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Documentos Secretaria Primaria. - Contenido educativo

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Subido el 15 de enero de 2021 por Doe ismie

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Bienvenidos a esta sesión del curso de formación para secretario de Educación Infantil y Primaria 00:00:01
en la que vamos a hablar del archivo de centro y de cómo organizarlo para que sea útil, 00:00:06
así como de la documentación que contiene y del tratamiento que tenemos que darle 00:00:12
en función del momento en que nos encontremos. 00:00:17
Mirad, si recordáis, la gestión de la documentación del centro 00:00:22
era una de las responsabilidades del secretario que se derivaba de las funciones que vimos en la sesión anterior. 00:00:28
Si recordáis, hablábamos de que los datos que contiene el archivo de centro son de un alto nivel de protección 00:00:38
de acuerdo a la ley de protección de datos, puesto que contienen información muy sensible de alumnos que son menores de edad. 00:00:47
entonces es importante que el secretario garantice la accesibilidad a esa información 00:00:54
a todas aquellas personas a las que les resulta imprescindible y necesaria 00:01:03
para poder realizar su trabajo como pueden ser los profesores o los orientadores del centro 00:01:08
pero que el acceso esté completamente restringido a otras personas ajenas 00:01:14
a las que esa información no les resulta necesaria. 00:01:19
El archivo del centro es algo vivo, está constantemente cambiando. 00:01:26
Por un lado tenemos alumnos que se incorporan al centro, 00:01:32
bien en septiembre, bien a lo largo del curso, 00:01:34
y por otra tenemos alumnos que se dan de baja. 00:01:38
Por esto el archivo debe estar dividido en dos partes. 00:01:41
Por un lado, la de los alumnos que actualmente están matriculados 00:01:44
y cursando estudios en nuestro centro, y por el otro, la de alumnos que han causado baja 00:01:48
con independencia del tiempo que hayan estado matriculados con nosotros. 00:01:54
Así como el archivo actual debe estar organizado por cuestiones prácticas, por grupos de clase, 00:01:59
el archivo de bajas no resulta útil de esa manera, porque si yo dentro de unos años 00:02:08
tengo que localizar a un alumno y saber cuándo estuvo matriculado, en qué grupo, cuándo se dio de baja, puede ser una locura. 00:02:15
Es mucho más útil que esté organizado por orden alfabético de apellidos, 00:02:24
con independencia del año en que hayan terminado o de los cursos que hayan estado. 00:02:29
De esta manera, con independencia del momento en que vengan a pedirnos algún tipo de certificación o de información, 00:02:33
podremos localizar el expediente de forma muy fácil. 00:02:39
Con respecto a la documentación que debe tener el archivo de bajas, el expediente de cada alumno debe contener aquella información que es relevante a nivel personal y que podamos considerar que en un tiempo nos podrían pedir y además la información académica. 00:02:42
Os recuerdo que la información académica se conserva siempre, no hay plazo de prescripción para la misma, no es documentación administrativa y no rige para ella el periodo de cinco años que rige para otro tipo de documentación. 00:03:06
En el archivo de bajas, lo veremos a continuación, tendremos el historial de los alumnos, el expediente, los informes finales de etapa, copias en todo momento. 00:03:25
Y, cuando hablo de información que pueda ser relevante, veréis, a mí se me ocurre algún expediente que nosotros hayamos iniciado, por ejemplo, con servicios sociales o que nos hayan solicitado en algún momento por algún tipo de investigación. 00:03:38
Es verdad que aunque ese tipo de documentación se prescribe, no sabemos si en algún momento podremos estar facilitando alguna investigación que sea para beneficio del alumno. 00:03:56
No quiere decir que guardemos todo. No hay que guardar ni los boletines de cuando el niño hizo infantil y ponía si pintaba o no pintaba, 00:04:11
pintaba, ni tenemos que guardar documentación sobre si un día el niño se cayó y tuvo 00:04:19
que venir a atenderle el SAMUR y nos dio un informe. Eso no debe estar en un archivo de 00:04:26
bajas, me refiero a informaciones mucho más específicas como las que os he nombrado. 00:04:31
Yo recuerdo que a nosotros, cuatro años después, me parece que fuera de que una niña se fuera 00:04:39
del centro nos solicitó información la Policía Nacional porque estaban investigando en relación 00:04:45
con algo que ya se había detectado cuando estaba con nosotros pero que no se pudo demostrar 00:04:52
y que con el tiempo volvió a surgir en el siguiente centro en el que estaba la niña 00:04:59
y necesitaban información para saber desde cuándo venía y qué pasos se habían dado. 00:05:04
Entonces fue muy útil haberla conservado porque nos permitió ayudar en algo que resultaba beneficioso para la alumna 00:05:09
En cuanto al archivo actual, yo recomiendo que sea muy visual 00:05:17
