Escritura correo vs informe | Mediateca de EducaMadrid

Ok, vamos a ello. Correo electrónico o informe. Parece una pregunta sencilla, pero uff, la 00:00:00

de veces que esta duda puede marcar la diferencia entre que un mensaje funcione o se pierda 00:00:05

por el camino. Hoy vamos a desgranar esto bien para saber exactamente cuándo usar cada 00:00:08

herramienta y, lo más importante, para que lo que comuniquemos no solo llegue, sino que 00:00:13

de verdad deje huella. 00:00:16

Y es que, ¿quién no ha estado en esa situación? Delante de la pantalla pensando, mando un 00:00:18

correo rápido a mi jefa para actualizarla sobre el proyecto o me pongo en serio y preparo 00:00:22

un informe completo con todos sus detalles. Puede parecer una decisión sin más, pero creedme, 00:00:26

tienen impacto enorme en cómo se va a interpretar lo que queremos decir. Así que para no perdernos, 00:00:31

aquí tenemos la hoja de ruta de hoy. Primero vamos a plantear bien el dilema. Luego veremos 00:00:36

unas cuantas reglas básicas del juego. Después nos meteremos de lleno a analizar qué es un correo 00:00:40

y qué es un informe. Los compararemos cara a cara y al final daremos con la clave para comunicar 00:00:45

siempre de forma eficaz. ¿Suena bien? Pues vamos allá. Venga, vamos al lío. Primera parada, 00:00:50

el dilema. Porque elegir entre un correo y un informe no es una simple cuestión de gustos, 00:00:55

para nada. Es más bien como tener una caja de herramientas. Coge un destornillador o un 00:00:59

martillo. Si te equivocas de herramienta, no solo no vas a conseguir lo que quieres, 00:01:03

es que, bueno, puedes acabar montando un buen estropicio. Entonces, para no equivocarnos, 00:01:07

antes de escribir ni una sola letra, hay que parar un segundo y pensar. Vamos a abrir nuestra 00:01:12

caja de herramientas mental, porque hay una serie de factores que, si los tenemos claros, 00:01:16

nos van a ayudar a tomar la decisión correcta. 00:01:20

Siempre. 00:01:23

Y aquí las tenemos, las cinco claves maestras. 00:01:23

Primero, ¿a quién le escribimos? 00:01:26

No es lo mismo hablarle a un superior, a un cliente o a un compañero de equipo, ¿verdad? 00:01:28

Segundo, ¿qué tipo de relación tenemos con esa persona? 00:01:32

¿Hay confianza o es puramente formal? 00:01:34

Tercero, la finalidad. 00:01:37

¿Qué buscamos conseguir con este mensaje? 00:01:38

¿Informar? ¿Pedir algo? ¿Convencer? 00:01:40

Cuarto, el canal, que es el meollo de la cuestión de hoy. 00:01:42

Y quinto, el contexto. 00:01:45

Es fundamental tener en cuenta la situación general. 00:01:47

Estos cinco puntos de verdad son como una brújula para no perder el norte. 00:01:49

Muy bien, hablemos ahora del correo electrónico. 00:01:53

Para mí, es como el velocista de la comunicación en la oficina. 00:01:55

Es rápido, es ágil, te permite ir directo al grano sin mucho rodeo, 00:01:59

es la herramienta ideal para las cosas del día a día, 00:02:03

para esas comunicaciones rápidas y también para ir construyendo una buena relación con los demás. 00:02:05

Y fijaos en lo flexible que es, que es su gran punto fuerte. 00:02:10

Mirad estos dos ejemplos. 00:02:13

Por un lado, le escribo para informarle de que el informe ha sido finalizado. 00:02:15

Suena formal, muy respetuoso, perfecto para un cliente o para alguien de otra área, por ejemplo. 00:02:19

Y por otro, te envío el informe para que lo revises cuando puedas. 00:02:24

Mucho más cercano, ¿a que sí? 00:02:28

Es el tono que usaríamos con un compañero. 00:02:29

Es el mismo mensaje, pero son dos mundos totalmente distintos. 00:02:31

Esa es la magia del correo. 00:02:35

Básicamente aquí tenemos el ADN del correo. 00:02:36

El registro puede ir de lo formal a lo semiformal. 00:02:38

Podemos ajustar el tono como si fuera el volumen de la música. 00:02:41

El vocabulario tiene que ser claro, directo, funcional. 00:02:44

frases cortitas que se entiendan bien y sobre todo una cosa clave se suele hablar en primera 00:02:47

