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3. Encuestas con LimeSurvey - Participantes (RoundCube EducaMadrid)

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Subido el 16 de noviembre de 2020 por Daniel E.

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Nueva versión del vídeo en el que aprendemos a volcar datos de usuarios desde RoundCube la nueva versión del correo de EducaMadrid. Como se bajan en .vcf aprenderemos a convertirlo a .csv usando Thunderbird y Libre Office Calc.

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En los dos primeros tutoriales hemos visto cómo configurar una encuesta, 00:00:01
cómo crear las secciones, crear las preguntas y cómo activar esa encuesta 00:00:06
para que cualquier persona a la que le enviemos la URL pueda responderla. 00:00:11
Ahora vamos a ir un paso más allá y vamos a configurar la encuesta 00:00:17
para que sólo puedan rellenarlas las personas que reciban el correo electrónico 00:00:21
que nosotros les vamos a enviar y que es un correo único, con una contraseña única, 00:00:26
que solo podrá rellenar esa persona que ha recibido el correo. 00:00:31
Por poner un ejemplo, podría ser una encuesta de satisfacción 00:00:35
que queremos que rellenen los profesores del claustro 00:00:38
y vamos a enviárselo a cada uno. 00:00:42
Vamos a ver cómo hacerlo. 00:00:45
Vamos a utilizar la misma encuesta que hemos usado en los otros tutoriales. 00:00:47
Comprobamos que está activa 00:00:52
y vemos que en este menú superior hay una pestaña que dice 00:00:53
Participantes de la encuesta. 00:00:58
si pinchamos en ella, nos ofrece la posibilidad de iniciar 00:01:00
una tabla de participantes, también podríamos llegar a esta pantalla 00:01:04
en el menú lateral de configuración en participantes de la encuesta 00:01:09
vamos a iniciar la tabla de participantes 00:01:13
si pinchamos, nos indica que ya se ha creado esa tabla de encuestados 00:01:15
continuamos, y es un resumen 00:01:21
hasta ahora la encuesta tiene cero registros 00:01:24
y nos aparece este menú superior en el que podemos mostrar participantes 00:01:27
y vemos que ahora mismo no hay ningún participante 00:01:33
podemos añadir participantes o crear participantes ficticios 00:01:36
o importar participantes desde un archivo CSV, por ejemplo, que es lo que vamos a ver ahora 00:01:43
posteriormente veremos cómo enviar invitaciones, recordatorios o generar contraseñas para los usuarios 00:01:49
los participantes se pueden crear de manera manual 00:01:56
añadiendo un participante 00:02:00
y habría que rellenar un montón de datos 00:02:01
el correo electrónico, su nombre, apellidos, una contraseña 00:02:06
habría que rellenar bastantes datos 00:02:11
nosotros vamos a automatizarlo 00:02:14
vamos a utilizar los correos electrónicos 00:02:16
de los maestros del claustro del colegio 00:02:19
Lo que nos hace falta ahora es disponer de un archivo CSV con todos esos correos electrónicos de los profesores para importarlo desde aquí. 00:02:22
Así que vamos a ir al correo de EducaMadrid a ver cómo generar ese archivo CSV. 00:02:35
Vamos a aprender a exportar una serie de contactos a un archivo CSV desde el correo de EducaMadrid. 00:02:44
pero vamos a darle una vuelta y vamos a dar de alta a un usuario 00:02:50
a un contacto, vamos a crear un grupo 00:02:55
y luego desde ese grupo vamos a extraer esos contactos 00:02:59
así que lo primero que vamos a hacer es ir a contactos 00:03:03
y crear un contacto 00:03:06
vamos a llamarlo alumno 00:03:07
y apellido ficticio 00:03:10
es importante que rellenéis nombre y apellido en los contactos 00:03:14
y luego el correo electrónico, que va a ser el de trabajo, y alumno ficticio1 arroba educa.madrid.org y guardamos. 00:03:18
Así es como se crea un contacto. Ahora vamos a crear un grupo. Vamos a grupos y vamos a añadir grupo. 00:03:32
El nombre de este grupo va a ser Linesurvy 00:03:39
Pruebas 00:03:42
Para asignar alumnos a un grupo disponemos de dos métodos 00:03:44
El primero es el más sencillo, que es el típico de pinchar, arrastrar y soltar 00:03:50
Pinchar, arrastrar y soltar 00:03:56
