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Confección de documentos masivos - Contenido educativo
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Utilización de la función "correspondencia" de Word
Buenos días. Mediante este audio voy a intentar explicaros cómo hacer al mismo tiempo de una sola
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vez todos los programas formativos de los alumnos de un mismo grupo que vayan a la formación en
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centros de trabajo, vayan a hacer las prácticas en empresa. Lo mismo que vamos a hacer ahora,
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exactamente igual, de la misma manera, se procedería para realizar los informes finales
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del profesor tutor. Para ello vamos a utilizar un Excel y una plantilla en Word del programa
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formativo. He cogido el Excel que tenemos en nuestro aula virtual y me he inventado una serie
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de datos. Yo voy a suponer o voy a dar por hecho que tengo tres alumnos que van a hacer las
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prácticas en empresa. De los tres alumnos he recogido el centro de trabajo, el tutor de FCT
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en el instituto, el tutor de FCT en la empresa, el periodo de realización y el nombre y apellido
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del alumno. He completado mi Excel, mi tabla con los datos de los alumnos. Para ello me voy a la
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plantilla del programa formativo. En esta plantilla lo que he hecho, este programa formativo está
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formado por ocho páginas y rellenando una por una resulta bastante trabajoso. Entonces lo que
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yo he hecho ha sido, los datos que son comunes en todas las páginas los he recogido en el encabezado
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de tal manera que yo al rellenar estos apartados me aparecen ya en todas las páginas que forman mi
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programa formativo. ¿Qué función voy a utilizar para volcar los datos que he recogido en el Excel
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a este Word? La función correspondencia. Dentro de correspondencia pinchamos en seleccionar
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destinatarios. Dentro de este apartado usar una lista existente y aquí voy a buscar mi Excel. Yo
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lo tengo en el escritorio, en una carpeta que he llamado denominado elaboración de documentos y
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ahí tengo mi Excel con los datos de mis alumnos. Me indica en esta tabla que ese Excel solo tiene
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una hoja y justo es la hoja que yo necesito, con la que necesito trabajar, donde tengo las
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columnas y los datos de todos mis alumnos en prácticas. Aceptar. Ya he ligado el Excel al Word.
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Ahora lo que le tengo que decir al Word es, esos datos que yo he recogido en cada una de esas
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columnas, ¿dónde se tienen que volcar? ¿En qué lugares tienen que aparecer? Para ello vamos a
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utilizar la función insertar campo combinado. Profesor tutor del módulo de FCT. Insertar
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campo combinado. Tutor FCT en el instituto. Periodo de realización. Insertar campo combinado.
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Periodo de realización. Centro de trabajo. Insertar campo combinado. Centro de trabajo.
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Tutor en el centro de trabajo. Insertar campo combinado. Tutor FCT en la empresa.
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Alumno. Vuelvo. Insertar campo combinado. Nombre y apellidos del alumno. Ya he rellenado todos los
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espacios indicando dónde están los datos que tienen que figurar en esos espacios. Como os
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dije anteriormente, en todas las hojas al estar todos estos datos recogidos en el encabezado ya
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me los está volcando en todas las páginas que constituyen el programa formativo. Me voy a la
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última de todo porque al final del programa formativo tengo que reflejar la fecha. Hoy
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estamos a 23 de septiembre de 2022. Aquí hay que volver a reflejar el nombre del profesor tutor.
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Coloco el cursor en su sitio. Insertar campo combinado. Tutor FCT en el instituto. Y ahí
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me tiene que volcar el nombre del profesor. El tutor en el centro de trabajo. Voy a colocar
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un poco la firma. Se ha ido un poquito hacia la derecha. Coloco el cursor. Vuelvo otra vez a
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insertar campo combinado. Tutor de FCT en la empresa. Ya tengo todo mi programa formativo.
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Relleno indicando los datos que yo guardé en el Excel dónde me los tiene que volcar en este Word.
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Una vez rellenado todo el programa formativo voy a darle a finalizar y combinar. Editar
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documentos individuales. Todos. Acepto. Y ya me ha volcado y me ha construido, o sea, me ha
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configurado todos los programas formativos de todos mis alumnos. Lo único que están en un
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solo archivo. Ahora voy a proceder a dividir este archivo en tantos programas formativos como alumnos
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tengo. El primero es María Luisa Álvarez Marco. Luego a continuación me ha confeccionado el de mi
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segundo alumno. Aquí está Raúl Pérez Almeida. Y a continuación de él mi tercera alumna,
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Ainhoa Bello Carrasco. Para ello, para separar todo este archivo en distintos programas formativos,
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uno por cada alumno, lo que hago es guardar este documento. Lo voy a guardar también en el
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escritorio, que es donde estoy trabajando y guardando todos mis trabajos. En la carpeta
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elaboración de documentos. Pero lo voy a guardar en el formato PDF. Guardar.
