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00:00:00,000 --> 00:00:18,000
En este vídeo tutorial vamos a ver cómo gestionar los participantes a los que va dirigida

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00:00:18,000 --> 00:00:22,000
nuestra encuesta o formulario.

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00:00:22,000 --> 00:00:31,000
Entramos a nuestro formulario y en configuración buscamos participantes del formulario.

3
00:00:31,000 --> 00:00:35,000
Si no hemos restringido el acceso veremos esta pantalla que nos indica que el formulario

4
00:00:35,000 --> 00:00:37,000
está en modo abierto.

5
00:00:37,000 --> 00:00:42,000
En este caso el formulario podrá rellenarlo cualquier participante sin necesidad de identificarse

6
00:00:42,000 --> 00:00:45,000
y sin utilizar contraseña.

7
00:00:45,000 --> 00:00:50,000
Nosotros vamos a ver cómo configurar el formulario para que sólo puedan realizarlo las personas

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00:00:50,000 --> 00:00:57,000
que reciben un correo que vamos a enviarles, cada uno con una contraseña única.

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00:00:57,000 --> 00:01:03,000
Desde el formulario se enviará un correo a cada uno de los participantes.

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00:01:03,000 --> 00:01:09,000
Pulsamos en cambiar a formulario de acceso restringido.

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00:01:09,000 --> 00:01:13,000
Me indica que se ha creado la tabla de participantes, aunque ahora mismo tiene cero registros.

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00:01:13,000 --> 00:01:16,000
Vamos a continuar.

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00:01:16,000 --> 00:01:20,000
Ahora podemos añadir uno a uno los participantes de la encuesta.

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00:01:20,000 --> 00:01:23,000
Hacemos clic en añadir participante.

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00:01:23,000 --> 00:01:32,000
Vamos a incluir un participante de forma manual, nombre, formación, apellido, innovación,

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00:01:32,000 --> 00:01:38,000
correo y guardar y cerrar.

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00:01:38,000 --> 00:01:43,000
Estos tres son los campos que son obligatorios para añadir participantes.

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00:01:43,000 --> 00:01:49,000
Ahora ya tengo como vemos aquí un participante en mi tabla de participantes.

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00:01:49,000 --> 00:01:52,000
Vemos aquí que también hay una opción de crear participantes ficticios.

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00:01:52,000 --> 00:01:53,000
¿Esto para qué sirve?

21
00:01:53,000 --> 00:01:59,000
Bueno, pues se puede usar para los participantes ficticios cuando no deseamos enviar invitaciones

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00:01:59,000 --> 00:02:04,000
por correo electrónico a los participantes de la encuesta, sino darles los códigos por

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00:02:04,000 --> 00:02:05,000
otros medios.

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00:02:05,000 --> 00:02:10,000
A ver, un ejemplo sería si vamos a dar una ponencia y no conocemos las identidades de

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00:02:10,000 --> 00:02:15,000
los participantes, pero queremos luego que rellenen un determinado formulario, una encuesta

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00:02:15,000 --> 00:02:20,000
de valoración, pues podemos generar los códigos con participantes ficticios y luego repartírselos

27
00:02:20,000 --> 00:02:21,000
en un documento.

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00:02:21,000 --> 00:02:27,000
De esta manera el formulario no está abierto, pero podemos invitar a los participantes a

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00:02:27,000 --> 00:02:31,000
los que va dirigido sin necesidad de conocer a priori sus datos y sus correos electrónicos.

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00:02:31,000 --> 00:02:35,000
Venga, vamos a crear cinco participantes ficticios.

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00:02:35,000 --> 00:02:38,000
Vamos aquí a crear participantes, ponemos cinco.

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00:02:38,000 --> 00:02:46,000
Vamos a cambiar el código de acceso a cinco también, que no sea tan largo, y ya estaría.

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00:02:55,000 --> 00:03:01,000
Si lo que tenemos es una lista de participantes y sus correos en una hoja de cálculo, en

34
00:03:01,000 --> 00:03:08,000
lugar de meterlos uno a uno, se pueden subir generando un fichero CSV de importación.

