Defensa Proyecto Paloma Garcia Lopez
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Defensa Proyecto Paloma Garcia Lopez
Y te empieza a leer. Bueno, buenos días, Paloma. Hoy es día 10 de junio, a las 10 y media, estamos convocados a través de la Jefatura del Departamento para la defensa del módulo profesional del proyecto del ciclo formativo de grado superior de Administración de Sistemas Informáticos en Red.
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Te informo que esta grabación se usará en el entorno cerrado de EducaMadrid, con fines educativos, y solo estará a disposición de los profesores evaluadores en el aula virtual para llevar a cabo la evaluación y calificación de la defensa del proyecto.
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En el aula virtual de proyectos habéis sido informados de los criterios y rúbrica de la calificación, el orden de la presentación del proyecto tiene que ser el siguiente, 15 minutos máximo para que defiendas el proyecto, 5 minutos para preguntas por parte del tribunal, que en este caso solo estoy yo, y dicho esto, pues tu tiempo de exposición empieza a partir de este momento, pues adelante y mucha suerte.
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Vale, fenomenal, gracias. Bueno, pues comienzo la defensa del proyecto que en este caso se llama Mejora de la gestión documental, la comunicación y productividad con la integración de herramientas de Microsoft 365.
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Como introducción me gustaría comentar que consiste en un proyecto de gestión que consiste en implementar herramientas de Microsoft 365 en un departamento, el departamento de helders de informática de la empresa en la que trabajo.
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La empresa es una multinacional española, cuenta con aproximadamente 4.000 empleados y en el departamento de Heldes somos 10 personas. Las herramientas a implementar van a ser las que estamos viendo en pantalla con su logo que son SharePoint, Teams y Power Automate.
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Pues no veo la presentación
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No me digas
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Pues entonces comienzo desde el principio
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Te veo a ti
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No veo la presentación
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A ver
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Pensé que la veías
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Ahora sí
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¿Comenzamos desde el principio para la grabación?
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No, pues venga
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Vale, esta era la introducción
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Perfecto
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Muy bien
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Y lo siguiente que me gustaría explicar
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Es la motivación que me ha llevado a realizar
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ese proyecto? Pues básicamente es mejorar las carencias detectadas en el departamento. ¿Y qué
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carencias detectaba? Pues por un lado el desorden documental. ¿Qué implicaba esto? Pues cada técnico
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informático tenía su propio repositorio de manuales, manuales técnicos, manuales de usuarios y esto
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conlleva que se apliquen prácticas obsoletas o incluso que se pierdan dichos manuales. Por otro
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lado, otra carencia que detectaba era la comunicación en el sentido de que, bueno, pues no había una
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ordenada de comunicarse, se formaban hilos muy extensos de correos y se decide, bueno,
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pues hacer algo ante eso, ¿no? Porque era muy tediosa la comunicación. Y por ello,
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pues me planteo una serie de objetivos que en este caso el primero de ellos sería implementar
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SharePoint como herramienta de gestión documental, ¿vale? Para tener los documentos bien ordenados,
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facilitar el acceso y colaboración entre los miembros del equipo. Otro objetivo que
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me planteo pues sería mejorar la seguridad de la información que también va a ser a través de la
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herramienta de ser point a través en concreto de las versiones de documentos y papeleras de
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reciclaje que son una serie de funciones que ofrece ser point y que más adelante voy a explicar otro
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objetivo que me planteo es organizar la comunicación interna a través de teams y además de ello fomentar
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el trabajo en equipo independientemente de si los empleados están teletrabajando o están en
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la oficina. Y el último objetivo a comentar que me plantearía automatizar tareas diarias con la
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herramienta de Power Automate al crear pues flujos automatizados que van a evitar precisamente hacer
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ciertas tareas manualmente a través de notificaciones y recordatorios que van a estar
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programados. Lo veremos más adelante. La metodología que me planteo para realizar este proyecto es la
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metodología de desarrollo en cascada que se caracteriza por fases secuenciales. No puedes
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avanzar a la siguiente hasta que hayas completado la anterior. Y comentar brevemente que las fases
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serían analizar la situación actual, el definir unos objetivos y estimar los recursos necesarios
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para realizar el proyecto. Posteriormente analizar el proyecto, pues ver qué decisiones se van a
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tomar y qué repercusión van a tener en el departamento en este caso. Y por último ya la
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implementación la puesta en marcha y uso de las herramientas
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también hago una estimación de los recursos necesarios por un lado pues voy
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a necesitar licencias de microsoft que comentar también brevemente que la
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licencia de ser point por ejemplo pues serían 11 con 70 por usuario mes la de
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power automate 14 euros por usuario mes entonces cada integrante me va a suponer
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un coste de 308 con 40 si eso no multiplicamos por los 10 integrantes que
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tiene el departamento pues para el departamento tendría un coste anual total de 3.084 euros por
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otro lado que recursos se van a necesitar personal en este caso este proyecto va a estar liderado
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llevado a cabo por una persona que aproximadamente va a dedicar tres horas diarias durante seis
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semanas y mientras se dedica esto a este proyecto pues el resto del equipo asumirá sus tareas
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cotidianas, ¿no? Y por otro lado, como material en ese sentido, bueno, pues no ha supuesto
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un gasto ya que se va a hacer con el ordenador habitual que se dispone en el departamento,
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¿vale? Como planificación temporal, como he comentado, son 6 semanas. En la semana 1
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pues se definen los objetivos. En la semana 2 y 3 se configuran las herramientas que se
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van a implementar en el proyecto. En la semana 4 y 5 se verifica el correcto funcionamiento
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después de esa configuración que hemos hecho y ya en la sexta se implementa.
