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UTILIZAR PORTAFIRMAS Y SEDO

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Subido el 5 de marzo de 2022 por Cp escuelasbosque madrid

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Videotutorial de ayuda a la utilización de PORTAFIRMAS y SEDO para envíos de documentos entre unidades administrativas.

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Buenos días, voy a intentar ir de pisa a la hora de hablar porque lo importante es que vosotros paréis el vídeo si lo necesitáis. 00:00:06
Algunos compañeros de distrito, algún director me ha pedido que tenía alguna dificultad a la hora de, sobre todo, recibir información que le envían por sedo. 00:00:13
Entonces, bueno, yo gracias al vídeo que vi de la Secretaría General Técnica y luego leyendo bastante y sobre todo trasteando con portafirmas el registro de documentos, 00:00:22
Yo creo que he logrado utilizarlo de forma correcta. Entonces, este vídeo también un poco dedicado a esos compañeros del grupo de directores del curso que hicimos hace unos años, que tanto aportan en soluciones al grupo y que, bueno, a ver si yo puedo ayudarles un poquito con este vídeo para que utilicen portafirmas y registro de documentos de una forma más sencilla. 00:00:33
Bueno, voy a intentar ir rápido. Yo estoy utilizando el Isla porque el capturador de pantallas que yo utilizo para ahora hacer este vídeo no me deja utilizar en la gestión del colegio. 00:00:59
Por lo tanto, en Isla estoy ahora mismo utilizándolo. A lo mejor se visualiza peor, pero lo importante es que vayáis viéndolo y si necesitáis ir parándolo, pues lo vais parando el vídeo. 00:01:13
Yo voy a abrir Internet Explorer, que es el que hay que utilizar para poder usar el portafirmas. Cuando abrís la pantalla del portal corporativo os parece un poquito y a mí ya simplemente me aparece así. Tenemos los dos enlaces, portafirmas y registro de documentos, que son los que vamos a utilizar. 00:01:22
Portafirmas, pues es realmente para poder entrar utilizamos el usuario que utilizamos para entrar también en el ordenador de gestión, el usuario que tenemos cada uno. 00:01:41
Bien, ahora como veis lo tengo todo a cero. En el que hizo la Secretaría General Técnica me parece que fue Gonzalo el que nos enseñó un poco. 00:01:53
Él tenía aquí más tramitados porque no terminaba de enviarlos en sedo desde el portafilma, sino que luego los terminaba de enviar a través del registro de documentos en envío de documentos. Una vez que tenía arriba el registro del documento firmado, pues lo enviaba desde allí. 00:01:59
A mí me parece más fácil enviarlo desde aquí. Ahora lo vamos a hacer. Pero vamos, que lo que hacía él también está bien. Entonces, pues bueno, yo siempre lo tengo en pendiente, luego lo tengo tramitado y luego se queda cero. 00:02:16
Vamos a hacer un ejemplo. He hecho un oficio que es más común que usamos los directores. El envío, por ejemplo, de las faltas a inspección todos los meses. Aunque enviemos muchas más cosas. Ahora veréis algunos de los que yo he enviado. 00:02:26
Y entonces he hecho un oficio vacío y he hecho también un anexo que no tiene nada. Se lo voy a enviar a alguno de los compañeros del distrito y así podemos ver cómo se utiliza. 00:02:39
Porque desde Portafirmas no te permite enviar a ti mismo. Si lo hacemos como lo hizo Gonzalo y lo enviamos a través de registro de documentos, te permite enviar a ti mismo un documento. Pero yo lo quiero hacer desde aquí, de Portafirmas, que me parece bastante sencillo. 00:02:51
