LAL04 Gestion de Stocks | Mediateca de EducaMadrid

A ver, vamos al lío. Fijaos en una cosa. Da igual que hablemos de una multinacional 00:00:00

gigante o de la tienda de la esquina, porque al final todas, absolutamente todas, se enfrentan 00:00:03

al mismo rompecabezas, el stock. ¿Cuánto guardo en el almacén? Si me paso mal, si 00:00:09

me quedo corto, peor. Encontrar ese punto justo, bueno, eso es casi un arte. Y hoy vamos 00:00:14

a intentar desvelar algunos de sus secretos. Y para que lo entendamos bien, vamos a imaginar 00:00:18

un caso práctico. Poneos en situación. Supermercado Salvergel. A priori, todo va de maravilla. 00:00:23

las ventas no paran de subir. ¿Suena genial, a que sí? Pues no, porque aunque parezca mentira, 00:00:28

ese mismo éxito está creando una especie de crisis silenciosa. Por un lado, clientes cabreados, 00:00:34

y por otro, dinero que, literalmente, se esfuma del almacén. Y ojo, que esto pasa mucho más de 00:00:39

lo que nos pensamos. Entonces, ¿cuál es el meollo del asunto en este supermercado? Pues todo se 00:00:44

reduce a una tensión constante, a un tira y afloja entre dos cosas. Tener a la gente contenta y que 00:00:50

el negocio sea rentable. Y aquí es donde entra nuestro protagonista, Miguel, el gerente. Él se 00:00:56

las ve y se las desea con un problema que tiene dos caras, y las dos son terribles para cualquier 00:01:03

negocio. Por un lado, tiene a los clientes enfadados porque van a buscar algo y estandería 00:01:07

vacía. Y claro, eso le obliga a hacer pedidos de última hora, que son carísimos, y a tener a los 00:01:12

proveedores de los nervios. Y por el otro lado, se da un paseo por el almacén y ve productos 00:01:17

caducados, dinero tirado a la basura. Un auténtico caos, vamos. 00:01:21

Claro, la solución fácil sería decir, pues compra más, o pues compra menos. Pero no. La cosa no es 00:01:26

tan simple. Es mucho más sutil. Se trata de hacer malabares, de encontrar un equilibrio perfecto 00:01:33

entre dos fuerzas que tiran además en direcciones opuestas. Mirad, el conflicto es este. Por un lado, 00:01:38

se quiere dar un servicio impecable, que nadie se vaya con las manos vacías, tener de todo siempre 00:01:44

por si acaso. Pero claro, eso significa tener el almacén a reventar de stock. Y por otro lado, 00:01:49

está la pasta. Se quiere ser eficiente, gastar lo mínimo en almacenamiento, no tener un dineral 00:01:55

parado en cajas y eso, lógicamente, significa tener el mínimo stock posible. ¿Cómo se come eso? 00:02:00

¿Cómo se resuelve este dilema? Esta cita lo clava, la verdad. Ojalá los productos aparecieran 00:02:05

por arte de magia justo cuando alguien los quiere comprar, ¿no? Pero la realidad es tozuda. 00:02:11

Gestionar este equilibrio no es que sea una buena idea, es que es una cuestión de supervivencia 00:02:16

para la empresa. Bien, antes de que Miguel pueda empezar a solucionar algo, tiene que hacer una 00:02:20

cosa fundamental, entender qué es exactamente lo que tiene en el almacén. Porque ojo, no todo el 00:02:25

stock es igual. Cada tipo de producto cumple una función distinta y por tanto hay que clasificarlo 00:02:30

para poder gestionarlo bien. A ver, pensemos. El stock activo es el del día a día, lo que se vende 00:02:35

sin parar. Luego está el estacional, que es muy fácil de entender. Los helados en verano, los 00:02:41

turrones en navidad, cosas que se sabe que se van a vender en un momento concreto. El especulativo 00:02:46

ya es más una apuesta en toda regla. Es cuando se compra más de algo porque se intuye que va a 00:02:51

subir de precio. Y por último, la joya de la corona, la pieza clave de todo esto y que ahora 00:02:55

veremos, el stock de seguridad. Hay que quedarse con este nombre, es el seguro de vida del almacén. 00:03:00

Venga, pues vamos a lo práctico. ¿Qué herramientas tiene Miguel para acabar con el 00:03:06

problema que más duele y que más se ve? Exacto, las estanterías vacías, lo que técnicamente se 00:03:10

llama rotura de stock. La rotura de stock es básicamente ese momento horrible en que una 00:03:16

persona va a coger algo y no está. Y el problema no es solo que se haya perdido esa venta. ¿Qué va? 00:03:21

El problema es que se ha perdido la confianza de esa persona, que a lo mejor la próxima vez se lo 00:03:28

piensa dos veces antes de ir a esa tienda. Así que evitar esto es la prioridad número uno. 00:03:32

Y aquí entra la primera línea de defensa. ¿Recordáis el stock de seguridad? Pues es esto. 00:03:39

Es el colchón, el por si acaso. ¿Qué pasa si el camión del proveedor se retrasa? ¿O si de repente 00:03:43

llega una ola de calor y todo el mundo sale a comprar helados como si no hubiera un mañana? 00:03:47