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Se mantiene una reunión con los integrantes del departamento para comunicarles la nueva forma de proceder,
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de trabajar en el equipo y ya se ponen en marcha las herramientas.
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Y ya voy a llegar al apartado de la implementación de las herramientas.
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Antes de poner un vídeo demostrativo, resumiría los beneficios que he obtenido en este caso con la herramienta de Teams,
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Que básicamente ha sido mejorar la comunicación al mantener conversaciones más claras y organizadas. Y sí que me gustaría poner un breve vídeo en el que hago una demo de la implementación. Dime si se escucha.
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¿Sí? Pues es una
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un segundo
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es un poco una faena porque
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a ver, lo voy a intentar
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solucionar, improvisar
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a ver si hay algo en la configuración de
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GSI, ¿no? Se llama la
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herramienta que estamos usando
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y si no, pues improviso
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en ese sentido
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Lo voy contando yo
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Sí
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Vale
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Nada, es una pena
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Bueno, esto sería la introducción de, perdón, la demostración de, discúlpame, que voy a quitar el sonido porque si no, claro, lo reproduzco y me voy escuchando yo.
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Esto sería la demostración de la implementación de Teams, ¿vale?
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Estamos viendo la interfaz de Teams y he creado un equipo que se llama informáticos organizados, que estoy señalando aquí con el ratón.
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Y luego estos son canales, ¿vale? Tres canales que uno se llama general, incidencias críticas de teléfono y tareas importantes diarias. Los canales dentro del equipo sirven básicamente para organizar, clasificar las conversaciones dentro del equipo de trabajo, ¿vale?
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En pantalla estamos viendo el canal general y en el canal general lo que se va a utilizar es para realizar un saludo diario y comentar dudas, que los técnicos informáticos planteen dudas de su día a día, ¿vale? Pues, dudas que pueden surgir en incidencias que atienden de los usuarios en la empresa, ¿vale? De los empleados.
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Luego tenemos otro canal que se llama incidencias críticas teléfono
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Y este canal va a servir para notificar el aviso de incidencias críticas telefónicas
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Otro canal que he implementado se llama tareas importantes diarias
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Y en ese canal lo que se va a avisar es de las tareas importantes que hay que realizar en un determinado día
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Vale, sí que me gustaría que se visualizase un poco y se viese la explicación, pero no está pudiéndose, ya lo siento
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No te preocupes, tú lo vas explicando y ya está
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Vale, aquí estoy viendo el de las incidencias críticas telefónicas, vale, importante, se ha registrado una incidencia crítica, vale
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Y luego, un poquito más adelante podemos ver el ejemplo de tareas importantes diarias
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Hola equipo, es muy importante que hoy se ordene el almacén. Por favor, no olvidéis revisar si hoy hay material para devolver. Esas serían las 3 funciones de Teams, el ejemplo de la implementación.
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Gracias. Contratiempos. La siguiente herramienta sería SharePoint y como beneficios, pues, ¿cuáles hemos obtenido? Pues la seguridad y accesibilidad al tener un mayor control sobre la actualización y versión de los documentos.