Ahora si vamos al grupo, vemos que estos dos contactos ya están dentro de él 00:03:58
El otro método es el siguiente 00:04:02
Pinchamos en el contacto, vemos que hay una pestaña que se denomina grupos 00:04:05
Si pinchamos en ellas nos despliegan todos los grupos que tenemos creados en nuestro correo. 00:04:09
En este caso solo tengo creado uno. 00:04:14
Pincho en él y lo activo. 00:04:17
Y a partir de este momento ya si voy a Linesurvy pruebas, al grupo, ya están los tres contactos allí metidos. 00:04:19
Ahora vamos a exportar estos tres contactos en un archivo CSV que es el que nos pide Linesurvy. 00:04:25
Pues bien, nos ponemos encima de cualquiera de ellos, pinchamos el botón derecho 00:04:30
y en el menú contextual vamos a exportar 00:04:33
y nos permite exportar los que seleccionemos 00:04:36
o exportar todo, en este caso exportamos todo 00:04:39
y vemos que se nos genera un archivo 00:04:41
que se llama contacts.vcf 00:04:44
no csv 00:04:46
bueno, vamos a guardarlo 00:04:48
y ahora vamos a ver qué es lo que hemos exportado 00:04:50
y cómo convertirlo al csv 00:04:52
que puede entender la insurvey 00:04:54
esto que vemos aquí es un archivo vcf 00:04:56
en concreto el que nos hemos descargado ahora 00:04:59
que eran tres contactos 00:05:02
y ahí tenemos al uno ficticio 00:05:04
por ahí, Kralos Olivos y Daniel Esteban 00:05:06
y presenta esta estructura 00:05:09
si lo recuperamos desde un móvil 00:05:10
pues se nos da de alta 00:05:12
en nuestra lista de contactos con todos esos campos 00:05:14
pero lo que nos pide 00:05:16
Linesurvy es lo siguiente, es un archivo 00:05:18
CSV y nos dice 00:05:20
que tiene que ser 00:05:22
un CSV estándar, delimitado por puntos 00:05:23
y comas, con comillas dobles para 00:05:26
marcar los valores y que tiene que 00:05:28
tener tres campos obligatorios, que es 00:05:30
FirstName, LastName y Email. 00:05:32
Luego puede tener otros campos adicionales, pero estos tres son obligatorios. 00:05:35
Vamos a ver qué estructura tiene un CSV en texto. 00:05:39
Pinchamos aquí y vemos que tiene una primera fila, que son los tres campos que hemos visto que tenía que tener. 00:05:45
Primero sería FirstName, que sería, por ejemplo, alumno. 00:05:50
El apellido, que sería ficticio. 00:05:55
Y ahora vendría el correo electrónico. 00:05:58
alumno.ficticio.educa.madrid.org 00:06:02
Así podríamos generar un archivo CSV que luego Linesurvy lo puede interpretar. 00:06:09
Si son pocos contactos, se puede generar de esta manera. 00:06:15
También se podría generar de esta manera desde una hoja de cálculo o desde Calc. 00:06:19
Nosotros queremos encontrar un método para que ese archivo VCF 00:06:23
se convierta en un archivo CSV que sea entendido por Linesurvy. 00:06:27
He encontrado métodos muy rápidos en los que subes el archivo a un servicio web y te lo devuelve con el formato que tú quieres. 00:06:31
El problema que veo en estas herramientas es que al final estás compartiendo datos personales con no sabes quién. 00:06:40
Así que lo que tenemos que intentar es trabajar siempre en local. 00:06:47
Estoy seguro que hay métodos rapidísimos. Yo no los conozco y os voy a explicar el método que yo uso y que es el más rápido para mí. 00:06:51
para este método tengo que usar Thunderbird y tengo que usar Calc 00:06:58
la ventaja de estos dos programas es que ya vienen instalados en Macs 00:07:03
abrimos Thunderbird y lo primero que tenemos que hacer es ir a herramientas 00:07:07
e importar, vamos a importar una libreta de direcciones 00:07:10
la que hemos bajado en VCF, pinchamos en siguiente 00:07:15
es este el que queremos, archivo vcar 00:07:19
vamos a siguiente, buscamos el archivo y lo importamos 00:07:21
nos informa que se han importado con éxito las direcciones del archivo vcar 00:07:27
terminamos 00:07:30
ahora vamos a ir a nuestra libreta de direcciones 00:07:32
vamos a los contactos que nos hemos descargado 00:07:35
ahí tenemos estos tres contactos 00:07:39
y lo que vamos a hacer va a ser ahora ir a herramientas 00:07:41
y en vez de importar vamos a exportarlo 00:07:46
lo vamos a exportar separado por comas 00:07:48