Como veis aquí, en estos botones de aquí, pone lo de firma de documentos. Yo podría simplemente firmar un documento, es decir, igual que esos documentos que nos llegan por correo electrónico firmado por la directora de área o firmado por dos personas, como veremos, que se puede dejar en firma para que firmen, por ejemplo, dos viceconsejeros de una consejería y que lo firmen y queda firmado con la huella de firma y luego en el lateral el registro de comprobación de la firma, de que la firma realmente es original. 00:03:05
Se haría desde aquí. Pero nosotros, como vamos a hacer un envío por sede, vamos a ir a solicitante. Aquí a la izquierda, solicitante. Una vez que entramos en solicitante, vamos a añadir un documento. Lo primero que tenemos que hacer es añadir un documento. 00:03:33
Yo lo que voy a añadir es un oficio. Lo voy a hacer así. Se puede hacer de muchas formas. Yo lo voy a hacer así. Añadir un oficio. Voy a dar aquí a examinar el oficio que tengo preparado en PDF ya. Sin firmar, pero en PDF. Tengo un oficio, un oficio ejemplo, porque para poder firmar siempre tiene que estar en PDF. 00:03:47
Le voy a poner asunto oficio ejemplo. Y entonces aquí simplemente, pues ya está, tengo el oficio ejemplo. Pero voy a aprovechar, ya que tengo este oficio ejemplo, y voy a anexar algún documento, porque claro, yo cuando mando las faltas digo, adjunto envío, faltas del mes de febrero, personal docente y no docente, colegio, pones lo que quieras. 00:04:04
Y luego, las juntas documentos. Vamos a ver si me deja adjuntar documentos. Primero le tengo que dar a aceptar. Y ahora ya le doy a adjuntar documentos. Es que hay tan pequeños detalles en toda esta parte de portafirmas que he tardado en ir aprendiendo a base de trastear que yo creo que esto os puede ayudar. 00:04:29
Ahora me deja adjuntar documentos. ¿Y dónde los adjunto? Pues aquí abajo porque son anexos. Voy a añadirlos aquí, no aquí, aquí abajo. También trastear, ¿verdad? Bueno, estos anexos podrían necesitar firma o no necesitar firma si se firmaron eso. 00:04:53
Yo como los he sacado de raíces, uno los ha firmado la jefe de estudio para el personal docente y otro los ha firmado la secretaria para el personal no docente y todavía ellos no tienen acceso a portafirmas para ir firmando y para dejarlo pendiente, yo ya los he hecho, los he escaneado y los tengo. 00:05:07
Yo aquí no, yo aquí he puesto una prueba anexo. Descripción, pues en descripción pruebo, anexos, prueba. Vale. Y ya esto le doy aquí a aceptar. Ah, espera. Claro, si le doy a aceptar, aceptaría todo esto. Tengo que irme primero a circuito de firma. 00:05:22
tengo ya aquí los adjuntos 00:05:42
este es el adjunto que tengo 00:05:44
y el que voy a añadir 00:05:46
que es un adjunto de un anexo 00:05:48
y aquí tengo la firma pendiente 00:05:49
porque claro, aquí lo puedo poner pendiente 00:05:52
de firma 00:05:54
que yo es algo que todavía no he hecho nunca 00:05:55
lo que voy a hacer es colocar 00:05:58
la firma, que es la 00:06:00
firma mía en el documento 00:06:02
entonces, ¿quién lo va a firmar? usuario, otra vez tenéis que poner 00:06:04
lo podéis buscar de muchas formas 00:06:06
yo pongo mi usuario 00:06:08
el que ponemos para entrar en el ordenador de gestión 00:06:10
el usuario que utilizamos para todo 00:06:12
y aquí estoy yo, se ve mi nombre, bueno, no me importa 00:06:13
y aquí ponemos la huella 00:06:16
colocamos la huella 00:06:18
en el 00:06:20
oficio, en el oficio que va a acompañar 00:06:21
vamos a ver si nos deja 00:06:25