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Comentaba al principio que una de las carencias era que se perdían los manuales, que se aplicaban prácticas obsoletas
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Y con SharePoint pues esto se ha evitado
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Esto era otro vídeo demostrativo en el que lo explico, pero bueno, luego lo voy a mostrar yo
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Voy a poner un poquito más grande
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En este sentido, en SharePoint he creado dos bibliotecas, ¿vale?
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Una de ellas, manuales técnicos para usuarios
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Otra de ellas, manuales técnicos
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Entonces, en pantalla estoy mostrando ahora mismo los manuales y ahora voy a mostrar a continuación una característica muy importante y que ha sido muy relevante en la implementación de este proyecto que es el historial de versiones.
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Y es que SharePoint ofrece un historial de versiones y esto viene muy bien porque imaginemos que un técnico informático borra sin querer o modifica sin querer un manual.
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Pues con el historial de versiones podemos recuperar precisamente versiones, modificaciones anteriores, ¿vale? Ahora justo lo estoy mostrando ahora en pantalla, ¿vale? En el vídeo que hice. Las versiones vienen enumeradas y además vienen clasificadas, identificadas por la fecha y hora de modificación, ¿vale? Entonces esto pues sí que ha sido bastante importante a la hora de implementarlo.
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y otro aspecto ya para finalizar
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en la gestión
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en la implementación de
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SharePoint ha sido la creación
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de listas, he creado una lista que se llama
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registro de incidencias
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críticas en el que
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aquí los informáticos precisamente van a
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registrar las incidencias críticas
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y por ello la lista pues he creado
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los campos, descripción de la incidencia
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fecha de registro, técnico que reporta
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usuario afectado
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y otra lista importante que he creado
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que se llama material prestado. ¿Con qué objetivo? Pues que en el departamento se realiza
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a los usuarios, a los empleados de la empresa, préstamos de material, ¿no? Pues unos cascos,
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un adaptador USB, un cable HDMI, pues tener un registro sobre el material que se presta
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a los empleados. Por ello, pues en la lista contiene los campos de material prestado,
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usuario al que prestamos, técnico que lo entrega, la fecha de devolución y el estado
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del préstamo vale entonces esta sería la demostración que quería hacer sobre la
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implementación de ser con básicamente bibliotecas y creación de de listas para la siguiente herramienta
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que he implementado es ahora automate que nos va a servir para crear flujos automáticos y así
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no tener que realizar ciertas tareas que tradicionalmente se han hecho manualmente
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Y precisamente, pues como beneficios, básicamente lo que hemos conseguido es optimizar el tiempo, reduciendo esas tareas manuales.
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¿Puedo presentar? Se me ha quedado fijo.
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En todo momento estoy presentando.
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Ahora sí.
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Ahora sí estamos en el sitio adecuado.
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Vale, vale, fenomenal.
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Pues en la siguiente diapositiva, sería un vídeo demostrativo también de cómo implemente Power Automate, pero no se puede ver el vídeo, lo muestro.
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Dime, por favor, María, si lo pongo en grande, ¿tú lo ves?
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Pues, esto es lo mismo.
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Verlo lo veo, sí.
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Ah, vale, fenomenal.
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Vale, pues, el primer, estamos viendo la interfaz de Power
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Automate, ¿vale?
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Entonces, el primer flujo automatizado que genero, pues,
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es un flujo que consiste en un saludo diario.
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Un saludo diario que se realiza en un canal de Teams,
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en el canal de Teams que he mostrado antes, ¿vale?
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Entonces, esto está automatizado.
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Con esto evitamos que una persona tenga que, buenos días,
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Hoy es, ta, ta, ta.
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Entonces, para realizar este flujo automatizado,
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lo he realizado a través de Power Automate poniendo este
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mensaje.
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Buenos días, hoy es.
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Y a continuación introduzco una función que es la de UTC Now
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que muestra el día actual, el día de la semana, si es lunes,
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si es martes, el día, el mes.
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Y además también he indicado que lo indique en español, ¿vale?
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Y ese sería, lo voy a poner y un poquito más adelante se
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puede ver el resultado. Esto sería el resultado del flujo, ¿vale? Buenos días, hoy es. Y de esta manera
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no hace falta que una persona lo escriba. Precisamente se está publicando en un canal que, como he explicado
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antes, sirve para abrir un inicio de conversación diario y plantear dudas. Como por ejemplo aquí, ya sé cómo
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se resuelve el problema de File Server, hay que mapearlo con la dirección IP, por ejemplo, ¿vale? Esa sería
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Esa sería la automatización de este flujo. A continuación, hay otro flujo que he creado que consiste en recordar que los técnicos informáticos tienen que revisar si hay material a devolver o avisar de que ese día determinado, por ejemplo, hay una tarea importante que realizar en el departamento, como puede ser ordenar el almacén de material.
