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A ver, ¿a quién no le ha pasado? Ese momento de pánico, la página en blanco, justo cuando

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00:00:04,919 --> 00:00:09,519
tienes que empezar un documento súper importante, de esos que pueden decidir si un proyecto

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00:00:09,519 --> 00:00:14,220
sale adelante o no, pues es algo que pasa constantemente. Pero la clave, la diferencia

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00:00:14,220 --> 00:00:17,339
entre que salga bien o mal, está en saber cómo manejar esa situación.

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Y todo esto, bueno, arranca con una situación que seguro que es una familiar. Una petición

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00:00:22,859 --> 00:00:27,199
de última hora. Ahí tenemos a Sofía, jefa de proyectos, que se enfrenta a un reto de

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00:00:27,199 --> 00:00:32,119
los buenos, uno que puede afectar a la imagen de toda su empresa. Le han encargado crear el

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00:00:32,119 --> 00:00:37,320
documento de propuesta estándar y tiene que ser, bueno, perfecto. Entonces, la gran pregunta es,

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¿cómo pasamos de ese agobio, de ese pánico, a tener una herramienta que de verdad nos ayude

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00:00:42,420 --> 00:00:46,880
en el negocio? Pues eso es justo lo que vamos a desgranar ahora. Vamos a ver las técnicas para

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que un simple procesador de textos se convierta en algo mucho más potente, en una herramienta

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00:00:51,920 --> 00:00:56,820
estratégica. Venga, pues vamos al lío. La historia de Sofía y Ricardo es, en el fondo,

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la historia de cualquier oficina. El famoso documento crucial, ese archivo que, si lo clavas,

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te cierra un acuerdo, pero como metas la pata, pues proyectas una imagen de poca seriedad que

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no veas. El reto que tiene Sofía es enorme, de verdad, porque no es sólo cuestión de ponerse

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a escribir, lo que tiene que conseguir es que cada propuesta que salga de su empresa respire

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profesionalidad por los cuatro costados y que, además, todas sigan la misma línea, la misma

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00:01:20,939 --> 00:01:25,439
marca. Y claro, su editor de textos de toda la vida pues se le queda corto, no va bien con tablas

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complejas ni con imágenes y lo peor de todo, no le garantiza esa uniformidad. Y es justo aquí donde

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entra en escena su mentor, Ricardo. Y con esto llegamos a la primera lección de Ricardo, que es

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de verdad el secreto que usan los profesionales para montar documentos de forma lógica y sin

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volverse locos. La clave es muy sencilla, piensa primero en la estructura, en los cimientos y ya

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luego te preocuparás de la decoración. A ver, vamos a comparar las dos maneras de hacerlo. Por

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un lado está la forma amateur, que es ir título por título, cambiando a mano la fuente, el tamaño,

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el color, un rollo, vamos, lento y súper fácil equivocarse. Y luego está la forma profesional,

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que es usar estilos. Haces un clic y ¡pum! aplicas un montón de reglas de formato de golpe. El

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resultado, coherencia total y una velocidad increíble. Pero ojo, que aquí viene lo más

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importante. Cuando usamos estilos como título 1 o título 2, no estamos solo cambiando el aspecto

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del texto. Le estamos dando pistas al programa. Le estamos diciendo, oye, esto es un capítulo

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00:02:23,180 --> 00:02:28,900
principal, esto de aquí es un subtítulo. Es literalmente el plano de nuestro documento. O sea,

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para que quede claro, un estilo no es más que un paquetito de reglas de formato que guardamos con

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00:02:34,240 --> 00:02:39,800
un nombre. Y así, en vez de hacer 10 clics para cada título, haces solo uno. Ahí, justo ahí,

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es donde empieza la verdadera eficiencia. Y ahora, ¡chachán! Llega el primer gran premio

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00:02:45,479 --> 00:02:49,919
por haber hecho las cosas bien. Como el programa ya entiende la estructura del documento gracias

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a los estilos, es capaz de generar una tabla de contenidos, un índice, de forma totalmente

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automática. ¡Perfecto! Se acabó eso de estar tecleando los números de página a mano y tener

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que actualizarlos cada vez que mueves un párrafo. Vale, ya tenemos los cimientos. La estructura está

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00:03:04,719 --> 00:03:09,960
sólida. El siguiente paso es conseguir que cada documento sea como un embajador de nuestra marca.

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00:03:10,620 --> 00:03:14,939
Vamos a ver cómo se crea una identidad visual que sea coherente en absolutamente todo lo que

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00:03:14,939 --> 00:03:20,000
hacemos. Y para esto, la herramienta fundamental es la plantilla. Pensemos en una plantilla como

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el esqueleto del documento. Ahí guardamos todo. Los estilos que hemos creado, la configuración

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de la página, los logos, todo. De esta manera, cuando alguien del equipo de Sofía empieza un

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00:03:30,159 --> 00:03:34,919
documento nuevo no parte de una hoja en blanco, sino de un archivo que ya es de base 100%

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corporate. Y dentro de esa plantilla ya dejamos preparadas las cosas importantes. Por ejemplo,

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los encabezados, para que el logo de la empresa esté en cada página. O los keys de página para