codificación de caracteres del sistema 00:07:50
ya podemos cerrar Thunderbird 00:07:52
y abrir calc. Y con calc vamos a abrir el archivo CSV que hemos generado con Thunderbird. 00:07:56
Vamos a abrirlo con esta configuración, opciones de separador coma y delimitador de cadena 00:08:04
comillas. Pinchamos en aceptar y ahí se nos abre el CSV, pero ahora se nos abre en calc, 00:08:09
no en el archivo de texto. Recordamos que Linesurvy nos pedía un CSV que tuviera estos 00:08:17
tres campos obligatorios. Escritos tal y como vienen aquí. Y para nosotros serían, por 00:08:25
ejemplo, este de aquí, este otro y por último este de aquí, la edición de correo electrónico. 00:08:33
Nos permite tener otros campos opcionales. En nuestro caso no los vamos a utilizar. Lo 00:08:53
que vamos a hacer va a ser eliminar todas las columnas que no vamos a utilizar. Hemos 00:08:57
eliminado el resto de columnas y solo nos quedan las tres columnas que nos hacen falta 00:09:03
y que son los campos obligatorios para el CSV de Linesurvy 00:09:07
vamos a guardar el archivo, vamos a cambiarle el nombre 00:09:10
vamos a llamarle contactos Linesurvy 00:09:14
nos pide usar formato ODF o usar formato de texto CSV 00:09:17
formato de texto CSV 00:09:22
y vamos a ver el formato en el que se nos ha guardado 00:09:23
lo vamos a abrir como archivo de texto 00:09:27
y mirar aquí tenemos los tres campos 00:09:29
y daniel, esteban, y luego ya 00:09:32
daniel.esteban.educa.madrid.org 00:09:36
Así, con todos los contactos. 00:09:40
Ya tenemos el archivo CSV, que es el que necesita 00:09:43
Linesurvy para poder ahora seguir con el tutorial. 00:09:46
A continuación os dejo con la última parte del tutorial 00:09:50
en la que vamos a utilizar un archivo CSV 00:09:52
que ya disponíamos previamente, no este mismo. 00:09:55
Bueno, una vez generado ese archivo, ya podemos venir 00:10:00
a importar participantes 00:10:02
desde el archivo CSV. 00:10:06
Nos pide que seleccionemos un archivo. 00:10:08
Lo tenemos aquí, contactos. 00:10:11
Simplemente tenemos que pinchar en subir. 00:10:14
Y nos avisa que se han creado tres registros de encuestados, 00:10:19
los tres que hemos exportado de nuestro correo. 00:10:23
Vamos a mostrar participantes para verlos. 00:10:26
Y ahí tenemos los tres, con todos sus datos. 00:10:29
De manera individual podemos eliminar a los participantes, 00:10:33
editarles, enviarles un correo de invitación 00:10:36
pero también generarles una contraseña 00:10:41
pero se puede hacer a todos de manera general 00:10:43
yo ya tengo a todos los maestros del claustro, imaginaos, 25 o 50 maestros aquí 00:10:46
y podemos generarles contraseñas 00:10:51
si nos abre este menú y pinchamos en sí 00:10:55
se han generado tres contraseñas, una para cada uno 00:11:00
y aquí nos aparece el resumen 00:11:04
hay tres registros, total de invitaciones enviadas cero 00:11:06
todavía no hemos invitado a nadie a realizar la encuesta 00:11:09
para eso tenemos que ir a esta pestaña 00:11:12
y enviar invitación por correo electrónico 00:11:15
pinchamos 00:11:20
y se nos abre esta otra ventana 00:11:21
en la que nos aparece el remitente, el asunto 00:11:24
y el mensaje que va a recibir cada una de estas personas 00:11:27
todo este cuerpo del mensaje lo podremos nosotros modificar 00:11:30
antes de enviar las invitaciones 00:11:33
si no lo modificamos, pinchamos en enviar invitaciones 00:11:35
ya nos aparece una pestaña en la que se nos confirma 00:11:40
que ha enviado esas tres invitaciones 00:11:45
podemos cerrar y ahora sí, tenemos tres registros 00:11:47
y tres invitaciones enviadas 00:11:52
vamos a ir a uno de los correos para ver cómo se recibe ese correo 00:11:54
vamos a rellenar una encuesta desde ese correo 00:11:59
y vamos a ver cómo se actualiza aquí el total de encuestas completadas. 00:12:01
Pues aquí vemos que Daniel Esteban ha recibido una invitación para participar en una encuesta. 00:12:06
El contenido de esa invitación es el siguiente. 00:12:11
Estimado Daniel Esteban, ha sido invitado a participar en la siguiente encuesta, 00:12:14