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Entonces, esto sería el otro flujo automatizado. Voy a poner el resultado del flujo, ¿vale? Ya siento la incidencia del vídeo. Aquí sería el resultado. Hola, por favor, no olvidéis revisar si hoy hay material para devolver. Si lo hay, tenéis que contactar con el usuario. Podéis entrar en la lista haciendo clic aquí.
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Pues, otro recordatorio. Con esto evitamos que, precisamente, pues, normalmente suelen ser los coordinadores del departamento tengan que avisar o recordar que es importante hacer esto. Y, además, pues, hemos aprovechado en el mensaje para enlazar un acceso directo a la lista que previamente hemos creado en SharePoint, que indiqué antes, ¿vale? Donde se hacía el registro del préstamo prestado.
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Y, por último, otro flujo automatizado que consiste en que cada vez que en la lista de SharePoint que mostré antes se registra una incidencia, una incidencia crítica, lo que busco es que en un determinado canal de Teams llegue un aviso.
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Hola, se ha registrado una incidencia crítica, ¿vale? Entonces, esto es importante porque precisamente lo que evitamos es que el informático que registra la incidencia la registra, pero no tiene que además avisar por otro medio, ¿vale? Nos llega el aviso directamente.
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Entonces, aquí, bueno, en el vídeo estoy explicando un poquito la demostración, ¿vale? Lo que acabo de decir. Y aquí, bueno, pues, lo que mostraba en el vídeo básicamente es que yo estoy realizando un registro en una lista a las 8 y 6 del 5 de junio, ¿vale? Esto lo quise hacer, pues, precisamente para que se vea que funciona el flujo.
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A las 8 y 6 del 5 de junio estoy haciendo un registro de una incidencia crítica y posteriormente lo que sucede es que llega el aviso correctamente al canal de Teams y el resto del equipo informático pues se ha enterado precisamente.
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¿Ves? Aquí, si a las 8 y 6 hice el registro, a las 8 y 7 llegó el aviso y para verificar la efectividad, pues en el sistema, ¿vale? Esto es la hora de cuando hice el recorte, a las 8 y 8 lo hice, pero llegó, ¿vale? Un minuto, un minuto, un minuto después.
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Y estos serían los 3 flujos automatizados que he creado, que al final los flujos básicamente han interferido en SharePoint y han interferido en Teams, ¿vale? Y tienen como beneficio eso, el ahorrar, automatizar y optimizar el tiempo.
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Lo siguiente que me gustaría comentar, sigues viendo la diapositiva, ¿verdad María? Si no la ves, avisa.
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Sí, sí, perfectamente, no te preocupes.
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Llegaríamos, porque es muy poco tiempo el que tengo de exposición y bueno, he intentado resumirlo todo lo más posible y mejor.
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Entonces, llegaríamos ya a las conclusiones del proyecto. Por un lado, las conclusiones las he separado en el contexto laboral, en el sentido de que, bueno, pues ha sido un éxito,
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porque considero que sí que se han cumplido los objetivos propuestos que básicamente en resumen era la mejora de la gestión documental, la comunicación y la productividad en el departamento y además, bueno, pues por tanto los integrantes pues han adoptado bien esta nueva práctica en el departamento de GenLess.
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Y por otro lado, conclusiones como estudiante de ASIC, ya que me ha servido para poner en práctica conocimientos que he ido desarrollando, como por ejemplo, automatizar procesos informáticos, crear flujos automáticos y mantener la integración de diferentes aplicaciones tecnológicas que implican cosas tan básicas, funciones tan básicas como la comunicación o las copias de seguridad, que son básicas en cualquier empresa.
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Sí, así es.