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Ahora, para que así, una vez que yo lo tengo el formato PDF, pueda utilizar uno de los programas
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gratuitos que existen en internet para dividir PDFs. Yo he utilizado este, pero se puede utilizar
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cualquier otro en el que estéis habituados. Selecciono el archivo en PDF. Lo tengo aquí.
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Y ahora lo que hago es definir los rangos. Mis rangos son ocho, es decir, cada programa
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formativo tiene ocho páginas. Luego, cada ocho páginas quiero que me confecciones un archivo
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distinto. Pongo ocho y le doy a dividir PDF.
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Ya me ha dividido el PDF. Me lo ha dividido en cuatro PDFs distintos, o sea, en cuatro
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programas formativos. El cuarto realmente no es un alumno. El cuarto es que es una hoja vacía
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donde me indica en dónde ha colocado los distintos datos, las distintas columnas que
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yo tenía recogidas en el Excel. Este lo desecho y no pasa absolutamente nada.
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El primero corresponderá al primer alumno que yo tenía en mi lista del Excel, María Luisa
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Álvarez Marco. Selecciono su nombre, copio, archivo, guardar como, y en la carpeta donde
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estoy yo trabajando, guardo el programa formativo de mi primera alumna. Luego ya
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tengo a María Luisa Álvarez Marco. Ya tengo mi primer programa formativo de mi primera alumna
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separado del resto. Cierro y voy a por el segundo. El segundo será de mi segundo alumno, Raúl Pérez
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Almeida. Copio, archivo, guardar como, pego Raúl Pérez Almeida y ya tengo el programa formativo
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individualizado de mi segundo alumno. Y ya ahora voy a por mi tercer alumno. Selecciono Ainhoa,
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copio, archivo, guardar como, en la carpeta que estoy trabajando, pego su nombre y ya tengo a
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mi tercer alumno. Si voy yo a la carpeta donde estoy guardando todos mis trabajos, veréis que
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tengo ya por un lado el programa formativo de Ainhoa, por otro lado el programa formativo de
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María Luisa y de Raúl. Es decir, lo que he hecho ha sido ya separar todos los programas formativos
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de forma individualizada para tenerlos por alumnos. ¿Qué pasa con los documentos que he
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ido generando anteriormente? Voy a cerrar todas las pantallas. ¿Qué pasa, por ejemplo, con este
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documento, con el Word donde estaban todos los programas formativos a continuación uno detrás
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de otro? Yo normalmente los suelo guardar porque si los necesito ante un cambio, ante una
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modificación que se pueda producir con respecto a los datos de un determinado alumno, pues ya lo
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tengo configurado. Simplemente iría al Word y lo modificaría. Entonces, yo sí que lo guardo
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por precaución. Voy al escritorio, a la plantilla, a la carpeta en la que estoy trabajando y lo guardo.
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Ya está, guardado. ¿Y qué pasa con la plantilla? En la plantilla se haya reflejado el nombre de
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las distintas columnas que yo he ido poniendo, los espacios donde se tienen que volcar sus
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contenidos. Para no estropear la plantilla y que me pueda valer no solamente para ahora sino
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también para promociones futuras, lo que hago es cuando voy a cerrar la plantilla no guardar los
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cambios. Es decir, darle al botón no guardar para que no me toque la plantilla y me la deje
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utilizable para futuras promociones. Y ya tengo mi carpeta totalmente construida. Los programas
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formativos de los alumnos, la plantilla que he utilizado limpia para volverla a utilizar si la
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requiero, si se necesita, el Excel donde guardé los datos de los alumnos y también tengo recogido
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y guardado, por si acaso, el programa formativo de todos ellos en un único archivo en Word y en
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PDF. Pues exactamente igual con el mismo procedimiento habría que hacer para volcar
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un Excel con los datos que se necesitan para constituir los informes finales del tutor del
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centro de trabajo. Exactamente igual y así en un solo movimiento o con una sola aplicación o
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utilidad podemos construir o confeccionar todos los documentos sin necesidad de estar rellenando
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uno por uno. Espero que este vídeo os haya resultado interesante y os sirva y sea efectivo
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y os sirva para vuestro trabajo en el día a día, en vuestras prácticas, en vuestra formación en
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centros de trabajo.
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- Idioma/s:
- Autor/es:
- Ana González
- Subido por:
- Ana Isabel G.
- Licencia:
- Reconocimiento - No comercial
- Visualizaciones:
- 47
- Fecha:
- 23 de septiembre de 2022 - 20:58
- Visibilidad:
- Público
- Centro:
- IES LA POVEDA
- Duración:
- 12′ 59″
- Relación de aspecto:
- 1.78:1
- Resolución:
- 1366x768 píxeles
- Tamaño:
- 39.17 MBytes
