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proyecto olimpia y carmen

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Subido el 13 de mayo de 2024 por Alicia G.

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proyecto olimpia y carmen

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Buenos días. Pues hoy, día 7, estáis convocadas Mari Carmen Blanco y Olimpia Romero para la defensa del proyecto de fin de ciclo de asistencia a la dirección. 00:00:02
Tenéis 15 minutos para la exposición y 5 para preguntas del equipo docente. 00:00:15
e informaros de que esta sesión va a ser grabada, pero va a ser para uso exclusivo de educación 00:00:21
y, en cualquier caso, esta grabación va a permanecer en los archivos seguros de la comunidad de Madrid. 00:00:28
Así que, nada, puedes comenzar, Mari Carmen, y mucha suerte a las dos. 00:00:34
Muchas gracias. Bueno, pues, empiezo con el proyecto que hemos escogido, 00:00:39
que es el asistente de dirección en la organización de eventos. 00:00:44
Con la elaboración de este proyecto queremos mostrar la importancia que tiene el asistente de dirección y su continuo avance profesional, además de destacar la importancia en la organización de los eventos empresariales. 00:00:47
Como vamos a ver a lo largo de esta presentación, es una figura que está en continuo desarrollo, por lo que su figura es una pieza clave dentro de cualquier empresa. 00:01:00
En cuanto a los objetivos, hemos marcado claramente dos. En primer lugar, la importancia del asistente de dirección. Para ello, analizaremos las diferentes funciones que realiza y cómo han evolucionado para poder demostrar que su figura es importante e imprescindible. 00:01:11
Y por otro lado, su importante papel en la organización de eventos empresariales, ya que consideramos que esta es una de las funciones más importantes, complejas e innovadoras que tienen que llevar a cabo. Y para demostrarlo, vamos a desarrollar unos casos prácticos con todos los conocimientos adquiridos. 00:01:26
Definición del asistente de dirección. Bueno, pues un asistente de dirección se encarga de ofrecer apoyo administrativo a nivel ejecutivo a la empresa. 00:01:41
El trabajo del asistente de dirección no es nada fácil, pero sí esencial en cualquier empresa. 00:01:49
Tiene grandes funciones a desarrollar, como por ejemplo, recepción de gestión documental, gestión del correo electrónico, atención telefónica, gestión de agenda y de viajes, organización de eventos. 00:01:55
pero también es necesario contar con diferentes habilidades, de las que hemos querido destacar la eficacia, la rapidez, la capacidad resolutiva, la discreción y manejar herramientas tanto físicas como digitales. 00:02:06
Es un puesto que requiere asumir mucha responsabilidad y obligaciones en el día a día para garantizar que todos los procesos de la empresa se desarrollen correctamente. 00:02:19
En cuanto al desarrollo histórico, vamos a recalcar unas fechas que he considerado como más relativas. En 1867 se comercializa la primera máquina de escribir. En 1942 se crea la Asociación Nacional del Secretariado, ANS. En 1950 la ANS crea el primer certificado profesional del secretariado. 00:02:28
1980, aparición de nuevas herramientas en el ámbito tecnológico 00:02:47
1995, empieza la comercialización de Internet 00:02:52
y a partir del 2000, el nuevo milenio trae un enorme reconocimiento al mundo del secretariado 00:02:55
y llegamos a la evolución de la figura del asistente de dirección 00:03:01
bueno, pues el rol de las secretarias cambió 00:03:05
ya no es solo una ejecutora de instrucciones 00:03:08
ahora también forma parte de las grandes directivas 00:03:10
la era donde las únicas tareas eran contestar al teléfono, redactar actas 00:03:13
y pasar recados terminó hace tiempo. 00:03:17
Hoy en día se han convertido en grandes profesionales 00:03:19
con estudios multidisciplinarios, con grandes habilidades 00:03:22