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00:03:43,840 --> 00:03:48,280
la numeración y la info de contacto. Incluso podemos usar la opción de primera página diferente

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00:03:48,280 --> 00:03:53,020
para que la portada quede limpia, sin numeración ni nada. Lo dejas todo atado y bien atado para

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00:03:53,020 --> 00:03:58,860
que nadie se salga del guión. Y ahora sí que sí. Llega el momento, ajá, el punto en el que nuestro

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documento, que ya está bien estructurado, se convierte en una máquina de producir. Vamos a

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00:04:03,419 --> 00:04:09,879
hablar de automatizar cosas. La primera herramienta para esto son las macros. Una macro es básicamente

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00:04:09,879 --> 00:04:16,040
como una grabadora. Tú le das a grabar, haces una serie de acciones, imagínate crear una tabla con

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00:04:16,040 --> 00:04:21,339
un formato súper específico. La macro lo graba todo y a partir de ese momento, con un simple

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00:04:21,339 --> 00:04:27,220
atajo de teclado, ¡zas! Repite toda esa secuencia en un abrir y cerrar de ojo. Y lo mejor es que

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00:04:27,220 --> 00:04:32,519
grabar una macro es mucho más fácil de lo que parece. De verdad. Le das a grabar, haces lo que

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00:04:32,519 --> 00:04:37,100
tengas que hacer una vez, como lo harías normalmente, y le das a parar. Ya está. El

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programa se lo ha aprendido de memoria y lo ha convertido en un comando que puedes usar cuando

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00:04:41,199 --> 00:04:47,199
quieras. Las macros son una pasada para automatizar tareas dentro de un mismo documento. Pero, ¿y si

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00:04:47,199 --> 00:04:51,759
lo que necesitamos es crear cientos de documentos personalizados de una sola vez? Bueno, pues la

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00:04:51,759 --> 00:04:56,180
herramienta que viene ahora es que es un antes y un después. Sobre todo para temas de comunicación

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00:04:56,180 --> 00:05:01,199
o ventas. Hablemos de la combinación de correspondencia. Este sistema se basa en dos

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00:05:01,199 --> 00:05:06,560
piezas fundamentales. La primera es la fuente de datos. Imaginemos una hoja de cálculo,

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00:05:06,740 --> 00:05:11,800
una tabla muy simple, con columnas para el nombre del cliente, su dirección, el producto que le

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00:05:11,800 --> 00:05:16,899
interesa, vamos, cualquier dato que luego queramos usar para personalizar el documento. La segunda

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00:05:16,899 --> 00:05:22,240
pieza del puzle es nuestro documento principal, la plantilla, pero con un truco. En los sitios

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00:05:22,240 --> 00:05:26,540
donde iría la información personalizada, como el nombre del cliente, no escribimos el nombre,

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00:05:26,740 --> 00:05:30,980
sino que insertamos un campo especial, como una etiqueta, un mercador que le dice al programa

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00:05:30,980 --> 00:05:35,839
oye, aquí tienes que poner el nombre que saques de la tabla de datos. Y entonces es cuando ocurre

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00:05:35,839 --> 00:05:40,480
la magia. Al juntar la lista de datos con la plantilla, el programa se pone a trabajar y

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00:05:40,480 --> 00:05:45,699
crea automáticamente un documento personalizado para cada una de las filas de la tabla. Va

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reemplazando a las etiquetas por la información real. ¿El resultado? Cientos de cartas, de correos

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00:05:50,620 --> 00:05:55,980
electrónicos. Lo que sea, totalmente personalizados y listos en segundos. Bueno, pues ya lo tenemos.

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Un documento sólido con una imagen de marca impecable y con procesos que nos ahorran un

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00:06:00,959 --> 00:06:07,279
montón de tiempo. Pero claro, casi nunca trabajamos solos. Así que vamos a ver la última fase. ¿Cómo

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00:06:07,279 --> 00:06:12,139
colaborar con el equipo y cómo entregar el documento final de forma profesional? Aquí la

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herramienta estrella, sin duda, es el control de cambios. Cuando lo activas, cualquier cosa que

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modifique un compañero no se aplica directamente, sino que aparece como una sugerencia, cada una

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con un color diferente. Esto es genial porque te deja un historial clarísimo de quién ha propuesto

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qué y te permite ir aceptando o rechazando cada cambio de una forma súper ordenada. Y llegamos al

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último paso, que es absolutamente crucial. Después de todo este curro, de todo este esfuerzo, la

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entrega final al cliente tiene que ser perfecta, inalterable. El formato tiene que estar, como

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quien dice blindado y para conseguir eso el estándar profesional es sin ninguna duda exportar

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a pdf un pdf es como una foto del documento lo encapsula todo da igual que programa use la

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persona que lo recibe que sistema operativo tenga o si le faltan las fuentes que hemos usado le da

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igual va a haber exactamente el mismo diseño que creamos nosotros sin que se mueva ni una coma así

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que después de todo este viaje la pregunta final es casi obligatoria de verdad seguimos viendo el

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procesador de textos como una simple máquina de escribir? ¿O hemos descubierto que, si lo

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dominamos, es en realidad un motor potentísimo para estandarizar, para automatizar y para

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proyectar una imagen profesional en cualquier negocio?