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Combinación documentos en Word 1 (sencilla) - Contenido educativo

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Subido el 28 de junio de 2022 por Andres A.

106 visualizaciones

Combinación documentos en Word 1 (sencilla)

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Hola, buenas tardes, ¿cómo estáis? Bueno, un tutorial muy rápido sobre cómo 00:00:00
combinar documentos en Word para enviar a diferentes destinatarios y en los cuales, 00:00:06
aunque sea el documento estándar, tiene que viajar una información que es singular a cada 00:00:10
uno de esos destinatarios. Vale, rescato para ello un ejercicio que hacía con los chicos de 00:00:14
grado medio y que veréis que es súper sencillo y probablemente ya prácticamente todos lo conocéis. 00:00:19
Sería, ya tengo estos proveedores y tengo que enviarles esta carta. Esta carta es para 00:00:23
yo actualizar mi base de datos de clientes o de proveedores, en este caso, y aquí lo que les digo 00:00:29
es, estimados señores y señoras de la empresa tal, yo tengo este cif, este teléfono y este 00:00:34
fax suyos, por favor, confírmeme que son correctos mis datos. Entonces, he preparado esta carta y 00:00:38
tengo que enviársela a estos destinatarios y tengo que introducir dentro de ese documento 00:00:43
parte de los datos que hay en esta tabla. Pues bien, vamos a hacerlo. Yo tengo los datos en 00:00:49
una hoja de cálculo, como habéis visto, y lo que voy a hacer es combinarlo a través de la 00:00:54
utilidad correspondencia. Word me permite afinar un poco más con el documento que quiero combinar 00:00:57
a través de estos asistentes que tengo aquí, pero bueno, en realidad nosotros ya tenemos el 00:01:02
documento estándar, con lo cual ya podríamos ir directamente a seleccionar los destinatarios. 00:01:05
Los destinatarios los tengo en una lista existente, que es la que hemos visto en Excel. La selecciono, 00:01:09
me voy a buscarla, esto me abre el navegador, me voy a buscarlo, que lo tengo aquí, combinación de 00:01:13
correspondencia, datos y veis que salen las dos hojas que tenía el libro, tenía dos hojas de 00:01:19
cálculo, dos hojas. Bueno, pues yo selecciono la de proveedores. Dejo marcado que la primera fila 00:01:25
de datos contiene encabezados de columna, porque esos encabezados son los campos que voy a tener 00:01:30
que combinar, ahora lo veréis. Si os fijáis, ahora esto que antes estaba en gris, ahora está habilitado 00:01:34
y si os fijáis, si despliego aquí, esto que sale aquí, nombre de domicilio, cp, población, provincia, 00:01:39
es lo mismo que tenía aquí de encabezado, es decir, ya se ha vinculado una aplicación a la otra. 00:01:44
Vale, pues venga, vamos a introducir campos aquí. Estimados señores y señoras de nombre de la 00:01:49
empresa. Ahora pongo el cif aquí. 00:01:54
E introduzco cif. Aquí pondría el teléfono. 00:02:02
Aquí el fax. 00:02:11
Y aquí el email. 00:02:15
Si os fijáis aquí en este botón, si lo dejo pisado, lo que ahora está entre comillas, 00:02:19
entre corchetes, al pisarlo me da la vista propia de lo que sería el primer registro. 00:02:24
¿Veis que se carga la información que había para el primer registro en la hoja de cálculo? 00:02:29
Si yo voy moviéndome al segundo, al tercero, ¿ves que va cambiando? Porque va navegando por los 00:02:33
registros de la hoja de cálculo, con lo cual ya he vinculado las dos aplicaciones y ya se ha 00:02:39
combinado realmente. ¿Cómo lo finalizo? Bueno, pues me voy a este botón y me da tres opciones. 00:02:44
Editar documentos individuales. Si yo pulso aquí, lo que va a hacer es generar un único archivo de 00:02:47
Word en el que cada hoja va a ser una de las cartas y cada carta será distinta. En la hoja 1 00:02:51
estará el registro 1, en la hoja 2 estará el registro 2 y así sucesivamente. Si yo lo doy en 00:02:58
Word y sería editable por tanto. ¿Imprimir documentos? Pues me permitiría bien lanzarlos 00:03:02
a una impresora física o lanzarlos a una impresora virtual, que es la que lo pasa a PDF y aquí enviar 00:03:08
por correo electrónico. Para eso tendría que tener configurado Outlook. Voy a imprimir los 00:03:13
documentos en PDF. Me permite hacerlo desde hasta, o sea, de una página, de la página tal, 00:03:18
la página cual, bien la página en la que estoy o bien todos, que es lo que voy a hacer en este caso. 00:03:23
Me pongo en todos, me voy aquí, Microsoft Print PDF y le llamo al documento documentos, documentos. 00:03:26
Vale, pues guardo. ¿Qué es lo que pasa? Y el problema de esta opción, bueno, pues que me 00:03:36
crea un único archivo. En ese único archivo están todos los documentos. Estoy en las mismas que 00:03:43
cuando me los sacaba en Word, que es un único archivo el que contiene todas las cartas y yo 00:03:50
quiero enviar una a cada uno, una diferente a cada destinatario. ¿Opciones? Bueno, pues en la oficina 00:03:54
tenemos un software que sirve para separar o para combinar PDF. Yo tengo este aquí, que es muy 00:04:01
parecido al de la oficina. En este caso usaría la utilidad dividir. Le daría aquí a dividir y, 00:04:08
bueno, seleccionaría el PDF que es. Me iría a documentos. Es este. Ya lo carga ahí. Diría que 00:04:14
dividir después de cada página. Esto también lo hace el que tenemos en la oficina. Este es la, 00:04:23
bueno, ajuste salida sale en la carpeta la que va de destino. Y bueno, pues aquí permite configurar 00:04:27
algo del nombre de destino, pero que realmente no va a servir. Fijaos, lo voy a dejar como está y lo 00:04:33
que va a pasar es esto, que al ejecutarlo, si va a decirle renombre, va a sacar los 10 archivos que 00:04:39
teníamos, como 10 registros había en la hoja de cálculo, pero si os fijáis, el nombre que les da 00:04:47
es el mismo, simplemente añadiendo un número delante. Si yo tengo 10 a los que mandar, pues no 00:04:52
es mucho y podría ir renombrando archivo a archivo. ¿Qué pasa? Que si tengo 300, pues voy a echar la 00:04:57
mañana en esto. El nombre que le da no es significativo del contenido del documento, con lo 00:05:02
cual, pues ahí es donde esta solución falla un poco. Para pocos nos vale, si es para muchos no 00:05:06
nos vale. Para eso es la solución que vamos a ver a continuación. 00:05:11
Idioma/s:
es
Autor/es:
Andrés Aldonza Tostón
Subido por:
Andres A.
Licencia:
Dominio público
Visualizaciones:
106
Fecha:
28 de junio de 2022 - 0:48
Visibilidad:
Público
Centro:
IES VILLABLANCA
Duración:
05′ 17″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1024x576 píxeles
Tamaño:
100.92 MBytes

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