y se han convertido en personas clave para la gestión 00:03:26
y la administración dentro de cualquier empresa. 00:03:29
Tanto ha evolucionado su perfil que ya no solo cubren 00:03:32
las necesidades del directivo, 00:03:34
ahora tienen otras grandes responsabilidades. 00:03:37
Hablan varios idiomas, realizan grandes presentaciones, 00:03:39
implementan iniciativas, atienden a clientes y a proveedores, dominan las RP de su empresa y 00:03:44
organizan eventos. No solo dominan los programas tradicionales, sino que en la actualidad manejan 00:03:51
todas las herramientas necesarias para realizar su trabajo de una manera más eficiencia y con 00:03:56
eficacia. Pero la mejor manera de poder ver claramente todo lo que hemos ido mencionando 00:04:01
en los apartados anteriores es con el siguiente caso práctico, en el que podremos 00:04:08
diferenciar todas las funciones que hay que llevar a cabo para que el desarrollo de un evento 00:04:13
empresarial se lleve a cabo y lo importante que es la figura del asistente para cumplir todos los 00:04:18
objetivos y que este sea todo un éxito. Lo primero que tenemos que hacer es una serie de preguntas 00:04:23
cuyas respuestas van a ser esenciales para poder desarrollar nuestro evento. Definir los objetivos 00:04:29
que queremos alcanzar. Esto no es siempre tarea fácil y aquí lo que queremos siempre preguntarnos 00:04:36
es qué queremos conseguir y cómo queremos hacerlo. Tenemos que determinar el presupuesto, 00:04:40
determinar el número de asistentes y el perfil del público al que va dirigido nuestro evento, 00:04:47
determinar fecha y lugar y marcar un buen plan de difusión. 00:04:54
Bueno, pues con esto nuestro director nos comunica la necesidad de realizar una reunión 00:05:00
con la junta directiva. Quiere hacer una reunión para exponer los resultados del año anterior, 00:05:05
dan a conocer las nuevas previsiones de negocio, pero como este año ha sido tan duro, pues quiere 00:05:11
hacer también un viaje incentivo. Entonces, en este momento nosotros, como asistenta de la dirección, 00:05:17
comenzamos a trabajar en ello y vamos a realizar nuestro briefing, que es un documento claro y 00:05:23
conciso que nos ayuda a realizar un proyecto. Lo primero que marcaremos en nuestro briefing son 00:05:28
los objetivos. Ya nos ha dicho que quiere 00:05:34
exponer los resultados del ejercicio anterior, 00:05:36
pero quiere darle un valor añadido. 00:05:38
Y nosotros, como asistente de dirección, 00:05:41
hemos decidido que ese valor añadido va a ser un viaje 00:05:42
incentivo. ¿Por qué? Pues porque un viaje incentivo 00:05:44
es una recompensa que ofrece la empresa 00:05:46
a sus empleados 00:05:48
ante una serie de objetivos cumplidos. 00:05:50
Y creemos que dentro de que tienen 00:05:53
que ir a hacer una convención, el poder 00:05:54
estar fuera de las oficinas y en un enclave 00:05:56
mucho más bonito, pues 00:05:58
les va a resultar una experiencia 00:06:00
única. Por lo cual, tenemos 00:06:02
que también el formato del evento, que va a ser una convención con viaje incentivo. 00:06:04
Tenemos también nuestro target, que es nuestra junta directiva, bueno, pues con un total 00:06:08
de ocho asistentes, las fechas del 13 al 16 de junio. Y el lugar, pues aquí el lugar 00:06:11
lo tenemos por determinar. ¿Por qué? Pues porque queremos buscar un sitio que sea idóneo 00:06:18
para este tipo de viaje que tenemos marcado. Tiene que ser un sitio bonito, tiene que tener 00:06:23
buena combinación de transporte, ya que nuestra directiva viene de distintos puntos de España 00:06:28
y entonces que lleguen más o menos al mismo tiempo. 00:06:33
Tiene que ser un sitio donde tengan capacidad luego de poder hacer excursiones o actividades en equipo 00:06:36
una vez finalizadas las reuniones. 00:06:42
Por lo cual, el lugar lo dejamos pendiente y lo podremos determinar una vez sigamos con los siguientes puntos de nuestro briefing. 00:06:44
El segundo punto que tenemos es el de recursos humanos y materiales, 00:06:52
