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Subido el 11 de diciembre de 2023 por Maria F.

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Cómo elaborar documentos ligados a la compraventa

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Proyecto FPMAD digital, ciclo formativo de grado superior de gestión de ventas y espacios 00:00:00
comerciales, módulo profesional, logística de aprovisionamiento. 00:00:08
La documentación comercial ligada al aprovisionamiento. 00:00:13
En esta unidad de trabajo vamos a analizar los diferentes documentos que se generan y 00:00:17
se intercambian durante la gestión de compras, como parte de la gestión del aprovisionamiento, 00:00:21
y algunas herramientas que se puedan utilizar para su emisión. 00:00:26
El objetivo será conocer los diferentes documentos relacionados con el aprovisionamiento e identificar 00:00:30
herramientas para la elaboración y gestión de dichos documentos. 00:00:36
Durante el ciclo de la compra-venta de cualquier materia prima, producto o servicio, se generan 00:00:40
una serie de documentos que permiten verificar y hacer un seguimiento de la operación. 00:00:44
Cuando se detecta una necesidad, para satisfacerla se realiza una compra y con ella se desencadena 00:00:49
un proceso que requiere de un intercambio de información claro y seguro. 00:00:54
Para ello, todo lo acordado entre la empresa y sus proveedores deberá quedar registrado 00:00:59
en diferentes documentos que, en caso de discrepancias, servirán de referencia para comprobar lo pactado 00:01:03
o sucedido en cada etapa del proceso. 00:01:09
El pedido u orden de compra es el primer documento firme que se emite cuando se inicia el proceso 00:01:12
con el proveedor y es el que desencadena el movimiento de materiales. 00:01:17
Cuando el proveedor sirve el pedido, la mercancía se entrega acompañada del albarán o nota 00:01:22
de entrega, siendo este el segundo documento firme del proceso. 00:01:27
Este documento debe ser cotejado con lo recibido y con el pedido realizado para comprobar que 00:01:31
se ha servido lo solicitado y, en caso de discrepancias, éstas deben ser comunicadas 00:01:36
de inmediato al proveedor. 00:01:41
Una vez recibida la mercancía y comprobado que la entrega es correcta, el albarán servirá 00:01:43
como base para emitir la factura, que es el único documento de los hasta ahora emitidos 00:01:47
que tiene validez legal y que demuestra la compra-venta. 00:01:52
Este documento debe coincidir con lo servido y reflejado en el albarán o conjunto de albaranes 00:01:56
en los que se basa. 00:02:01
De no ser así, se deberá solicitar una factura rectificativa. 00:02:02
Recibida y aceptada la factura, se procederá a emitir los documentos de PAP según lo acordado 00:02:06
entre las partes. 00:02:12
Los contratos de venta o suministro, los registros de pedidos y facturas, las fichas de producto, 00:02:13
los documentos de transporte, etc., son documentos relacionados también con el aprovisionamiento, 00:02:18
pero en los que no vamos a detenernos en este momento. 00:02:23
A continuación nos vamos a centrar en conocer las características básicas de los tres 00:02:26
documentos principales. 00:02:30
Empecemos por el pedido, que reflejará los materiales que la empresa solicita al proveedor. 00:02:32
Lo emite la empresa compradora que necesita aprovisionarse y lo recibe la empresa proveedora 00:02:37
que puede suministrar lo solicitado por su cliente. 00:02:42
La información que incluye el pedido puede ser variable y depender de la empresa, pero 00:02:45
habitualmente contiene el número de documento, con numeración correlativa, la fecha de emisión 00:02:49
para computar los plazos de entrega, el nombre y dirección completa de emisor y receptor, 00:02:54
la descripción, unidades y precio unitario de lo solicitado y, en su caso, el importe 00:02:59
total del pedido. 00:03:03
En este caso hablamos de un pedido valorado. 00:03:05
Es muy importante que además el pedido contenga una serie de información adicional que permita 00:03:07
el control de la operación, siendo muy adecuado incluir un teléfono y un correo electrónico 00:03:11
de contacto y, por supuesto, las condiciones comerciales de la compra, tales como descuentos, 00:03:16
gastos, plazos y lugar de entrega, etc., para que sean comprobables por ambas partes. 00:03:21
El formato del documento varía en función del emisor. 00:03:27
Cuando se intercambia impreso, será maquetado de forma coherente con la identidad visual 00:03:30
corporativa de la empresa, como el modelo que estamos viendo. 00:03:34
Este formato es el que utilizan las empresas con bajo volumen de operaciones. 00:03:37
Si el intercambio es digital y si se comparte en PDF o similar, tendrá la misma apariencia 00:03:41
que el impreso, mientras que si se hace a través de un sistema de intercambio de datos 00:03:46
EDI, siglas en inglés de Electronic Data Interchange, sólo será legible mediante 00:03:51
aplicaciones informáticas específicas. 00:03:56
Este último modelo es adecuado para empresas con volumen medio y alto de operaciones. 00:03:59
Continuamos con el albarán. 00:04:04
Refleja los materiales entregados a la empresa por el proveedor y debería contenerlo solicitado 00:04:06
en el pedido. 00:04:11
En caso de no ser así, lo habitual es que el proveedor haya informado de los productos 00:04:12
que no se pueden servir con antelación. 00:04:17
El albarán lo emite la empresa proveedora que entrega la mercancía y lo recibe la empresa 00:04:20
compradora que solicita los materiales para aprovisionarse. 00:04:25
