Documentación en un almacén | Mediateca de EducaMadrid

Bueno, hoy vamos a meternos en las tripas de algo que, en el fondo, forma parte de nuestro 00:00:00

día a día, pero visto desde dentro. 00:00:04

Vamos a desgranar el viaje casi secreto de un pedido en una empresa, o sea, ¿qué pasa 00:00:06

desde que se hace clic hasta que finalmente se paga la caja? 00:00:10

Es un proceso que, aunque no se vea, es lo que de verdad hace que todo siga girando en 00:00:13

el mundo de los negocios. 00:00:17

Claro, para la persona que compra puede parecer sencillísimo, ¿verdad? 00:00:18

Un correo y listo. 00:00:22

Pero ahí, detrás de esa simpleza, se esconde una coreografía, pero de documentos, de verificaciones, 00:00:23

de aprobaciones, lo que parece un gesto instantáneo es en realidad el pistoletazo de salida de un 00:00:28

viaje, un viaje súper estructurado y la verdad bastante fascinante. A ver, si no hubiera un 00:00:34

sistema, cada pedido sería un caos total. Imagínate el lío, papeles que se pierden, entregas que no 00:00:39

son, pagos por duplicado, un desastre. Pero, por suerte, con un proceso bien montado, todo ese caos 00:00:45

potencial se convierte en, bueno, en un flujo de trabajo ordenado y fiable. Y es precisamente ese 00:00:52

sistema el que vamos a abrir en canal para ver cómo funciona. Venga, pues vamos al lío. Empezamos 00:00:57

por la primera etapa, el mismísimo origen de todo. Aquí es donde una necesidad, una simple idea, 00:01:03

se transforma en algo oficial, en algo tangible, una solicitud de compra en toda regla. Vale, 00:01:09

este diagrama que vemos va a ser nuestra hoja de ruta en todo este recorrido, ¿de acuerdo? Y el 00:01:15

primer paso, como se ve, nos deja justo aquí, en la casilla de salida, la solicitud de la mercancía. 00:01:19

Este es, oficialmente, el kilómetro cero de todo el proceso. 00:01:25

Y aquí tenemos al primer gran protagonista de esta historia, la nota de pedido. 00:01:29

Hay que pensar en ella como si fuera el DNI o la partida de nacimiento del pedido, ¿vale? 00:01:33

Es el documento que lo pone todo negro sobre blanco, bien clarito y sin dar lugar a dudas. 00:01:37

¿Qué se necesita? ¿Cuánto? ¿Y para cuándo? 00:01:43

Pero, a ver, ¿cómo llegamos a tener esa nota de pedido? 00:01:45

Pues no aparece de la nada, claro. 00:01:48

Primero, alguien en un departamento dice, oye, que necesitamos esto. 00:01:50

Imagínate, más material para producir. 00:01:53

A partir de ahí, se hace una propuesta. 00:01:56

Esa propuesta pasa por un filtro interno, una aprobación, 00:01:59

más que nada para comprobar que de verdad hace falta y que hay presupuesto. 00:02:02

Y solo cuando se tiene el ok, ¡zas!, se emite la nota de pedido oficial. 00:02:06

Y en ese mismo instante, este documento, nuestro pequeño protagonista, arranca su viaje. 00:02:09

Ya no es una idea flotando en el aire, no. 00:02:16

Ahora es una orden en firme que pone a trabajar toda la maquinaria del proveedor. 00:02:18

Venga, siguiente parada. 00:02:22

Pasamos a una fase que es crucial. 00:02:24

Es el momento en que los papeles, lo digital, se topa de bruces con la realidad física, 00:02:27

la llegada de la mercancía. 00:02:32

Si echamos otro vistazo a nuestro mapa, vemos que el viaje avanza. 00:02:34

Ya estamos en la segunda columna, recepción de la mercancía. 00:02:38

Aquí es cuando la empresa que hizo la compra se prepara para recibir lo que había pedido. 00:02:41

Y efectivamente, ahí está. 00:02:46

El camión aparca en el muelle de carga y el personal del almacén se arremanga para una de sus tareas más importantes, la verificación. 00:02:48

Y ojo, que esto no es solo mover cajas de un lado para otro, ni mucho menos. 00:02:55

Justo en este momento entra en juego nuestro segundo documento clave, el albarán, la famosa nota de entrega. 00:02:59

Es ese papel que te da el transportista con las cajas. 00:03:06

Vamos, es exactamente lo mismo que cuando nos llega un paquete a casa y firmamos en la maquinita. 00:03:08

Ese documento es la prueba, la evidencia física de que la entrega se ha hecho. 00:03:13