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de futuro de trabajo futura sería la programación de más flujos automáticos nos ha gustado en el
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departamento cómo funciona pues porque nos vamos investigando y ver cómo programar más más flujos
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de trabajo con favor automáticos porque es una herramienta que es muy intuitiva de utilizar
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también bueno es compleja pero para la vez intuitiva y crearíamos pues más más flujos
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de trabajo automatizados y hasta aquí ya llegaría la finalización de la defensa y ya todas son
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consultas. Muy bien, pues muy bien
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muy bien Paloma, muchas gracias
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a ver si yo te voy a hacer un par de
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preguntillas, bueno, una un poquito más
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centrada, sobre todo en el
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futuro, porque veo que lo que es la implantación
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pues está bien y oye, ha ido bien
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en el futuro, realmente
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este tipo de implantaciones
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son muy golosas, muy golosas en el sentido
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de que todo el mundo quiere hacer luego cositas con ellas
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como habéis planteado hacer
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cualquier cosa en el futuro, o sea
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esa misma persona que ha hecho la implantación
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será la encargada en el futuro no pensáis que tal vez le pueda suponer demasiado perjuicio al
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departamento porque dedique mucho tiempo a otro tiempo porque además las noticias se publican
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todos pueden publicar podemos vender hasta nuestra casa de la playa ese tipo de controles las habéis
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pensado como que todos pueden publicar perdóname noticias de todos pueden poner manuales no pensáis
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¿no hay alguna manera de control de eso?
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No, pero al final
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es verdad que a lo mejor eso lo debería de haber aclarado
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pero en SharePoint
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no cualquier persona
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puede acceder, o sea, por ejemplo
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no puede acceder
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una persona del departamento de contabilidad
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y decir, voy a subir aquí un manual
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en SharePoint existe
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un control de las personas que pueden acceder
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que sí o que no, en este
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caso yo como líder del
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proyecto, digamos, pues en este caso yo puedo
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decir qué personas del departamento de
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GELDES van a poder editar
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y qué personas van a poder entrar para el suelo
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visualizar.
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¿Y ahora es controlado por permisos?
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Eso es, está controlado por permisos.
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Sí, sí, sí, así es.
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Vale, o sea, no todos tenéis los mismos permisos
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en todo para hacer todo.
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No, no, no, no, no.
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Vale, vale, vale. De acuerdo, esa es una pequeña duda
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que sí que me resultaba curioso.
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Y ya lo último que te quiero preguntar
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es qué es lo que más te ha
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gustado. Yo creo que ya lo tengo claro,
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más o menos, pero ¿qué es lo que más te ha gustado de este proyecto?
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Lo que más me ha gustado
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investigar sobre Power Automate,
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porque es una herramienta que se utiliza
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en el departamento, pero muy poquito, está ahí como
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bueno, más olvidada
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y creo que sí que me aporta un valor
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a mí el poder decir, oye, pues yo he aprendido
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a hacer esto y esto, es lo que más,
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porque Serpo Indie Teams es verdad que lo manejaba
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más, estaba más acostumbrada
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con su interfaz, pero Power Automate
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verdaderamente es que
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está muy bien, porque puedes
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automatizar muchísimas cosas y es que está
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también integrada con el resto de herramientas
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que para
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mí es lo que más me ha gustado
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Sí, yo...
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Sí, sí, más novedosa
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más jugo le puedes sacar luego porque
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todo lo que es automatizar es trabajo
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que os ahorráis y
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todo lo que sea ahorrar viene bien seguro
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Pues sí
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No tengo más dudas, Paloma, más que nada porque lo que
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entregué, lo que has contado
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y eso yo creo que más o menos me ha quedado
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me ha quedado la situación clara
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por mi parte
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nada más, darte las gracias
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por el trabajo, por el esfuerzo
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que has hecho en ello en los últimos días
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que te ha tocado aquí un poco de cambio
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de profesor, pero bueno
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yo creo que te ha quedado muy bien al final
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y oye, tengo que estar orgullosa de ello
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y vamos hablando
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no te puedo decir mucho más porque soy nueva en esto
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pero vamos, no te preocupes que vamos
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que seguimos hablando
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vale, pero Amelal María, pues gracias por la paciencia
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gracias a ti por aguantar
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el cambio de situación y de todo esto
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Gracias
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Buen día
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Chao
00:22:43
- Idioma/s:
- Autor/es:
- Paloma Garcia Lopez
- Subido por:
- Maria M.
- Licencia:
- Todos los derechos reservados
- Visualizaciones:
- 4
- Fecha:
- 10 de junio de 2024 - 11:57
- Visibilidad:
- Clave
- Centro:
- IES CIFP a Distancia Ignacio Ellacuría
- Duración:
- 22′ 46″
- Relación de aspecto:
- 1.78:1
- Resolución:
- 1920x1080 píxeles
- Tamaño:
- 188.25 MBytes