La información que incluye habitualmente es la misma que la del pedido, pues está 00:04:29
basado en él. 00:04:33
Por un lado, información que identifica las partes y los materiales o servicios realmente 00:04:34
servidos o prestados, y si incluye el importe total, será un albarán valorado. 00:04:38
Por otro lado, contendrá también información adicional que permita el control de la operación, 00:04:43
por lo que se mantendrán los datos de contacto imprescindibles si hay disconformidad y el 00:04:48
resto de las cuestiones ya incluidas en el pedido que deban ser tenidas en cuenta al 00:04:53
facturar. 00:04:57
El formato del albarán, similar al del pedido, se emite habitualmente impreso para que acompañe 00:04:58
la mercancía. 00:05:03
Se suele emitir por duplicado y una copia se devuelve al proveedor indicando las discrepancias 00:05:04
si las hay. 00:05:10
Las discrepancias podrían comunicarse también por teléfono, correo electrónico o el medio 00:05:11
que se haya acordado. 00:05:15
El formato será también coherente con la identidad visual corporativa de la empresa 00:05:16
y similar al pedido. 00:05:21
Un ejemplo sería el modelo que estamos viendo. 00:05:22
Por último, analizamos la factura y recordamos que es el documento que demuestra la compraventa 00:05:25
y el único de los estudiados hasta ahora que tiene validez legal. 00:05:30
La factura la emite la empresa proveedora que entrega la mercancía y la recibe la empresa 00:05:34
que solicita los materiales para aprovisionarse, en ambos casos igual que el albarán. 00:05:39
La información que debe contener la factura no depende del emisor, sino de lo estipulado 00:05:44
en el Real Decreto 1619-2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el 00:05:49
que se regulan las obligaciones de facturación. 00:05:56
Escaneando el código QR Facilitat se puede consultar esta normativa. 00:05:58
Los datos mencionados son el número y la serie en caso necesario, ambos correlativos, 00:06:03
la fecha de su expedición o emisión, el nombre y apellidos, razón o denominación 00:06:08
social completa tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones, 00:06:13
así como su domicilio, el número de identificación fiscal de ambas partes, la descripción de 00:06:18
las operaciones, el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento, la base imponible 00:06:24
de las operaciones, el tipo o tipos impositivos aplicados y la cuota tributaria que se repercuta, 00:06:30
todo por separado, y el total de la factura. 00:06:36
En caso de que la operación se haya realizado antes de la emisión de la factura, se incluirá 00:06:39
también esa fecha. 00:06:43
Además de estos datos legales, la factura puede contener cualesquiera otras menciones. 00:06:45
Esta frase hace referencia a la información adicional. 00:06:49
Normalmente se hará referencia al número o números de albarán que se están facturando 00:06:53
en el documento, a la forma de pago de la factura y a la información que se haya incluido 00:06:57
en los documentos precedentes que se considere relevante. 00:07:02
El formato del documento de factura es libre, no como su contenido. 00:07:05
Si el intercambio es impreso, el formato será similar al del pedido y el albarán. 00:07:09
Si la facturación es digital, formato actualmente obligatorio para negocios que facturen más 00:07:14
de 8 millones de euros anuales y a partir de 2025 para todos los negocios, podrá ser 00:07:19
de dos tipos. 00:07:25
La más sencilla, denominada sin estructurar, con la misma apariencia que la empresa, pero 00:07:26
intercambiada a través de medios electrónicos, o estructurada, emitida e intercambiada a 00:07:30
través de sistemas EDI, de intercambio electrónico de datos. 00:07:36
Todas las aplicaciones de gestión empresarial incluyen esta opción. 00:07:40
Como ejemplo, podemos ver en pantalla las herramientas electrónicas de la aplicación 00:07:43
educativa Factusor. 00:07:48
A continuación, se proponen varias prácticas relacionadas con la emisión de estos documentos. 00:07:49
Como primera práctica, vamos a utilizar las plantillas de Microsoft Word para creación 00:07:55
de documentos comerciales, tan sencillo como abrir Word, pinchar en la opción Nuevo, indicar 00:07:59
el nombre de la plantilla que queremos localizar, en este caso albarán, seleccionar aquella 00:08:06
que más se ajusta a las necesidades, crear el documento y modificarlo para adaptar la 00:08:11
plantilla a lo deseado. 00:08:16
Como segunda práctica, vamos a seguir los mismos pasos, pero esta vez con una hoja de 00:08:18
cálculo, indicada especialmente para pedidos y albaranes valorados, así como para facturas. 00:08:23
Abrimos la aplicación Excel o cualquier otra hoja de cálculo con las mismas prestaciones, 00:08:30
pinchamos en la opción Nuevo, indicamos el nombre de la plantilla que queremos localizar, 00:08:35
en este caso Factura, seleccionamos la que más se ajuste a las necesidades, creamos 00:08:40
el documento y lo modificamos, en este caso nos aseguramos de que tanto los datos como 00:08:46
las operaciones coinciden con lo especificado en la normativa, para que la factura cumpla 00:08:52
con todos los requisitos legales. 00:08:58
Idioma/s:
es
Autor/es:
MARIA FUENTES
Subido por:
Maria F.
Licencia:
Reconocimiento - No comercial - Sin obra derivada
Visualizaciones:
5
Fecha:
11 de diciembre de 2023 - 21:16
Visibilidad:
Clave
Centro:
IES EL LAGO
Duración:
09′ 07″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1920x1080 píxeles
Tamaño:
395.72 MBytes

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