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Combinar correspondencia con Libreoffice: Calc y Writer

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Subido el 6 de diciembre de 2017 por Cra losolivos valdaracete

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Vamos a aprender a combinar un documento de texto con una hoja de cálculo. Así a priori no nos dice mucho esto, ¿no? Pero significa lo siguiente. Si diseñamos un documento de texto como el que tenemos aquí, una especie de boletín informativo donde hay que incluir el nombre, apellido, la clase de cada alumno, incluir las notas de cada uno de los aspectos que evaluemos, unas observaciones. 00:00:09

si tenemos 10 alumnos, 25, si somos especialistas y tenemos 200 alumnos, nos puede llevar mucho tiempo hacer un informe de cada uno de ellos. 00:00:34

Por otra parte, si hemos estado recogiendo en una hoja de cálculo datos de evaluación de los alumnos, como tenemos en este ejemplo, 00:00:49

Tenemos una hoja de cálculo, por ejemplo, con 10 alumnos de la asignatura de lengua, por ejemplo, con una serie de ítems como compresión lectora, expresión escrita, total de la nota, unas observaciones. 00:00:57

Nos gustaría generar 10 boletines, uno por cada alumno con sus resultados. Vamos a ver cómo lo hacemos. 00:01:13

El documento de la hoja de cálculo se llama evaluación.ods, la cerramos, vamos a guardar los cambios que hemos hecho últimamente y vamos al documento de texto. 00:01:20

Tenemos aquí el boletín, nos situamos en nombre, dejamos unos espacios desde los dos puntos y vamos a insertar ahí un campo, el campo nombre de cada alumno. 00:01:35

Para ello vamos en el menú superior, vamos a insertar campo y dentro de todos los campos que nos ofrece vamos a más campos, dentro de estos campos tendremos que ir a base de datos, en base de datos a mí ya me aparece evaluación, mi base de datos, porque ya la tenía vinculada, 00:01:49

Si no apareciera aquí el documento, tendríamos que ir a examinar, lo teníamos en documentos y ahí tendríamos evaluación.ods y le daríamos a abrir, con lo cual ya nos aparecería aquí. 00:02:16

Una vez tenemos la hoja de cálculo, desplegamos, vemos que tenemos una página que se llama notas, que la desplegamos y ahí tenemos los campos que queremos insertar. 00:02:32

Hemos dicho que queríamos insertar nombre, pues clicamos en nombre y en el documento de texto nos aparece el campo nombre. Vamos a apellidos, nos ponemos donde queremos insertarlo, dejamos unos espacios y insertamos apellidos. 00:02:43

¿Clase? Exactamente igual. La nota de comprensión lectora nos situamos en la celda de la tabla y vamos a comprensión lectora y lo introducimos. No nos tiene que preocupar que se nos descuadre ahora esto, porque aquí solo se va a volcar luego la nota y va a volver otra vez a su diseño original. 00:02:59

Expresión escrita, expresión oral, comprensión oral, ortografía, tareas de clase, tareas de casa, autoevaluación, trabajo cooperativo, total y en observaciones pues igual nos situamos ahí y tenemos un apartado de observaciones. 00:03:20

Se nos ha descuadrado todo el documento, pero no nos tiene que preocupar. Ya hemos insertado todos los campos que queremos que se vuelquen, cerramos la ventana campos y para ahora lograr que se vuelquen todos esos datos, tenemos que imprimirlo. 00:03:52

Vamos a archivo, imprimir y nos indica que este documento de texto está vinculado con una base de datos, entonces si queremos recabar todos esos datos, decimos que sí, por supuesto. 00:04:10

Y se nos abre una nueva ventana que nos permite imprimir directamente o generar un archivo. Vamos a generar un archivo guardándolo como documento único. 00:04:30

Le damos a aceptar y nos dice dónde queréis guardarlo. Pues en la carpeta documentos le ponemos un nombre que son informes evaluación, guardar y ha generado ya los 10 informes. 00:04:39

Vamos a verlo. Vamos a buscar nuestra carpeta documentos y tenemos informes de evaluación.odt. Lo abrimos y es un documento único que en la primera hoja tiene el nombre del primer alumno, sus apellidos, la clase, todas sus notas, las observaciones, la hoja 2, la del segundo alumno, la del tercer alumno. 00:04:59

Tenemos un documento con 10 páginas y en cada una de las páginas están volcados los datos de ese alumno. Hemos generado con un solo clic, al final, 10 boletines. En este caso eran 10, pero imaginaros que sois especialistas de educación física y queréis generar boletines específicos para vuestros alumnos y tenéis 200 alumnos. 00:05:27

Pues con este pequeño truquito podéis volcar todos los datos. Y si quisiéramos en vez de generar un documento único con todos los boletines, documentos individuales. Pues exactamente igual, iríamos a archivo, imprimir, nuevamente nos dice que si queremos vincular los datos, sí, y en salida daríamos archivo, 00:05:47

pero en vez de guardar como documento único, separar en documentos individuales. Y nos puede generar nombres de archivos a partir de la base de datos, por ejemplo, vamos a decir que lo llame, 00:06:16

que coja el nombre de cada archivo del nombre o puede ser mejor de los apellidos, así puede ser más fácil. La ruta, vamos a decir que lo grave en documentos y puede ser documento, 00:06:29

Lo podemos guardar en ODF o también en cualquiera de los formatos, PDF, .doc, lo que queramos. 00:06:43

Nosotros trabajamos en formatos abiertos, con lo cual en ODF. 00:06:51

Pulsamos en aceptar y nos genera todos los documentos. Vamos a verlos. 00:06:55

Ahí nos ha generado el de Fernández García, García González, Jiménez Fernández, todos ellos de manera individual. 00:07:08

Abrimos uno de ellos y aquí lo vemos, Carla Fernández García. 00:07:15

sus notas, sus observaciones, como un documento único. Vemos que está aquí como se ve raro, ¿no? No os preocupéis porque a la hora de imprimir este documento se ve bien. 00:07:19

Vamos a ver la previsualización de la impresión y así es como se ve el documento. Se ve perfecto. Espero que este pequeño tutorial os ayude y seguro que vosotros sois capaces 00:07:31

de encontrar aplicaciones mucho más complejas de este ejemplo simple que os he ofrecido. 00:07:42

Idioma/s:
Materias:: Tecnologías de la Información
Autor/es:: Daniel Esteban Roque
Subido por:: Cra losolivos valdaracete
Licencia:: Reconocimiento - No comercial - Compartir igual
Visualizaciones:: 932
Fecha:: 6 de diciembre de 2017 - 22:34
Visibilidad:: Público
Enlace Relacionado:: https://www.educa2.madrid.org/web/tecnorurales/ofimatica-para-primaria
Centro:: CP INF-PRI C.R.A. LOS OLIVOS
Duración:: 07′ 51″
Relación de aspecto:: 1.78:1
Resolución:: 1920x1080 píxeles
Tamaño:: 56.71 MBytes