coordinados con nuestro INPLAN para la contratación de proveedores y servicios. 00:06:56
¿Qué es un INPLAN? 00:07:00
Pues Unimplan es una agencia que contamos nosotros en nuestra empresa y para este evento va a ser imprescindible su ayuda, puesto que van a ser ellos los que se van a encargar de buscarnos el sitio apropiado en función a lo que nosotros le hemos comentado. 00:07:00
Reservar los transportes, reservar el alojamiento, las salas de reuniones, en fin, toda la contratación de proveedores va a depender de ellos, por lo cual es necesario. 00:07:15
Tenemos que llevar una supervisión de todos los recursos utilizados, así como las limitaciones y las posibles KPIs. ¿En qué consiste esto? Pues que después de reunirnos con nuestro INPLAN, ahí tenemos que ver las diferentes propuestas. Las limitaciones y las posibles KPIs serán imprescindibles para seleccionar un lugar, ya que dependiendo de lo que nos puedan ofrecer, todos estos puntos a tratar son claves para que nuestro evento sea espectacular, que es lo que estamos buscando. 00:07:24
Bueno, reuniones en base a necesidades y presupuestos. En este punto ya nos tendremos que reunir con nuestro director, mostrarle todo lo que hemos avanzado, todas las propuestas que tenemos, enseñarle el lugar, las salas de reuniones, los presupuestos tanto de transporte, audiovisuales, excursiones y en el momento que nuestro director nos dé el visto bueno y el ok a todo lo que hemos hecho, empezaríamos ya con nuestro plan de actuación y diseñar el evento. 00:07:52
Como veis, el papel del asistente ocupa un puesto de gran responsabilidad en la realización de eventos, ya que su papel es protagonista en el desarrollo de los mismos. Y hasta aquí ha llegado mi presentación y doy paso a mi compañera. 00:08:21
Alicia, no te oímos. 00:08:48
Ya, perdona. Es que hemos quitado el micrófono para que no haya ruidos de fondo. Así que nada, perdona. Decía que gracias, Mari Carmen, y que por ello limpian. 00:08:50
Vale, voy a ver si yo soy capaz de compartir la pantalla, voy a ver, tienes que buscar la flechita, ahí está, vale, ahora estoy compartiendo, esperar un segundito, lo pongo en este modo, ¿lo veis? 00:08:58
No, sabemos que tu pantalla está en blanco 00:09:13
Hay dos opciones, compartir ventana o compartir la pantalla completa 00:09:18
Si compartes la pantalla completa tienes que tener abierta 00:09:24
Aunque no nos veas, tienes que tener abierta la presentación en tu pantalla 00:09:27
La presentación la tengo abierta 00:09:32
Entonces tienes que darle a pantalla completa 00:09:34
Compartir, pantalla completa 00:09:38
Pantalla 00:09:40
Toda la pantalla 00:09:42
Eso es 00:09:45
Compartir 00:09:46
Y ahora pongo la presentación 00:09:48
Eso es, ahora, ahora la vemos 00:09:51
Ahora la vemos 00:09:53
Vale, esperar un segundo 00:09:54
Ahora, ¿verdad? 00:09:55
Perfecto, ahora la vemos 00:09:58
Muy bien 00:09:59
Como están abriendo y cerrando la puerta 00:10:01
Para que no interfiera, ¿vale? 00:10:04
Pero bueno, que nosotras estamos aquí escuchando 00:10:05
Gracias 00:10:07
Bueno 00:10:08
Bueno, yo voy a continuar con la segunda parte de nuestro proyecto y qué es lo que vamos a ver. Bueno, la definición de los eventos en el ámbito empresarial, la evolución en su organización y en los medios y un pequeño caso práctico. 00:10:10
Antes de nada, quiero lanzaros una pregunta y es la siguiente. ¿Creéis que la manera de organizar eventos ha cambiado de hace 40 años para acá? Bien, vamos a verlo. 00:10:25
Ahora, lo primero de todo, ¿qué es un evento empresarial? Bueno, pues es una herramienta que tienen al alcance todas las empresas, una herramienta de comunicación para comunicar una idea con un objetivo claro mediante una serie de medios. 00:10:35
Y bien, ¿a quién va dirigido? Bueno, pues lo que tenemos que tener muy claro, como decía Mari Cármenes, ¿qué vamos a decir y a quién se lo vamos a decir? Es decir, nuestro público objetivo, nuestros skate holders. 00:10:49