Y que nos permita recabar información de un grupo de una sola pasada 00:05:24
para eso es muy útil valerse de las ventanitas que tienen las carpetas colgantes 00:05:30
en las que guardamos el expediente de cada alumno 00:05:38
en vez de utilizar las etiquetas que ya vienen 00:05:40
es aconsejable tener una tabla de Word en la que las celdas tengan el tamaño adecuado 00:05:45
de forma que vosotros además de poner el nombre del alumno 00:05:51
podáis aplicar códigos de color 00:05:55
me explico 00:05:57
Yo, por ejemplo, coloreaba la celda en función de las necesidades del alumno 00:05:59
La dejaba en blanco si el alumno no tenía ninguna peculiaridad 00:06:08
Pero la coloreaba de azul si era un alumno con necesidades educativas especiales 00:06:12
Y de amarillo si era un alumno con necesidad de compensación educativa 00:06:20
De esa forma, según abríamos el cajón de la clase, sabíamos cuántos alumnos con necesidad de apoyo había, cuántos alumnos con necesidad de compensatoria, e incluso para los orientadores era muy fácil localizar los alumnos que eran de su competencia. 00:06:25
competencia. Además utilizaba esas ventanitas que se pueden comprar aparte, por tanto podemos 00:06:42
tener más de una por cada carpeta, para poner una segunda información, como podía ser 00:06:51
por ejemplo en naranja las alergias del alumno, que además me permite escribir los alérgenos 00:07:00
con los que no puede entrar en contacto. 00:07:07
O en verde, por ejemplo, sin escribir nada, aquellos casos en los que había algún asunto 00:07:09
de problemas de relación de los padres y había alguna sentencia de divorcio compleja 00:07:15
con retirada de patria y potestad o violencia de género y alejamiento 00:07:23
que influía en la información que podíamos dar a los progenitores. 00:07:29
Entonces, no sé, las posibilidades son muy amplias y debéis adaptarlo a lo que vosotros consideréis que es útil para vuestro centro. 00:07:34
A mí esos cuatro códigos me resultaban muy útiles y además me permitían tener la información según abría el archivo. 00:07:44
Tened en cuenta que de repente puede venir un profesor y preguntaros qué alumnos alérgicos hay en la clase 00:07:55
porque un alumno ha traído unas galletas, por ejemplo, porque es su cumpleaños. 00:08:01
Claro, si es el tutor, lo normal es que tenga esa información, 00:08:09
pero puede ser un sustituto, puede ser un especialista al que no se le ha pasado. 00:08:13
Y tener que buscar en el programa cuáles son los alumnos alérgicos de esa clase, 00:08:17
a qué son alérgicos y demás, puede ser un tiempo considerable. 00:08:23
De esta manera tenemos toda la información a golpe de vista. 00:08:29
También es importante, claro, que el archivo esté actualizado, porque si a mí me incorporan datos nuevos, actualización de datos médicos, 00:08:34
o un informe psicopedagógico que llega, o una sentencia de divorcio que se actualiza, y no la incorporo en el lugar correspondiente y retiro la anterior, 00:08:46
en caso de que haya que hacerlo o la complemento, cuando yo quiera buscar información sobre ese alumno 00:08:57
no tengo la radiografía real del mismo y puedo tener errores importantes derivados de esa falta de actualización. 00:09:03
Por tanto, debe actualizarse en el momento que disponemos de nueva documentación. 00:09:12
Y lo que es importante es que garanticemos que no hay error en el archivo. 00:09:18
Mezclar documentación de excedientes o ubicar una nueva documentación en el excediente que no corresponde 00:09:21
nos puede llevar a un jaleo y un caos en el archivo de difícil arreglo después 00:09:30
que además, como en el caso anterior, nos puede llevar a errores 00:09:36
En cuanto a la documentación, vamos a hablar de la que trasladamos 00:09:40
pero, lógicamente, también influirá en la que luego se conserva en el expediente del alumno 00:09:49
de la que ya hemos hablado un poquito antes. 00:09:56
Aquí hay que diferenciar si el alumno realiza el traslado en la etapa de infantil o de primaria 00:09:59
puesto que la documentación no es la misma. 00:10:04
Si un alumno se traslada durante la etapa de educación infantil 00:10:07
tenemos que dar una copia del expediente académico y dejamos el original en el colegio. 00:10:11
Cuando hablo de copia y original, hablamos de fotocopia y original 00:10:18
Puede parecer que como total está en el ordenador y lo pude imprimir 00:10:24
Imprimo dos, firmo las dos, como los sellos 00:10:29
Pero en ese caso estoy creando dos originales 00:10:32
Y originales solo debe haber uno 00:10:35
Y es el que tiene el sello y las firmas auténticas 00:10:38
en algunos casos habéis preguntado 00:10:43
compañeros vuestros han preguntado 00:10:51
qué ocurre si alguien pide una copia 00:10:53
si lo vuelvo a imprimir y lo firmo 00:10:56
no, si alguien pide una copia 00:10:59
como yo tengo una, lo fotocopio 00:11:02
y pongo a mano que es copia y que coincide con el original 00:11:04
si el alumno ya ha acabado la etapa 00:11:08