35
00:03:08,000 --> 00:03:13,000
Yo por ejemplo aquí tengo una lista de cuatro participantes, nombre, apellidos y correo

36
00:03:13,000 --> 00:03:15,000
a modo de ejemplo.

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00:03:15,000 --> 00:03:21,000
Vamos a ver cómo hacerlo, si seleccionamos aquí para importar en formato CSV, nos piden

38
00:03:21,000 --> 00:03:28,000
que adjuntemos el fichero y aquí nos dan información sobre el tipo de fichero y características

39
00:03:28,000 --> 00:03:31,000
para que funcione la importación.

40
00:03:31,000 --> 00:03:35,000
Lo ideal es tener una plantilla, porque así simplemente pegamos en la plantilla y ya tenemos

41
00:03:35,000 --> 00:03:36,000
el fichero.

42
00:03:36,000 --> 00:03:40,000
Entonces, para los que nos gusta disponer de una plantilla, pues yo suelo utilizar el

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00:03:40,000 --> 00:03:41,000
siguiente truco.

44
00:03:41,000 --> 00:03:47,000
Lo que hago es, primero una exportación y el fichero exportado lo reutilizo como plantilla.

45
00:03:47,000 --> 00:03:51,000
Mira, cierro aquí y ahora voy a exportar.

46
00:03:51,000 --> 00:03:55,000
Lo que estoy haciendo es exportar la tabla de participantes a un fichero.

47
00:03:55,000 --> 00:04:05,000
Voy aquí a descargar el fichero CSV y este fichero que hemos descargado ya tiene el

48
00:04:06,000 --> 00:04:10,000
formato y las características requeridas para usarlo para importar.

49
00:04:10,000 --> 00:04:13,000
Entonces lo voy a utilizar como plantilla.

50
00:04:13,000 --> 00:04:21,000
Lo que hago es, para editarlo, lo abro con el libreo Fiscalc, indicando que el separador

51
00:04:21,000 --> 00:04:28,000
de campos es coma y ahora ya vemos aquí, tenemos abierto, pues son los participantes

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00:04:28,000 --> 00:04:32,000
que teníamos en la tabla, que son los que hemos descargado al exportar.

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00:04:32,000 --> 00:04:35,000
Bien, no me interesan estos registros ahora, sino que lo que quiero es crear una plantilla

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00:04:36,000 --> 00:04:40,000
con esto, así que lo borro todo, dejo solo la primera fila y este fichero ya me sirve

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00:04:40,000 --> 00:04:45,000
como plantilla, porque además está en el formato CSV correcto.

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00:04:45,000 --> 00:04:50,000
Entonces ahora lo que hacemos es, como los campos son obligatorios, son nombre, apellidos

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00:04:50,000 --> 00:04:54,000
y correo, que son estos tres de aquí, pues yo me voy a mi hoja de cálculo donde los

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00:04:54,000 --> 00:05:04,000
tengo, los copio, vuelvo a la plantilla, me coloco aquí en el lugar, los pego y ya está,

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00:05:04,000 --> 00:05:13,000
ya tengo ya guardando este fichero, le doy a guardar como, le pongo de nombre para importar

60
00:05:13,000 --> 00:05:20,000
y mantengo el formato CSV, ya tenemos el fichero y ahora vamos al formulario, cerramos ya esta

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00:05:20,000 --> 00:05:32,000
ventana de aquí y volvemos a seleccionar aquí en crear, importar desde CSV y anexamos

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00:05:32,000 --> 00:05:37,000
el fichero que acabamos de guardar, este será para importar CSV, ahora hay que bajar

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00:05:37,000 --> 00:05:43,000
aquí hasta encontrar el botón subir, pinchamos y aquí nos muestra el resultado de la importación,

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00:05:43,000 --> 00:05:52,000
ya tenemos estos cuatro participantes importados de forma masiva, vamos a mostrar participantes

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00:05:52,000 --> 00:05:54,000
y aquí los vemos.

