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Google Calendar: herramienta de gestión de calendarios
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Minitutorial "Google Calendar: herramienta de gestión de calendarios" de educacontic.es
Google Calendar es una herramienta online desarrollada por Google para la gestión de calendarios.
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Para su acceso es preciso que dispongas de una cuenta en Google y, aunque no es necesario,
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su utilización conjunta con un correo Gmail eleva el conjunto de prestaciones.
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La interfaz es tremendamente intuitiva y permite que los usuarios creen eventos de forma sencilla
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y introduciendo la descripción tras la selección del día y hora correspondiente.
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Igualmente, estos eventos se pueden cambiar de fecha con un simple arrastrar y soltar,
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siendo visibles de inmediato sin necesidad de refrescar la página.
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Google Calendar permite la creación de varios calendarios
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y posibilita la visión de todos ellos de forma simultánea, estableciendo distintos colores.
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Google Calendar es, por tanto, una herramienta colaborativa
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que nos permite, en definitiva, compartir y elaborar de forma conjunta
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calendarios con los que organizar el trabajo de un grupo.
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Podemos hacer públicos nuestros calendarios facilitando el acceso a la información
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e incluso compartir permisos de edición con otros usuarios.
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Podemos acceder a Google Calendar en http://www.google.com/.calendar
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con usuario y contraseña de Google.
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En cada piso, podemos ver los últimos activos de la plataforma
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en http://www.google.com/.calendar con usuario y contraseña de Google.
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En caso de no disponer de una, basta con crearla en ese momento.
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Un correo electrónico, una contraseña de acceso,
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un nombre y apellidos y aceptar las condiciones de uso
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bastan para tener acceso al gestor de calendarios de Google.
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Una vez que introducimos nuestros datos y accedemos,
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nos encontramos con una interfaz que nos muestra nuestro calendario principal.
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En Google Calendar distinguimos varios espacios,
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un mini-calendario mensual, unos botones de avanzar y retroceder,
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unas pestañas de visión de un día, de una semana, de un mes, de agenda,
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una fecha de la visión actual,
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un menú para configuración de colores y visibilidad de calendarios
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y una parte central reservada para la vista seleccionada.
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Para introducir un evento en el calendario,
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marcamos día y hora,
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lo describimos y aceptamos.
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Acepta este evento. Haz clic en Aceptar.
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Y nuestra cita o tarea queda registrada.
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Para eliminarla o editarla, la marcamos y pulsamos en el botón correspondiente.
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Vamos a editarla para ver algunas posibilidades.
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En el formulario de edición, podemos cambiar la descripción del evento,
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la fecha y hora.
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Podemos indicar si procede la frecuencia de repetición.
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Podemos establecer un lugar.
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Podemos indicar a qué calendario pertenece,
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en el caso de que usemos más de uno.
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Por último, podemos establecer recordatorios por correo electrónico
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a la cuenta predefinida o al escritorio,
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mediante una ventana emergente,
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unos minutos, horas, días, semanas,
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antes de que el evento tenga lugar.
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Como se comentó anteriormente,
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existen diferentes vistas para nuestro calendario.
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Esta que vemos es la vista semanal,
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esta la vista diaria,
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la vista mensual,
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la vista de agenda
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y esta última cada cuatro días.
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Podemos crear otro calendario en Configuración,
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Calendarios,
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Crear,
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donde se pide nombre del nuevo calendario,
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o simplemente pulsando Crear.
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Vamos a crear un calendario en el que introduciremos
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los eventos relacionados con nuestra formación,
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cursos, jornadas, ponencias.
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Comienza a crear el calendario.
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Haz clic en Crear.
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Llamamos al nuevo calendario Formación
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y aceptamos.
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El calendario Formación ya ha sido creado.
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Veamos cómo asociarle un evento.
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Nos situamos en el día apropiado
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y señalamos las horas.
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Describimos el evento,
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jornadas sobre bibliotecas escolares,
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avies.
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Por último desplegamos los calendarios,
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elegimos Formación y aceptamos.
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Los sucesivos eventos que asociemos a este calendario
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tomarán el mismo color de fondo,
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lo que facilitará su identificación.
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Pero si queremos modificar de color
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alguno de nuestros calendarios,
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basta con elegir otro entre los que se proponen.
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Una funcionalidad que Google Calendar dispone
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es la posibilidad de enviar recordatorios de eventos
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a nuestro móvil.
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El proceso es sencillo.
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Configuración, Configuración para móviles.
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Página en la que debemos indicar el teléfono
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al que nos llegarán las alertas
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y solicitar el código de verificación.
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Una vez recibido mediante SMS el código en nuestro móvil,
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lo introducimos en la casilla de verificación
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y comprobamos que se valida correctamente la solicitud.
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Desde ese momento en las opciones de recordatorio
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veremos cómo se ofrece la posibilidad SMS
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junto al correo electrónico y ventana emergente.
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El envío de SMS por parte de Google Calendar
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es un servicio gratuito,
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pero podemos ponernos en contacto con nuestro proveedor
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para conocer si se facturarán los mensajes SMS que recibamos.
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Google Calendar permite igualmente compartir un calendario
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con otros usuarios, dotándolos de diferentes permisos.
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Supongamos que varios profesores están inmersos
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en la elaboración de un proyecto
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y queremos que compartan un mismo calendario de funcionamiento.
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En Configuración, Calendarios,
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elegimos el calendario a compartir
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e introducimos a los usuarios.
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Una vez que el profesor está añadido,
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podemos modificar sus permisos para que administre el calendario,
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modifique eventos o simplemente los consulte.
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De forma automática, el profesor recibe un correo electrónico
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en el que se le informa del acceso al nuevo calendario,
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así como de los permisos que sobre él posee.
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Asimismo, nos indica que ha incorporado dicho calendario
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a nuestra cuenta de Google Calendar.
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Google Calendar tiene la posibilidad de integrarse
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en otras herramientas de Google de forma sencilla.
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Así, los usuarios de iGoogle pueden integrar en su página de inicio
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visores de sus calendarios de la misma forma que los usuarios de Gmail.
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Además, si hacemos público nuestro calendario,
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podemos insertarlo en nuestro blog o página web
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con el código que la misma aplicación nos propone
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en una de las pestañas de configuración.
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El resultado sería algo así.
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¿Podría el Departamento de Actividades Complementarias
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utilizar un calendario público para presentar de forma conjunta
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las actividades de todo el centro?
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Por último, podemos destacar que Google Calendar
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permite transferir en ambos sentidos calendarios en los formatos estándares
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.csv y .ics
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e incluso su sincronización en uno o ambos sentidos
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con algunos calendarios de escritorio.
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- Autor/es:
- Educ@conTIC
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- EducaMadrid
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- Reconocimiento - No comercial - Sin obra derivada
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- Fecha:
- 17 de marzo de 2011 - 12:36
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- Público
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