persona usamos el yo y el nosotros y eso claro es lo que crea esa conexión más personal vale y ahora 00:02:52

cambiamos de tercio completamente pasamos al informe si el correo era un velocista el informe 00:02:59

es un corredor de fondo el titán de la formalidad miradlo así si un email es una conversación un 00:03:04

informe es más bien un monólogo aquí no hay espacio para la duda o la ambigüedad todo es 00:03:10

precisión, objetividad y, sobre todo, una estructura que tiene que ser sólida como una roca. Fijaos bien 00:03:14

en esta frase. Escuchad cómo suena. Los resultados obtenidos indican un incremento del 12% en la 00:03:19

productividad. ¿Dónde está el yo creo que o el me parece? En ninguna parte. Es como si los datos 00:03:25

hablaran solos, ¿verdad? Los resultados indican. Es la objetividad en estado puro. Ese y no otro 00:03:30

es el lenguaje de un buen informe. A ver, si un informe fuera un edificio, estos serían sus 00:03:37

cimientos, sus pilares. El registro, siempre, siempre, siempre formal y objetivo. El vocabulario, 00:03:42

técnico, preciso, sin rodeos. La estructura, fija, predecible. Ya sabes, introducción, 00:03:49

desarrollo, conclusiones. Y el lenguaje, cero coloquialismos, cero subjetividad. Es un mundo 00:03:55

que se construye sobre hechos, sobre lógica, sobre evidencia. Y ahora llega el momento que 00:04:01

todos esperábamos, el cara a cara. Vamos a poner al correo y al informe uno frente al otro, 00:04:06

como si fuera un combate de boxeo. Porque es aquí donde todas las diferencias se van a ver 00:04:12

clarísimas. A modo de resumen rápido, la idea es esta. Un correo es directo y flexible. Un informe 00:04:17

es distanciado y muy, muy estructurado. Y esta tabla es, vamos, la chuleta definitiva. Es para 00:04:24

guardársela. Fijaos en el contraste en cada una de las filas. Registro formal o semiformal en el 00:04:31

correo contra estrictamente formal en el informe. Tono, flexible contra objetivo y neutro. Vocabulario, 00:04:36

claro y funcional contra técnico y preciso. La estructura, libre en el correo, rígida en el 00:04:44

informe. Y la relación que se establece, directa contra distanciada. Si tenemos esto en la cabeza 00:04:49

es casi imposible volver a dudar. Bueno, hemos visto todas las diferencias, las hemos desmenuzado, 00:04:54

pero ¿y ahora qué hacemos con todo esto? Pues aquí es donde la magia ocurre, donde todas las 00:04:59

piezas del puzzle encajan. Porque al final del día esto no va solo de seguir unas reglas como 00:05:03

si fuéramos robots. Vale comunicar con eficacia, con un propósito. Y esa habilidad, que es un 00:05:07

auténtico superpoder en el mundo profesional, tiene un nombre. Se llama adecuación comunicativa. Es, 00:05:12

pensadlo así, como ser un buen chef. Un chef sabe perfectamente qué ingrediente, qué especia, 00:05:18

qué técnica usar para cada plato. Pues esto es lo mismo. Es el arte de saber elegir el lenguaje, 00:05:23

el tono y el formato perfectos para que nuestro mensaje no solo se entienda, sino que consiga 00:05:28

exactamente lo que queremos conseguir. Así que la idea clave es esta, el punto crucial. Se trata 00:05:34

de elegir la herramienta que mejor se ajusta al trabajo que tenemos entre manos. No hay una mejor 00:05:39

que otra en términos absolutos. La próxima vez que vayamos a escribir algo, podemos hacernos 00:05:43

esta pregunta. ¿Necesito construir un puento rápido para conectar con alguien o necesito 00:05:47

construir un castillo sólido para presentar unos datos? La respuesta a esa pregunta nos dirá si lo 00:05:52

que necesitamos es un correo o un informe. Y para cerrar, ahí va una pregunta para la reflexión. 00:05:57

Pensemos en el último correo o informe importante que hemos escrito en el trabajo. ¿Qué dice de 00:06:03

nosotros esa comunicación? ¿Fue solo un mensaje más para salir del paso o fue una verdadera 00:06:08

declaración de intenciones, de nuestra profesionalidad? Porque al final, cada palabra 00:06:14

que escribimos cuenta, y mucho, así que asegurémonos de que siempre cuente a nuestro favor. 00:06:18

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