Bien, ¿quién organiza los eventos? Bueno, pues según la envergadura de la empresa y el tipo de acto, pero siempre tenemos que tener claro que va a ser o un departamento en concreto, personal especializado en protocolo, porque así lo requiera nuestro acto, por ejemplo, que tengamos que regular relaciones entre países, que tengamos presencia institucional en nuestro acto o sobre todo de lo que habla nuestro proyecto del asistente de dirección. 00:11:00
Bien, ¿qué es la organización de eventos en sí? Bueno, es la manera y los medios que utilizamos para hacer frente al tipo de acto y lo que queremos transmitir, es decir, nuestro objetivo. ¿Y cómo lo vamos a hacer? Bueno, pues vamos a utilizar esa estrategia de marketing e identidad corporativa, es decir, nuestra marca propia, aquello que nos va a diferenciar del resto. 00:11:27
Bien, vamos a hablar un poco de su evolución en la organización y en los medios. Tenemos que tener claro que los eventos nacen de la necesidad de intercambio y de comunicar y que a medida que la sociedad avanza, la manera de comunicarnos también. 00:11:48
Además, tenemos que entender que la globalización nos va a traer nuevas tecnologías, nuevas formas de comunicar y sobre todo nuevas necesidades sociales que antes eran impensables. 00:12:02
Bien, he querido transmitir todo esto que os estoy contando mediante un ejemplo que es Fitur. ¿Por qué Fitur? Bueno, tenemos que entender que el turismo en España representa el 11,6% del PIB y que es una feria anual que nació en 1981 y que se mantiene hasta la actualidad. 00:12:12
Entonces, tenemos que pensar que algo habrá hecho bien Fitur. 00:12:32
Esta feria se creó con el fin de crear un punto de encuentro entre profesionales del turismo a nivel nacional e internacional. 00:12:35
Y quiero recalcar una cosa muy importante, y es que en 1981 no había Internet y, en cambio, era el medio máximo publicitario del sector. 00:12:41
Bien, he querido dividir esta evolución en dos partes, siglo XX y siglo XXI. 00:12:51
Vamos con 1981, que es el origen de este evento. 00:12:56
Y, como veis, tenemos herramientas y medios muy pobres, como son la máquina de escribir, correo postal, teléfono, fax, unos medios de publicidad que teníamos a nuestro alcance, como la televisión, prensa, alguna revista especializada, la radio también. 00:13:00
Esto se realizaba en la Casa de Campo por su logística, por ese número de asistentes, pero donde sí quiero parar un momento es en esa marca que hablábamos antes, esa identidad corporativa propia, eso que nos va a diferenciar del resto. 00:13:16
Y es la casa real, es esa figura institucional que nos va a abrir nuevos mercados a nivel países. Es ese público objetivo que nos interesa. Vamos a pasar rápidamente hacia 1995 con la llegada a Internet porque vamos a tener nuevas herramientas como son el correo electrónico y las bases de datos. 00:13:30
Esto nos va a permitir trabajar de una forma más ágil, mucho más rápida, con mucha más información y un medio de publicidad muy potente que vamos a ver que es Internet. Esto nos va a abrir nuevas puertas porque tenemos que entender que Internet nos va a abrir un paradigma nuevo en la forma de trabajar y en la forma de comunicarnos. 00:13:50
Como veis, nos abren más instituciones, tenemos ya más personalidad de alto reconocimiento social, más políticos que asisten a Fitur y se hace ya en el recinto ferial del IFEMA porque va creciendo. 00:14:08
Vamos a pasar al siglo XXI con el año 2000 y tenemos formularios, envíos masivos de correo electrónico como nuevas herramientas. Esto nos va a permitir trabajar de una forma mucho más ágil, mucho más rápida, con mucha más información, como comentábamos anteriormente. 00:14:23
Pasamos a tener el smartphone como herramienta principal de trabajo 00:14:39
Esto nos va a permitir gestionar recursos desde cualquier lugar 00:14:43
Vamos a trabajar en el propio evento con nuevas formas de comunicar 00:14:46