Pues para eso está este stock extra. Es literalmente una póliza de seguros contra los 00:03:51

imprevistos. Mirad este gráfico, que se entiende fenomenal. Esta forma de dientes de sierra es como 00:03:56

el electrocardiograma del almacén. Se empieza arriba, con el stock a tope. Y cada día, con las 00:04:02

ventas, la línea va bajando, bajando, bajando. Pero atención, la clave es no esperar a que llegue 00:04:07

a cero. ¿Veis esa línea crítica? Cuando el stock la toca, pum, se activa la alarma y se hace un 00:04:13

nuevo pedido. Mientras se espera que llegue, se tira del stock de seguridad. Y justo cuando parece 00:04:18

que el stock se va a agotar, zas, llega el nuevo pedido, la línea vuelve a subir y el ciclo empieza 00:04:23

otra vez. Ese momento, esa línea que activa todo el proceso, tiene un nombre. Es el punto de pedido. 00:04:28

Y esta es la regla de oro para que nunca falte de nada. Ojo, no es un día del mes, no es pedir los lunes, no, es una cantidad. Cuando en el almacén quedan X unidades, es el momento de llamar al proveedor. Ni antes, porque se acumula por acumular, ni después, porque entonces sí que hay un problema. 00:04:35

Y calcularlo es pura lógica, de verdad, es muy fácil, solo hay que pensar, a ver, ¿cuánto se vende cada día y cuánto tarda el proveedor en traer las cosas? Pues se necesita tener suficiente para aguantar todos esos días, y a eso, por si las moscas, se le suma el colchón de emergencia, el stock de seguridad, ¿ya está? 00:04:53

Vamos a ponerle números con nuestro supermercado, el Vergel, para que se vea claro. Imaginaos que 00:05:10

venden 200 unidades de un producto al día y su proveedor tarda cuatro días en entregar. Pues 00:05:15

fácil, 200 por 4 son 800 unidades que necesitan para no quedarse a cero mientras esperan. A eso 00:05:20

le suman su colchón de seguridad, que son 100 unidades. Total, 900. Pues ya está, cuando el 00:05:27

sistema informático diga que dan 900 unidades, Miguel sabe que tiene que descolgar el teléfono 00:05:33

y hacer el pedido. Vale, genial. Miguel ya ha resuelto la primera parte del puzle. Ya sabe 00:05:37

cuándo tiene que pedir para que no se le vacíen las estanterías. Pero esto no acaba aquí. Ahora 00:05:42

viene la segunda gran pregunta. Vale, tengo que pedir, pero ¿cuánto pido? ¿Cuál es la cantidad 00:05:47

exacta para que todo sea lo más eficiente y barato posible? Y para responder a eso hay que entender 00:05:52

un concepto clave, la rotación de stock. Esto mide, básicamente, lo rápido que se vende algo. 00:05:57

Un producto que rota mucho es como el fichaje estrella del equipo 00:06:03

Entra, marca gol y sale 00:06:06

Genera beneficios sin parar 00:06:08

Pero un producto que rota poco 00:06:10

Es el que se queda calentando banquillo 00:06:12

Ocupa sitio, coge polvo y cuesta dinero 00:06:14

El objetivo, claro está 00:06:16

Es tener un equipo lleno de estrellas 00:06:18

Y que todo rote a toda velocidad 00:06:20

Pero claro, ¿cómo se consigue eso? 00:06:22

¿Cómo sabe Miguel cuál es la cantidad perfecta que tiene que pedir? 00:06:24

Porque aquí volvemos al dilema de siempre 00:06:28

Si pide demasiado, le suben los costes de tenerlo todo guardado 00:06:29

pero si pide muy poco tendrá que hacer muchísimos pedidos y cada vez que hace uno pierde tiempo y 00:06:33

dinero en gestionarlo ¿dónde está el punto justo? pues una vez más la respuesta está en el equilibrio 00:06:39

hay que poner en una balanza dos cosas por un lado lo que cuesta hacer un pedido el tiempo de la 00:06:44

persona que lo gestiona las llamadas el papeleo y por otro lado lo que cuesta tener ese producto 00:06:49

en la estantería el alquiler del espacio el seguro el riesgo de que se estropee o caduque y para 00:06:54

encontrar ese punto de equilibrio perfecto, por suerte, no hay que ir a ciegas. Existe una 00:07:00

herramienta matemática para esto, que se llama el modelo de Wilson. A ver, que nadie se asuste al 00:07:04

ver la fórmula. En el fondo es muy simple. Es como una supercalculadora que te dice, mira, 00:07:09

si haces muchos pedidos pequeños, gastarás esto en gestión. Si haces pocos pedidos pero muy grandes, 00:07:13

gastarás esto en almacenamiento. Y la fórmula lo que hace es encontrar el número mágico, 00:07:17

la cantidad exacta de pedido donde la suma de esos dos costes es la más baja posible. Es la 00:07:20

respuesta matemática al gran dilema de Miguel. Y todo esto nos lleva a la pregunta final, 00:07:25

la que se tiene que hacer Miguel y cualquier persona que gestione un negocio. 00:07:29

¿Qué es más importante? ¿En qué nos fijamos primero? 00:07:33

¿En las quejas de los clientes que no encuentran lo que buscan o en los costes que se disparan en el almacén? 00:07:35

La respuesta, como hemos visto, quizá no sé elegir. 00:07:40

Quizá el verdadero arte está en medir las dos cosas y encontrar ese punto exacto donde la balanza se queda, por fin, en perfecto equilibrio. 00:07:43

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