Entonces, el momento de la verdad es este. 00:03:17

La verificación. 00:03:20

La gente de almacén coge el albarán por un lado 00:03:22

y la nota de pedido original por otro 00:03:24

y se pone a cotejar. 00:03:26

A ver, ¿la cantidad es la que pedimos? 00:03:28

¿Los modelos son los correctos? 00:03:30

Y, por supuesto, echan un buen vistazo 00:03:32

para ver si algo viene roto o en mal estado. 00:03:34

Si todo cuadra, entonces, y solo entonces, se firma. 00:03:36

Y esa firma en el albarán, cuidado, ¿eh? 00:03:40

Que no es un simple garabato. 00:03:42

Es un acto con mucho peso. 00:03:44

Es la confirmación oficial de que la empresa da por buena la mercancía y de que el proveedor, por su parte, ha cumplido. 00:03:45

Esa firma es, básicamente, la luz verde para que empiece la última parte del viaje. 00:03:51

Y esa última etapa nos lleva, como no, al departamento de contabilidad, el lugar donde los papeles se transforman en dinero. 00:03:56

Aquí es donde se cierra el círculo, desde que se registra la operación hasta que se realiza el pago definitivo. 00:04:04

Volvemos por última vez a nuestro mapa y ya vemos la línea de meta. 00:04:10

Las dos últimas paradas, registro de la factura y pago de la factura, son los dos pasos que cierran todo el proceso. 00:04:13

Todo el trabajo que hemos visto hasta ahora desemboca aquí, en la parte financiera. 00:04:21

Y aquí aparece el tercer y último gran documento de esta obra, la factura. 00:04:25

A ver, si el albarán confirmaba que la mercancía había llegado, la factura lo que hace es pedir el pago, formalmente. 00:04:30

es el documento que básicamente dice 00:04:37

oye, me has entregado lo que te pedí, 00:04:39

he comprobado que está todo bien y ahora 00:04:41

esto es lo que te debo. Ni más ni menos. 00:04:43

El proceso de pago, como es lógico, 00:04:46

es súper meticuloso. 00:04:48

El equipo de contabilidad pone sobre la mesa 00:04:50

los tres documentos, la nota de pedido 00:04:51

original, el albarán ya firmado y 00:04:53

la factura que acaba de llegar. ¿Y qué hacen? 00:04:55

Pues una comprobación a tres bandas para 00:04:57

asegurar que todo coincide al milímetro. 00:04:59

Si el PUD le encaja, la factura se 00:05:02

registra en la contabilidad, se le da el OK 00:05:03

y para pagarla y listo, se emite el pago, ya sea por transferencia, cheque o lo que sea. Y ahora sí, 00:05:05

el viaje ha llegado a su fin. Bueno, y después de ver todo este periplo, es normal que surja una 00:05:11

pregunta. ¿Pero de verdad hace falta tanto papeleo, tanta verificación? Y la respuesta es un sí, pero 00:05:16

un sí rotundo. Y ahora vamos a ver por qué, cuál es la lógica que hay detrás de todo esto. Pues mira, 00:05:21

en el fondo todo este sistema se apoya sobre tres patas, tres pilares fundamentales. La gestión del 00:05:27

cumplimiento, la gestión del riesgo y la gestión de los objetivos. Vamos a explicarlo fácil. La 00:05:33

gestión del cumplimiento es para asegurarse de que todo se hace según la ley, por ejemplo, 00:05:39

que los impuestos de la factura estén bien. La gestión del riesgo es, básicamente, lo que hace 00:05:44

la gente del almacén al revisar la mercancía. ¿Para qué? Pues para evitar pagar por algo que 00:05:48

está roto o que no es lo que se pidió. Y la gestión de los objetivos, pues es para garantizar 00:05:53

que el departamento que necesitaba el material lo recibe a tiempo y puede seguir haciendo su 00:05:58

trabajo así de simple. O sea que, al final, como vemos, esto no es burocracia porque sí. Cada papel, 00:06:02

cada firma, cada comprobación, todo eso convierte lo que podría ser un simple intercambio en un 00:06:08

sistema sólido de control, de tener las cosas claras y, lo más importante, de confianza. Confianza 00:06:13

entre quién compra y quién vende. Y ya para terminar, lanzo una pregunta al aire. Hemos 00:06:18

desgranado un proceso que tradicionalmente ha sido muy de papel. Pero claro, vivimos en un 00:06:24

mundo cada vez más digital, con facturas electrónicas, firmas digitales. La pregunta es, 00:06:29

¿cómo está cambiando este viaje? ¿Se está haciendo más rápido, más seguro o simplemente 00:06:34

está mutando a otra cosa? Bueno, ahí lo dejo, es algo que da para pensar, ¿no? 00:06:39

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