Como van a ser los workshops, los talleres o las mesas redondas de debate 00:14:51
Vamos a dejar ese monólogo atrás que ya no interesa tanto 00:14:55
Sino que vamos a empezar a interactuar más entre el público y con el público 00:14:58
Con nuestro público objetivo 00:15:02
Como medio de publicidad vamos a tener una herramienta muy potente 00:15:04
que es la newsletter, que eso nos va a permitir llegar a ese público objetivo del que tanto hablamos, a través de unas suscripciones. 00:15:07
Y vas a ver que van a empezar las redes sociales a tener un punto de partida súper importante. 00:15:15
Vamos a pegar ese salto ya este 2024, si os parece, y vamos a ver que vamos de cabeza hacia las redes sociales, la digitalización y la inteligencia artificial. 00:15:22
Tenemos que entender que las redes sociales nos van a permitir llegar a ese público de una manera mucho más directa. Vamos a poder hacer campañas exclusivamente hacia ellos con lo que queremos vender, con eso que queremos hacer. 00:15:31
Y vamos a trabajar ya con smartphone y tablets, vamos a dejar atrás la oficina física y ya vamos a empezar a trabajar desde cualquier lugar. Vamos a tener nuevas tecnologías como son los robots inteligentes, la realidad virtual, todo esto que nos suena ahora un poquito así como muy nuevo, pero es que es hacia dónde vamos. 00:15:44
Y como medio de publicidad, esas redes sociales de las que tanto hablamos nos va a permitir incluso retransmitir en directo nuestro evento. Vamos a poder llegar a un público también mucho más joven, a un público que esté mucho más lejos de nosotros y vamos a dejar atrás todo lo que es prensa y revista física y ya va a pasar todo a digitalizarse un poquito más. 00:16:01
Bien, había realizado un caso práctico, había inventado una empresa, lo tenéis todo en el proyecto, no nos va a dar tiempo a verlo, pero sí lo que quiero que tengamos siempre en cuenta es una cosa. 00:16:22
Cuando vayamos a realizar un evento o cualquier reunión, el objetivo de la reunión, ese público objetivo del que tanto hablamos, el que nos queremos dirigir, qué es lo que les vamos a decir, fecha, lugar y los medios que vamos a utilizar. 00:16:32
Y tenemos que tener siempre cuatro fases en cuenta, que es la fase de preparación, que vamos a realizar nuestro briefing con todo lo que queremos comunicar, esa preparación de recursos, una fase de producción donde vamos a ir supervisando todo lo que necesitamos, coordinando esos equipos de trabajo y gestionando esos riesgos o esas necesidades. 00:16:46
Una fase de ejecución, que ya estamos en el evento, vamos a seguir ese cronograma, esa escaleta del asistente y vamos a ir viendo todas esas necesidades, pero a la vez tenemos que ser bastante flexibles. 00:17:06
Una vez que haya terminado el acto en sí, vamos a hacer una fase de evaluación muy importante y vamos a ir viendo nuestros puntos fuertes y nuestros puntos débiles de cara un poquito a esto que vamos a poder hacer en un futuro que es otro evento. 00:17:19
Bueno, yo creo que con esto he contestado a la pregunta del principio y sí, como veis, sí que han cambiado las formas de organizar de eventos y de comunicarnos, pero si me permitís mi conclusión final, aunque el asistente de dirección tiene más funciones y responsabilidades, en esencia su función es la misma, que es la de dar apoyo. Muchas gracias por vuestra atención. 00:17:35
Muchas gracias, Olivia. 00:18:00
Muchas gracias 00:18:01
Olimpia y Mari Carmen 00:18:10
en el tiempo os habéis ajustado 00:18:11
perfectamente, así que muchas gracias 00:18:14
y bueno, no sé si mis compañeras 00:18:16
quieren preguntar 00:18:18
me he echado un poquito para atrás porque Domi está ahí 00:18:20
como escondida 00:18:21
no sé si mis compañeras quieren preguntaros algo 00:18:23
algo que nos haya quedado 00:18:26
Sí, yo quiero hacer una pregunta 00:18:29
¿Cómo veis el reto 00:18:32
en este sector 00:18:34
de eventos con la inteligencia 00:18:36
