40,679 --> 00:00:45,020
carpetas digitales, todas desordenadas. Es un sentimiento que al final genera muchísimo estrés

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00:00:45,020 --> 00:00:51,920
y, lo que es peor, nos hace súper ineficientes. Y claro, aquí es donde surgen las preguntas del

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00:00:51,920 --> 00:00:57,460
millón. Esas que toda organización se hace en algún momento. A ver, ¿qué guardamos exactamente?

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00:00:57,460 --> 00:01:03,579
dónde metemos todo esto y durante cuánto tiempo. ¿Es verdad eso de que algunas cosas se tienen que

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00:01:03,579 --> 00:01:09,379
destruir? Pues bien, esas son justo las claves que vamos a desvelar. Pues la solución a todo

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00:01:09,379 --> 00:01:14,760
este caos tiene un nombre y es el archivo. Pero ojo, no pensemos en la típica habitación llena

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00:01:14,760 --> 00:01:19,900
de polvo y olvidada. Para nada. El archivo moderno es otra cosa. Es la memoria colectiva,

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00:01:19,900 --> 00:01:24,739
es el cerebro de la organización. Entonces, ¿qué es un archivo exactamente? Bueno,

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00:01:24,739 --> 00:01:29,000
Si nos ponemos formales, la definición es bastante clara. Es el conjunto de documentos

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00:01:29,000 --> 00:01:33,200
que una empresa produce o recibe en su día a día. Pero lo importante aquí es que su

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00:01:33,200 --> 00:01:37,719
objetivo no es solo guardar por guardar, sino conservar por razones muy, muy concretas.

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00:01:38,219 --> 00:01:43,280
Es que un archivo bien gestionado cumple cuatro funciones que son, vamos, esenciales. Por

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00:01:43,280 --> 00:01:47,959
un lado, claro, guarda y protege los documentos. Además, facilita que encontremos lo que buscamos

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00:01:47,959 --> 00:01:51,819
al momento. También funciona como el centro neurálgico de información de la empresa,

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00:01:51,819 --> 00:01:56,900
de dónde se tira para tomar decisiones. Y por último, y esto es importantísimo, nos asegura

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00:01:56,900 --> 00:02:01,019
que estamos cumpliendo con la ley. Vale, para entender bien cómo se organiza todo esto, creo

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00:02:01,019 --> 00:02:05,620
que lo mejor es seguirle la pista a un documento. Imaginar su viaje, desde que nace hasta que llega

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00:02:05,620 --> 00:02:10,599
a su destino final. Vamos a ver cómo es esa historia. Resulta que todo documento tiene un

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00:02:10,599 --> 00:02:17,240
ciclo de vida, con cuatro fases muy claras. Primero, su nacimiento, cuando se crea o se recibe. Luego

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00:02:17,240 --> 00:02:22,479
llega la madurez, la época en la que se usa y se consulta sin parar. Después entra en declive,

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00:02:22,620 --> 00:02:27,599
cuando ya casi no se mira. Y finalmente llega la eliminación, que puede ser o bien su destrucción

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00:02:27,599 --> 00:02:33,039
o bien su conservación para siempre. Y lo interesante es que este ciclo de vida encaja

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00:02:33,039 --> 00:02:37,219
perfectamente con cómo se organizan los archivos. O sea, cada una de estas fases tiene su propio

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00:02:37,219 --> 00:02:42,560
sitio, ya sea un lugar físico o uno digital. Empezamos con el archivo activo, que también se

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00:02:42,560 --> 00:02:47,039
llama de gestión. Aquí es donde viven los documentos jóvenes, los que se consultan a

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día año. Pensemos en los papeles que tenemos encima de la mesa, las facturas de este mes o

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00:02:51,379 --> 00:02:56,860
esos archivos en la carpeta de proyectos actuales del ordenador. Lo del día a día, vamos. Después

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00:02:56,860 --> 00:03:02,599
pasamos al archivo semiactivo o intermedio. Este sería el hogar de los documentos que ya no se

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00:03:02,599 --> 00:03:07,560
usan todos los días, pero que, oye, de vez en cuando hay que consultar. Se sacan del archivo

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00:03:07,560 --> 00:03:12,620
activo para que no estorben, pero la clave es que siguen estando accesibles. Y por último,

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00:03:12,979 --> 00:03:18,939
llegamos al archivo inactivo o definitivo. Aquí es, literalmente, donde los documentos se jubilan.

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00:03:19,379 --> 00:03:23,919
Ya no sirven para el día a día del negocio, pero se guardan o porque la ley lo obliga o porque son

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parte de la historia de la empresa. Lo importante es que este ya es su destino final, no hay más

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00:03:28,699 --> 00:03:35,259
pasos. Muy bien, ya sabemos qué es un archivo y cómo viven los documentos dentro de él. Ahora,

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00:03:35,259 --> 00:03:38,520
La gran pregunta, ¿cómo se organiza todo esto en la práctica?

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00:03:39,099 --> 00:03:41,639
Pues básicamente hay dos modelos principales.