lo que remito es una copia del expediente académico 00:11:12
y una copia del informe final de aprendizaje 00:11:16
en este caso, con este último documento 00:11:19
yo tengo que conservar otra copia 00:11:24
pero tengo que entregar el original a las familias al terminar el curso 00:11:28
y además es necesario que quede constancia de esa entrega 00:11:33
porque es un documento oficial de evaluación 00:11:37
Entonces, puedo preparar una tabla de Word con los nombres de los alumnos y una columna al lado con espacio para que firmen los padres o hacer un documento individual. 00:11:40
En cualquier caso, el registro de las firmas debe permanecer en el centro. 00:11:51
En educación primaria la documentación es diferente, aunque parecida, y es verdad que actualmente pasamos la información por raíces, 00:12:00
Luego lo pone la siguiente diapositiva que menciona esto. Pero puede ocurrir que tengamos que hacerlo en papel y además necesitamos saber qué conservamos nosotros. De la parte de raíces hablaremos ahora, pero es importante que sepamos que en educación primaria tenemos que remitir el informe personal por traslado. 00:12:10
remitimos el original, nos quedamos una copia 00:12:35
es verdad que a día de hoy tiene poco sentido 00:12:38
si el alumno ha finalizado el curso y se traslada por ejemplo 00:12:41
entre el tercero y cuarto de primaria 00:12:44
porque viene de cuando en LOE 00:12:46
no salían las notas de los cursos impares 00:12:52
y era necesario mandarlo 00:12:55
porque si no, había un año del que no tenían información 00:12:57
la norma no ha cambiado, por lo tanto hay que seguir haciéndolo 00:13:00
pero sí que resulta prescriptivo si es en mitad de curso 00:13:04
puesto que las notas de las evaluaciones no aparecen en ningún otro documento 00:13:09
y tenemos que garantizar que al alumno le pueden evaluar de forma continua 00:13:15
por tanto necesitan información del curso hasta el momento en que se ha trasladado al nuevo centro. 00:13:21
También hay que enviar el historial académico en papel normal 00:13:28
Solo se imprime en papel de seguridad cuando termina la etapa 00:13:33
Y en este caso, una vez que han finalizado la etapa 00:13:37
Se entrega a las familias también con un recibí 00:13:41
Que debe conservarse en el centro 00:13:44
Nosotros nos quedamos una copia 00:13:46
También enviamos una copia del expediente académico 00:13:49
Aunque esta solo es necesaria 00:13:53
Si hay alguna información que no aparece en el historial 00:13:56
Yo recomiendo sacar las dos y no andar cotejando 00:13:59
porque es muchísimo más trabajo. 00:14:02
También tenemos que remitir la copia del expediente académico de infantil 00:14:06
y del informe final de aprendizaje si lo ha hecho en nuestro centro. 00:14:12
De esta forma, como podéis deducir, en el colegio cuando un alumno se da de baja 00:14:19
tenemos que conservar una copia del informe personal por traslado, 00:14:25
una copia del historial académico, tanto si ha sido en mitad de la etapa como al final. 00:14:30
La diferencia es que la copia será de un papel oficial o de un folio 00:14:38
y una copia del expediente académico. 00:14:44
También tenemos que quedarnos una copia del informe final de etapa 00:14:48
que se entrega a los padres en sexto, solo en el caso de los alumnos que han terminado la etapa con nosotros. 00:14:53
De este informe también se entrega el original a las familias y debe quedar constancia de la recepción. 00:15:00
Es verdad que Raíces tiene la posibilidad, y de hecho lo hace así, de subir la documentación a una nube para que el otro centro la rescate. 00:15:12
Esto no funciona adecuadamente cuando el alumno se va a un centro concertado o cuando viene de un centro concertado, 00:15:21
entonces es necesario hacer el requerimiento por escrito y además la firma automática, la electrónica, 00:15:29
todavía no está correctamente implementado ni aparece con código seguro de verificación. 00:15:38
Están trabajando en ello y estará en algún momento, pero en cualquier caso no es válido para traslados que se realicen fuera de la Comunidad de Madrid 00:15:44
o para alumnos que vengan de otra comunidad autónoma, por tanto tenemos que saber cuál es la documentación que debemos imprimir, conservar y remitir 00:15:54
en caso de que un alumno se traslade o finalice la etapa en nuestro colegio. 00:16:07
En el siguiente bloque hablaremos de las certificaciones, que es otra de las funciones del secretario, tal y como vimos en el bloque anterior. 00:16:13
e intentaremos discernir qué es lo que podemos certificar y qué es aquello en lo que no tenemos ninguna competencia. 00:16:24
Autor/es:
Ines Perez
Subido por:
Doe ismie
Licencia:
Reconocimiento - No comercial - Compartir igual
Visualizaciones:
89
Fecha:
15 de enero de 2021 - 11:24
Visibilidad:
Público
Centro:
ISMIE
Duración:
16′ 39″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1280x720 píxeles
Tamaño:
66.69 MBytes

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