colocar la huella, tú colocas la huella 00:06:26
pasa ahí va la huella 00:06:28
aceptar, vale 00:06:30
no lo hemos firmado, hemos colocado la huella 00:06:31
ahora le damos a aceptar 00:06:34
y vemos lo que tenemos, a ver que hemos conseguido 00:06:35
Bueno, aquí podríamos ver el ejemplo del oficio, ver el documento. Bueno, soy introduciendo un documento a porta firma, registro, oficio. Vale, le damos a enviar y vamos a ver lo que hay. Vamos siempre a volver y ahora, ¿veis? Aparece aquí en pendiente. ¿Veis pendiente 1? ¿Pendiente 1? Bien. ¿Qué tenemos pendiente? Un oficio ejemplo. En medio de oficio ejemplo, aquí tendríais que haber puesto envío de faltas mes de febrero, envío lo que queráis poner, o petición a la dirección de área, lo que queráis. 00:06:38
Y aquí, esto no lo queremos duplicar, el medio de noticias. Pero este es, si queréis mostrar lo que hay, lo que hay primero es el oficio ejemplo, que todavía no está firmado. Dice, anda, se ha puesto la huella. No, pero falta firmarlo. Y aquí los adjuntos. A ver qué adjuntos hay. Hay adjuntos, sí, a ver qué adjuntos he metido. Una prueba de un anexo. Ese es el que yo he metido, tú el que hubieras tenido. Pero no está firmado, no. 00:07:08
Tocamos en pendientes. Hay que volver a tocar en pendientes. Miles de detalles pequeñitos que claro, hay que aprender sobre ellos, ¿verdad? Esos detalles son los que diferencian el que te salga o que estés una hora perdiendo el tiempo. 00:07:35
Pincho en oficio, a lo mejor no hacía falta pinchar en oficio y ahora lo firmas porque estás sin firmar, no puedes enviarlo sin firmar. Vamos a firmar. 00:07:49
Bueno, a la hora de firmar, a mí, como yo he firmado ahora mismo hace un momento a alguno, no sé si me lo va a pedir, pero tiene que pedírtelo incluso dos veces. Sí, a ver si me lo pide. Pide, registro, el de director, el de representante, el de representante, firmar. 00:07:56
Ah, ¿la otra vez? Sí, otra vez, dos veces. Eso me asustó un poco al principio la primera vez, pero Gonzalo en su vídeo lo comentaba que se hacía así. Vale, ya se ha firmado dos veces y entonces, ¿ahora qué pasa? Está firmándose, volver. Solamente se ha firmado el oficio porque es donde yo puse la huella. Anda, ya no está en pendiente. Ahora está en tramitado y en pendiente ya están ceros. ¿Dónde está en tramitado? Vamos a ver dónde está. Está en tramitado, aquí. 00:08:17
Anda, aquí está entramitado, ya he tocado entramitado y está. Y mira, aquí aparece Sedo. Uy, fácil. Y tiene su adjunto, y tiene su oficio. Oficio y adjunto. Voy a tocarlo y lo que voy a hacer, que a mí me parece más fácil, es enviarlo a Sedo. 00:08:39
enviarlo así, ¿no? 00:08:55
Bueno, ahora, al enviar aquí 00:08:58
lo que llaman estructura, bueno, la estructura 00:09:00
nos mandaron un documento de todos los numeritos 00:09:02
si tú te sabieras 00:09:04
si tú supieras el numerito 00:09:05
de la estructura que tú puedes enviar aquí 00:09:07
pues pones el numerito y le das a buscar 00:09:10
si no, pues buscas 00:09:12
buscas en la dirección, mira, a mí me abre 00:09:13
el DAT Madrid Capital porque soy de Capital 00:09:16
y ya lo he abierto hace poco, voy a elegir 00:09:18
un colegio cualquiera 00:09:20
que estuve el otro día intentando 00:09:21
a ver si le salía 00:09:24
y se lo voy a enviar a este colegio 00:09:26
vamos a ver, oficio ejemplo, le vamos a enviar 00:09:28
vale 00:09:31
se ha realizado la operación correctamente 00:09:33
¿qué me sucede? pues que ya me aparece 00:09:34
todo del cero, yo ya lo he hecho 00:09:37