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00:05:54,000 --> 00:05:59,000
Otra cosa que podemos hacer en esta tabla es borrar un participante, si hay un participante

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00:05:59,000 --> 00:06:04,000
que lo queremos borrar antes de enviar ninguna encuesta ni nada, ningún correo, pues damos

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00:06:04,000 --> 00:06:11,000
aquí en este icono de la basura y para hacer un borrado masivo o otras acciones masivas

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00:06:11,000 --> 00:06:16,000
podemos hacer clic aquí en más de uno y aquí abajo donde pone participantes seleccionados

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00:06:16,000 --> 00:06:21,000
desplegamos y vemos lo que podemos hacer, podríamos borrar, podríamos enviar recordatorio,

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00:06:22,000 --> 00:06:23,000
voy a borrar estos,

72
00:06:29,000 --> 00:06:33,000
vale para poder enviar invitaciones es necesario que los participantes tengan un código de acceso

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00:06:33,000 --> 00:06:39,000
generado, una contraseña, entonces vamos a ver cómo generar las contraseñas, simplemente hacemos

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00:06:39,000 --> 00:06:45,000
clic aquí en generar contraseñas, me pide confirmar que va a generar contraseña a todos los que aún

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00:06:45,000 --> 00:06:54,000
no la tengan, confirmo y si vamos ahora a mostrar participantes vemos cómo ahora aquí se me ha

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00:06:54,000 --> 00:07:01,000
activado la posibilidad de invitar a completar el formulario por correo electrónico, esto lo

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00:07:01,000 --> 00:07:07,000
podríamos hacer para un usuario concreto o para todos de forma masiva desde aquí.

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00:07:07,000 --> 00:07:17,000
Cuando yo le doy a enviar correo electrónico me sale aquí la plantilla con el correo que van

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00:07:17,000 --> 00:07:25,000
a recibir, yo voy a modificar aquí el correo de envío del campo de, voy a poner mi correo

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00:07:25,000 --> 00:07:34,000
gtavoada arroba educa.madrid.org, lo demás de la plantilla lo voy a dejar igual y le damos

81
00:07:34,000 --> 00:07:46,000
aquí a que se envíen los correos y ahora ya hemos enviado el correo a los participantes,

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00:07:48,000 --> 00:07:53,000
esto para poder hacer esto sería importante que es necesario que el formulario esté activo,

83
00:07:53,000 --> 00:08:00,000
si no vamos a recibir el siguiente mensaje de advertencia. Por último vamos a ver cómo es el

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00:08:00,000 --> 00:08:05,000
correo que reciben los participantes, voy a abrir el correo y el participante que se lo

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00:08:05,000 --> 00:08:11,000
habíamos enviado, esta dirección de correo ha recibido este correo remitente como yo había

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00:08:11,000 --> 00:08:18,000
puesto gtavoada arroba educa.madrid.org y es este correo pues invitándole a participar con su

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00:08:18,000 --> 00:08:26,000
contraseña. Este correo era el que nos ha salido cuando hemos dado a enviar correo y viene de una

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00:08:26,000 --> 00:08:31,000
plantilla, también porque es una plantilla que podemos modificar, entonces si vamos de nuevo

89
00:08:31,000 --> 00:08:38,000
aquí a la tabla de participantes tenemos modificar plantilla y podemos modificar la del mensaje de

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00:08:38,000 --> 00:08:43,000
invitación, la de recordatorio, porque también se envían recordatorios por correo a aquellos que

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00:08:43,000 --> 00:08:47,000
aún no han contestado la encuesta, el mensaje de confirmación, bueno aquí daríamos lo que

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00:08:47,000 --> 00:08:53,000
quisiéramos, se puede editar tanto el asunto como el cuerpo del mensaje, pero hay que tener mucho

93
00:08:53,000 --> 00:08:57,000
cuidado con no modificar estos códigos que son los campos de la tabla de participantes.

94
00:09:00,000 --> 00:09:04,000
Y ya estamos preparados para distribuir nuestra encuesta de forma personalizada a un grupo de

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00:09:04,000 --> 00:09:11,000
participantes concreto. En el próximo tutorial veremos cómo recopilar las respuestas y cómo ver

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00:09:11,000 --> 00:09:13,000
las estadísticas de los resultados.

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00:09:23,000 --> 00:09:25,000
Más información www.alimmenta.com