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Cómo generar archivos CSV para poder importar grupos fácilmente al correo de Educamadrid - Contenido educativo - Contenido educativo
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Videotutorial de 6.30 minutos donde explico cómo convertir cualquier hoja de cálculo que contenga datos de nombres, apellidos y correos de alumnado o profesorado en un archivo CSV fácilmente importable al correo de educamadrid.
En este videotutorial vamos a crear nuestro propio grupo de primero A y lo
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vamos a insertar dentro del gestor de correo de Duca Madrid. Vamos a hacer a
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partir de lo que tengamos en cuanto a, por ejemplo, un archivo de Excel donde
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veis que tengo en este caso primero A del ISO donde tenemos los siguientes
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datos. Tenemos el nombre propio del alumno, un primer apellido, un segundo
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apellido, tenemos el correo de cada uno de ellos, veis diferenciado claramente
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terminado en arroba, Gmail, Yahoo, educa.madrid.org, da lo mismo.
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Supongamos que esto lo queremos convertir en un archivo CSV que podamos
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impartir muy cómodamente, importar muy cómodamente al correo. Hay que formatearlo
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de la siguiente manera. Vamos primero a coger lo que es el grupo, lo vamos a
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sacar de aquí, Control X, y lo vamos a añadir a la última columna después de
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todo esto. Vamos a dar a pegar y concretamente grupo primero A eso va a
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resultar de cara al CSV demasiada información. Vamos a intentar reducirla
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lo más posible para evitarnos luego problemas en la importación. En ese
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sentido vamos a poner primero A
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e incluso vamos a quitarle eso como tal. Luego cuando importemos este primero A
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vamos a poder cambiar el nombre perfectamente al nombre del grupo, pero
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de entrada lo que queremos es simplemente que tengan en común todos ellos a modo
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de grupo, de tal manera que si simplemente cogemos el primero A, le
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damos Control C y seleccionamos el resto las casillas, Control V y hacemos que
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todo aquello tenga exactamente el mismo nombre para que todas estas
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filas tengan en común, en cualquier caso,
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esta etiqueta de primero A. A continuación vamos a ir poniendo nombres a cada uno
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de los parámetros, pero hay una cosa importante es que el parámetro de
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apellidos va a ser una sola columna. En este caso el ejemplo que veis es que
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tenemos dos dos columnas y la idea es enseñaros a juntar cuando sea
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necesario esas dos columnas en una sola. Vamos a seleccionar todos los
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apellidos, tanto el primer apellido como el segundo apellido y lo vamos a cortar
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con el botón derecho, le vamos a dar a cortar. Vamos a ponernos en una de las
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dos columnas y la vamos a eliminar. Es verdad que las podríamos juntar pero es
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más rápido ponerse directamente sobre la columna, botón derecho y eliminar
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columnas. Vamos a situar sobre la primera casilla que veis que coincide con el
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resto de los datos y vamos a dar con el botón derecho, pegado especial, esto es
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importante, texto sin formato. Texto sin formato que nos va a abrir esta
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ventanita que nos va a pedir que separemos tanto el primer apellido y el
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segundo apellido con algo y le vamos a decir que no, que no nos queremos
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dividir nada. Podríamos evidentemente poder separarlo por tabulador de tal
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manera que volveríamos a tener exactamente lo mismo de antes. No
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queremos separar nada en absoluto, queremos simplemente anchura fija y le
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damos a aceptar. Si nos ponemos en la parte alta de la columna, nos ponemos
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justo en la barra divisora, le damos doble clic, vemos que efectivamente todo
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esto, el primer y el segundo apellido se nos ha juntado en una sola columna que
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es exactamente lo que queremos. A continuación vamos a nombrar las
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columnas de una manera muy particular. Va a ser en inglés porque el formato CSV es
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en inglés y vamos además que tener que poner las denominaciones de una
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manera también muy específica. Vamos con el primer nombre, vamos a poner en inglés
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first guión bajo, esto es esencial, guión bajo name, first guión bajo name. Tiene que
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ser así, no podemos ser creativos en esta parte. El apellido va a ser otra vez last
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guión name, ¿vale?
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En la columna de correo, aquí también tenemos que ser muy específicos, tenemos
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que poner email, ¿vale? No vamos a poner simplemente mail, si quitamos la de
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delante no va a funcionar, de nuevo, y aquí hay que poner group.
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¿Vale? Recordad que la denominación de dichas columnas es esencial. Vamos a por
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tanto a guardarlo, guardar como, miramos donde lo guardamos, por supuesto, el nombre
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puede ser todo lo que en principio queramos y eso sí, es esencial que aquí
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donde tenemos que determinar el tipo de formato y la extensión sea texto csv.
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Le damos a guardar, en este caso lo sobre escribo porque ya lo había hecho antes y
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entonces ahora nos vamos al correo. Aquí dentro de la columna de contactos veis
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que ahora mismo no hay nada, me voy a ir a importar teniendo seleccionada
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direcciones personales, me voy a importar, selecciono,
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me voy a documentos, aquí tengo grupo, primero a, veo que es un csv, le damos a
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abrir. Esto es esencial en importar asignaciones de grupo, donde pone ninguno
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lo vamos a poner en todos, ¿vale? para que de hecho, precisamente, según importemos
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directamente nos cree un grupo. Aunque el nombre del grupo inicialmente nos haga un
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poquito corto, luego lo vamos a poder editar. La cuestión es que esté agrupado,
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todos, que el grupo es innecesario y le damos a importar. Aporta los 13 contactos
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que hemos mencionado, le damos a finalizar y veis que aquí efectivamente,
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para cada uno, veis que tiene su correo electrónico y el nombre completo, que va
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a ser más que suficiente. En cualquier caso, toda vez que tenemos el grupo, que
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veis que inicialmente solamente pone el primero a, si queremos ahora y así
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matizarlo, por ejemplo, primero a eso y que ponga también programa, todo eso se
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pone en última instancia aquí y ahora. No lo ponemos en el grupo, ¿vale? porque
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eso podría generar problemas de lectura. Aquí, en el nombre del grupo, tiene que
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ser, digamos, lo más corto posible. Algo que nos permita a nosotros, en cualquier
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caso, reconocerlo y diferenciarlo de los demás, pero, por favor, hacemos lo que es
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la matización del grupo, lo ponemos ya aquí, en el propio gestor de correo
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electrónico. Y eso es todo. Muchas gracias. Hasta el siguiente.
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- Idioma/s:
- Autor/es:
- Fernando Briones Rodríguez
- Subido por:
- Fernando B.
- Licencia:
- Dominio público
- Visualizaciones:
- 1046
- Fecha:
- 8 de septiembre de 2022 - 20:10
- Visibilidad:
- Público
- Centro:
- IES ALFREDO KRAUS
- Duración:
- 06′ 31″
- Relación de aspecto:
- 1.78:1
- Resolución:
- 1920x1080 píxeles
- Tamaño:
- 25.65 MBytes