artificial? 00:18:38
¿En qué os puede ayudar? 00:18:40
¿Lo veis más como una ayuda o como 00:18:42
un enemigo? 00:18:44
O sea, como un reto 00:18:47
o algo que quite trabajo 00:18:48
¿Cómo lo veis? 00:18:50
¿La inteligencia artificial 00:18:52
para los eventos? 00:18:53
Sí, es limpia 00:18:57
Yo me he 00:18:59
Es una opinión mía personal, no la veo. Creo que al final la mano humana es la que es y por mucho que haya avance una inteligencia artificial no va a poder llegar a saber ese sentimiento. 00:19:00
O sea, creo, creo, a lo mejor luego se avanza y son capaces de crear absolutamente todo, pero yo creo a la hora de organizar, o sea, sí puede ayudar, pero para crear momentos, por así decirlo, yo creo que no. 00:19:19
Pero es mi opinión porque a mí la inteligencia artificial no me gusta nada. Entonces, quizás no soy objetiva, pero creo que no. Para los eventos, en mi caso, no sería peligroso, por así decirlo. 00:19:36
¿Tú, Olimpia, piensas lo mismo? 00:19:54
Bueno, yo estoy muy de acuerdo en lo que dice Mari Carmen. Creo que es un arma de doble filo, pero también tenemos que ver que estamos evolucionando hacia ello y tenemos más que cogerlo como una herramienta de apoyo que quizá como ese miedo a qué va a pasar. 00:19:56
Yo creo que todo tiene sus pros y sus contras. Efectivamente, tenemos siempre que priorizar estos recursos humanos, pero sin dejar de lado esas herramientas digitales que yo creo que también nos van a abrir un nuevo campo de visión y nuevas formas de trabajo. 00:20:12
Correcto. 00:20:29
Bueno, yo simplemente felicitaros, quería felicitaros por la exposición que habéis hecho tan profesional, el trabajo también muy, muy profesional. 00:20:31
Si pudiéramos contrataros en el centro para organizar eventos y todo lo demás, no dudéis que os podríamos contratar. 00:20:44
Y bueno, pues como la pregunta que ha hecho Marian, estamos ahora, y habéis contestado muy bien, estamos ahora con esa incertidumbre de lo que nos va a venir. Creo que aquí estamos ahora pues precisamente viendo el factor humano, que eso es nosotros como alumnos, que eso no se puede cambiar por nada, y el factor humano por parte nuestra, que ese tándem en educación por mucha tecnología que nos quieran poner y en todas partes pues es incuestionable. 00:20:50
Ahora bien, estamos haciendo una videoconferencia y con estos medios podéis estar desde los locales de trabajo y ese es el apoyo que yo entiendo que todo este sector tecnológico nos va a brindar, el facilitarnos el trabajo humano. Es decir, la humanidad nunca se debe de perder porque si no vamos a ir mal en la sociedad. 00:21:16
Pero ahora estos apoyos, como ahora estamos con un portátil y vosotros desde lejos, pues es de agradecer que todo nos ha facilitado. Cuando comenzamos en enseñanzas a distancia esto no lo teníamos, todo era mucho más difícil y ahora pues todo vamos mejorando. Así que nada, simplemente enhorabuena, lo habéis hecho genial y tenéis la nota que os merecéis. 00:21:34
Vale, pues nada, chicas. Si no hay más preguntas, enhorabuena. Las notas, un poquito de paciencia porque saldrán a finales de junio, pero bueno, lo habéis hecho fenomenal, el trabajo cumple los requisitos, así que no va a haber ningún problema. Y cualquier cosa, pues estamos en contacto, ¿vale, chicas? 00:21:52
nos podéis hacer 00:22:10
un justificante 00:22:15
de asistencia 00:22:17
si no te importa 00:22:18
me mandas un correo 00:22:21
me mandáis un correito 00:22:22
y os lo mando yo 00:22:25
mañana 00:22:27
muy bien 00:22:28
muchísimas gracias 00:22:30
hasta luego 00:22:31
adiós 00:22:32
muy bien 00:22:35
¿Tenemos algún modelo? 00:22:39
Subido por:
Alicia G.
Licencia:
Reconocimiento
Visualizaciones:
4
Fecha:
13 de mayo de 2024 - 14:34
Visibilidad:
Clave
Centro:
IES CIFP a Distancia Ignacio Ellacuría
Duración:
22′ 45″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1920x1080 píxeles
Tamaño:
120.60 MBytes

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