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00:03:42,319 --> 00:03:44,780
Las empresas suelen tirar por uno de dos caminos.

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00:03:44,979 --> 00:03:47,740
Y la elección, la verdad, dice mucho de su cultura.

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00:03:48,080 --> 00:03:49,259
Por un lado está el modelo centralizado.

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00:03:50,219 --> 00:03:51,879
Toda la información en un único sitio.

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00:03:52,319 --> 00:03:56,639
Lo bueno, garantiza orden, coherencia, es ideal para organizaciones más jerárquicas.

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00:03:57,080 --> 00:03:59,400
Lo malo, puede hacer que el acceso sea más lento.

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00:03:59,979 --> 00:04:01,259
La otra opción es el modelo descentralizado.

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Cada departamento gestiona lo suyo.

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Este es más ágil, funciona genial en equipos que colaboran mucho, pero tiene un riesgo,

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que se convierte en un caos si no hay unas reglas claras para todo el mundo.

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00:04:12,340 --> 00:04:16,259
Y llegamos a la fase final, que es también la más delicada de todas en la vida de un

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00:04:16,259 --> 00:04:18,279
documento, decidir qué pasa con él.

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00:04:18,680 --> 00:04:21,339
Y ojo, que esta decisión no es ninguna tontería, ¿eh?

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00:04:21,660 --> 00:04:24,779
Conlleva obligaciones legales y de seguridad muy, muy serias.

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00:04:25,519 --> 00:04:28,779
Básicamente hay tres grandes motivos para conservar un documento.

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00:04:29,100 --> 00:04:31,399
El primero, y más obvio, es por obligación legal.

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00:04:31,720 --> 00:04:32,519
La ley lo exige.

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00:04:32,720 --> 00:04:33,100
Y punto.

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00:04:33,100 --> 00:04:38,779
El segundo es por su utilidad para el negocio. La información que tienen es fundamental para tomar decisiones.

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00:04:39,079 --> 00:04:45,420
Y el tercero es por su valor histórico. Las primeras facturas, los bocetos del primer producto, la historia de la empresa.

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00:04:46,079 --> 00:04:50,240
Y ya que hablamos de obligaciones legales, hay una cifra que hay que grabarse a fuego.

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00:04:50,879 --> 00:04:57,660
En España, el Código de Comercio es muy claro. Los empresarios tienen que conservar libros, correspondencia, justificantes,

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00:04:57,660 --> 00:05:01,620
todo lo relacionado con su negocio durante un mínimo de seis años.

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00:05:02,079 --> 00:05:04,740
¡Seis años desde el último apunte! ¡Ahí es nada!

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00:05:05,379 --> 00:05:09,620
Pero claro, hoy en día archivar ya no es solo guardar papeles en una caja.

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00:05:10,120 --> 00:05:15,500
La inmensa mayoría de la información es digital y, lo que es más importante, contiene datos personales.

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00:05:15,740 --> 00:05:21,439
Y proteger esos datos con normativas como el famoso RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos,

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00:05:21,740 --> 00:05:24,420
eso ya no es una opción, es una obligación ineludible.

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00:05:25,199 --> 00:05:30,459
Vale, ¿y qué pasa cuando un documento ya no sirve para nada y además ha cumplido su plazo legal de conservación?

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00:05:30,720 --> 00:05:32,480
Pues que su vida tiene que terminar.

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00:05:32,959 --> 00:05:35,120
Pero, cuidado, no de cualquier manera.

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00:05:35,620 --> 00:05:41,040
Su destrucción, sobre todo si tiene datos confidenciales, tiene que ser totalmente segura e irreversible.

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00:05:41,800 --> 00:05:45,600
Este proceso de eliminación, que a veces se llama expurgo, tiene unas reglas de oro.

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00:05:46,060 --> 00:05:49,459
La primera, jamás tirar documentos sensibles a la basura tal cual.

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00:05:49,639 --> 00:05:53,300
La segunda, y la más habitual, es usar una buena destructora de papel.

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00:05:53,300 --> 00:05:59,360
Y la tercera, si hablamos de mucho volumen o de información supersensible, lo ideal es contratar a una empresa especializada.

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00:05:59,800 --> 00:06:02,980
Te garantizan la seguridad y hasta te dan un certificado de destrucción.

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00:06:03,600 --> 00:06:08,019
Y con esto llegamos al final de nuestro análisis, pero abrimos una puerta a la reflexión.

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00:06:08,579 --> 00:06:15,560
Porque, a ver, dominar el archivo en papel ya es un reto, pero el verdadero desafío, el que tenemos ya encima, es el digital.

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¿Cómo vamos a asegurarnos de que nuestros documentos más importantes sobrevivan al paso del tiempo,

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00:06:20,699 --> 00:06:24,339
a los cambios de formato, a los programas que se quedan obsoletos?

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00:06:24,899 --> 00:06:28,980
Esa es, sin duda, la pregunta clave para la memoria de las empresas del futuro.