se lo he enviado a inspección o a donde haya querido 00:09:38
en la estructura, he buscado a quien enviárselo 00:09:40
tener cuidado que si no se lo enviáis bien 00:09:42
a lo mejor lo enviaréis a su dirección de inspección educativa 00:09:44
o hay que enviarlo 00:09:47
a inspección educativa 00:09:49
MC Madrid Capital o al que os corresponda 00:09:50
a vosotros donde queráis enviarlo, o a Recursos Humanos, o a la Unidad de Programas, o a la... 00:09:53
Bueno, enviáis a quien queráis. 00:09:57
¿Qué hago aquí? Pues he terminado con este. 00:09:59
He terminado con este, con este incluso puedo cerrarlo. 00:10:02
Lo voy a minimizar porque voy a... ¿Qué es lo que quiero buscar ahora? 00:10:05
El portafirmas tampoco. En el portal cooperativo voy a ver registro de documentos. 00:10:07
¿Cómo entro en RREG? En registro de documentos. 00:10:12
Otra vez lo mismo. Mi usuario para entrar en el ordenador, el que utilizo siempre. 00:10:15
Vale. Y entonces aquí es muy importante este. 00:10:19
Seguimiento de documentos. Realmente yo es el único que voy a utilizar. Seguimiento de documentos. Y de aquí tres cosas. Listado de salidas es lo primero para que veáis si ya ha aparecido. Listado de salidas. Venga, voy a poner listado de salidas para que no veáis los documentos anteriores que yo he mandado. Voy a poner fecha. Porque te pone una vez en los diez o quince últimos días. Voy a poner desde el día cuatro de marzo hasta el día cinco de marzo. Es decir, desde ayer hasta hoy. Y le voy a dar a filtrar. 00:10:23
Anda, está aquí, ¿qué he mandado? Le acabo de mandar al que había dicho yo, a un colegio cualquiera del distrito, uno que pone oficio ejemplo. Anda, el que acabo de mandar, sí, y le puedo mirar aquí, y voy a mirar aquí, y entonces al mirar aquí veo que lo he mandado desde el mío el día 5 de marzo, lo he mandado además a las 12 y 13, estoy trabajando un sábado por la mañana, bueno, esto no es trabajo, es intentar ayudaros, y la fecha de recepción no lo ha recibido, claro. 00:10:50
Lo ha recibido. Cuando lo reciba, yo desde aquí puedo controlar, ver si lo ha recibido, si no lo ha recibido. Dice, ¿y cómo puedo ver qué es lo que he enviado? Pues mira, si aquí está en consulta los ficheros adjuntos. Aquí ves si has enviado los ficheros. Mira, el oficio prueba y los anexos. Estas son las dos cosas que podría pincharlos y descargar la documentación perfectamente. 00:11:20
Anda, desde aquí veo lo que he enviado. Vale, entonces, a ver dónde era. En seguimiento, listado de salidas de la unidad administrativa. 00:11:40
Poniendo fechas. Si os pongo aquí en un momento fechas mucho anteriores, por ejemplo, cosas que yo haya enviado desde el día 3 de enero. 00:11:50
No voy a mantener mucho tiempo, porque tampoco me interesa que lo veáis. ¡Wow! Todo lo que he enviado ya, madre mía. 00:11:57
Bueno, me he ido otra vez a tocar seguimiento de documentos. Bueno, en seguimiento de documentos, vamos a ver si ahora me deja porque aquí no pinchamos, nos colocamos encima. Luego tenemos listado de entradas de la unidad administrativa. ¿Qué me ha entrado? Pero aquí me ha entrado lo que yo ya haya recibido. 00:12:03
El error que tenía yo al principio de todo, antes de empezar a utilizarlo, es que aquí intentaba buscar qué me entraba sin haber ido primero a la bandeja de entrada de documentos. Esto es muy importante. El primero de ellos, el que primero vais a ver ahora todos, el que vais a mirar, el que el colegio este que le he mandado yo a uno, tendría que ir a bandeja de entrada de documentos. 00:12:21