encuesta de prueba, que es el título, y esta era la descripción que incorporamos. 00:12:17
Para hacerlo, pulse en el siguiente enlace. 00:12:22
Muchas gracias por su interés, atentamente. 00:12:24
Mire la firma del administrador de la encuesta, 00:12:26
que esto podríamos quitarlo si quisiéramos, 00:12:28
y incluye si no desea participar en esta encuesta 00:12:31
pues también se puede indicar que no se quiere participar 00:12:34
y aparecerá en las estadísticas de la encuesta 00:12:37
pero como sí queremos participar 00:12:42
vamos a pulsar el siguiente enlace 00:12:43
y aparece lo siguiente 00:12:46
aparece la contraseña ya rellena 00:12:48
no contraseña de manera automática 00:12:50
para este enlace 00:12:51
y rellenamos el captcha 00:12:53
y accedemos a la encuesta 00:12:56
y la rellenamos 00:13:02
enviamos, nos redirecciona a la URL que teníamos configurada 00:13:04
y ahora vamos a volver a la encuesta a ver qué ha pasado 00:13:18
en el resumen de la encuesta ahora vemos que hay tres registros 00:13:22
tres invitaciones enviadas y una encuesta que ha sido completada 00:13:26
vamos a comprobar dónde se han recibido esos datos de esta encuesta completada 00:13:31
podemos ir al resumen 00:13:37
a la pestaña respuestas, respuestas y estadísticas 00:13:39
aquí vemos que se ha completado una respuesta, total una respuesta 00:13:45
se han enviado tres invitaciones, de las cuales se ha completado una 00:13:49
la anterior, y hay tres registros totales 00:13:53
en mostrar respuestas 00:13:57
vemos aquí la respuesta que se ha enviado, solo había una 00:13:59
Daniel Esteban, su correo electrónico 00:14:03
la fecha de inicio, la duración 00:14:07
y todos los resultados de la encuesta los vemos aquí 00:14:13
podemos comprobar que los resultados van vinculados 00:14:17
al correo electrónico, porque la encuesta 00:14:23
la teníamos configurada como no anónima 00:14:27
recordemos donde configurábamos esa característica 00:14:29
Antes de activar la encuesta, cuando configurábamos todos sus parámetros en parámetros de configuración de encuestados, teníamos marcado que las respuestas a esta encuesta no son anónimas y como hemos lanzado la encuesta esto ya no lo podemos modificar. 00:14:34
Con esta configuración lo que hemos logrado es que cada miembro del claustro ha recibido un correo electrónico con una dirección única para rellenar la encuesta y esos datos quedan vinculados a su correo electrónico. 00:14:53
electrónico. ¿Qué hubiera pasado si hubiéramos marcado que la encuesta fuera anónima? Pues estos 00:15:06
miembros del claustro hubieran recibido esa misma invitación con esa contraseña, sólo ellos podían 00:15:14
haber rellenado esa encuesta concreta, pero los resultados no estarían vinculados a su correo 00:15:19
electrónico. Simplemente nos cercioraríamos de que las encuestas han sido rellenadas por los 00:15:26
miembros del claustro, pero no sabríamos qué ha respondido cada uno. Esto es un aspecto que hay que tener muy en cuenta porque nos puede 00:15:31
interesar a la hora de realizar alguna encuesta anónima, pero queremos cerciorarnos que los que han respondido son las personas que 00:15:39
queremos que respondan. Tenemos configurada la encuesta para que cuando se responda a la encuesta se reciba un correo de 00:15:48
confirmación de participación en la encuesta, un correo 00:15:58
de este tipo. De igual manera que hemos mostrado cómo hacer esto con los miembros del claustro 00:16:01
se podría realizar también con los correos electrónicos de los alumnos 00:16:10
o de las familias para realizar todo tipo de encuestas 00:16:13
En el siguiente tutorial veremos cómo acceder a los resultados 00:16:17
de la encuesta y cómo poder exportarlos en distintos formatos 00:16:22
Idioma/s:
es
Autor/es:
Daniel Esteban Roque
Subido por:
Daniel E.
Licencia:
Reconocimiento - No comercial - Sin obra derivada
Visualizaciones:
419
Fecha:
16 de noviembre de 2020 - 7:38
Visibilidad:
Público
Centro:
CP INF-PRI C.R.A. LOS OLIVOS
Duración:
16′ 28″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1920x1080 píxeles
Tamaño:
56.84 MBytes

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