En la bandeja de entrada de documentos, que es el primero de ellos, tengo que ver que aparece mi número de unidad administrativa, aparece mi colegio y yo aquí puedo poner la fecha que yo quiera. Os tenéis que ir ahora todos para probarlo por si os ha llegado algo a través del registro de documentos. 00:12:42
Pues vais al 3 de enero hasta el 5 de marzo y aquí en seleccionar ponéis todos. Yo creo que a mí documentos pendientes de recibir no tengo ninguno, pero si los tuviera, tienen que primero recibirse. Si no los recibes, no van a estar luego al listado de entradas. Primero hay que recibirlos. 00:13:02
Entonces me voy a documentos pendientes de recibir, no tengo pendientes de recibir. Pero sí puedo ver desde la fecha del 3 de enero, si yo he recibido algo desde la fecha del 3 de enero, otra vez todos, porque si no has puesto todos te va a parecer que no, documentos recibidos. 00:13:19
En documentos recibidos, a ver si aparece alguno. Tienen que aparecer porque yo he recibido documentos. Está tardando un poquito en recibir los documentos. Mira, he recibido algún documento. Este que os dije envío de pruebas que me envié de mí a mí mismo porque a través de registro de documentos, si lo envías desde aquí, sí me llegó. Ahora si lo hago desde el portafirmas, no. 00:13:39
Bueno, si os llega, como a mí me llegó desde el sur, una autorización de compra de un material específico para una una de necesidades, pues lo importante es que para que luego te pueda aparecer eso en listado de entradas, tú lo tienes que descargar. Esto lo visualizas lo que hay, ves los documentos, pero lo importante es que abras este botón y que desde aquí puedas descargar la consulta de los ficheros adjuntos. 00:13:58
Una vez que ya lo has descargado, entonces luego cuando vas al listado de entradas de la unidad administrativa y ya vas a ver la fecha del 3 de enero y le das a filtrar, aquí ya me aparece el que he visto, el de la prueba y la autorización de compra de material. 00:14:23
Pero no me aparecería el listado de entradas si antes no me he ido a bandeja de entrada y he puesto las fechas, le he puesto todos y he dicho documento pendiente de recibir. Cuando aparece pendiente de recibir, tengo que descargarlo para que me aparezca luego en listado de entradas de unidad administrativa para tenerlos ahí siempre recibidos. 00:14:44
Bueno, esto a lo mejor ha sido un poquito lioso, pero bueno, luego la consulta de documentos se puede hacer como nos dijeron. 00:15:05
Tú puedes consultar cualquier documento con el número de referencia y hacer un filtrado y ver el documento donde está, quién lo tiene y cómo va a dar su seguimiento. 00:15:13
Bueno, pues nada, esto ha sido un poco lo que quería comentar. 00:15:23
De todas formas, si tenéis alguna duda, pues me mandáis un correo al email del cole y os puedo seguir ayudando. 00:15:26
Espero que este vídeo con estos pequeños detalles que os he comentado os puedan servir para facilitar el uso del portafirmas y el registro de documentos. Un saludo a todos y muchas gracias al equipo de Moncloa Arabaca Directores y al curso de 2018. Un abrazo para todos. Hasta luego. 00:15:33
Autor/es:
José Manuel González Sanz
Subido por:
Cp escuelasbosque madrid
Licencia:
Reconocimiento - Compartir igual
Visualizaciones:
2731
Fecha:
5 de marzo de 2022 - 13:17
Visibilidad:
Público
Centro:
CP INF-PRI ESCUELAS BOSQUE
Duración:
16′ 14″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1920x1080 píxeles
Tamaño:
144.82 MBytes

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