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Recursos educamadrid. 15. Participantes en Formularios

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Subido el 4 de julio de 2022 por Innovacion

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En este vídeo tutorial vamos a ver cómo gestionar los participantes a los que va dirigida 00:00:00
nuestra encuesta o formulario. 00:00:18
Entramos a nuestro formulario y en configuración buscamos participantes del formulario. 00:00:22
Si no hemos restringido el acceso veremos esta pantalla que nos indica que el formulario 00:00:31
está en modo abierto. 00:00:35
En este caso el formulario podrá rellenarlo cualquier participante sin necesidad de identificarse 00:00:37
y sin utilizar contraseña. 00:00:42
Nosotros vamos a ver cómo configurar el formulario para que sólo puedan realizarlo las personas 00:00:45
que reciben un correo que vamos a enviarles, cada uno con una contraseña única. 00:00:50
Desde el formulario se enviará un correo a cada uno de los participantes. 00:00:57
Pulsamos en cambiar a formulario de acceso restringido. 00:01:03
Me indica que se ha creado la tabla de participantes, aunque ahora mismo tiene cero registros. 00:01:09
Vamos a continuar. 00:01:13
Ahora podemos añadir uno a uno los participantes de la encuesta. 00:01:16
Hacemos clic en añadir participante. 00:01:20
Vamos a incluir un participante de forma manual, nombre, formación, apellido, innovación, 00:01:23
correo y guardar y cerrar. 00:01:32
Estos tres son los campos que son obligatorios para añadir participantes. 00:01:38
Ahora ya tengo como vemos aquí un participante en mi tabla de participantes. 00:01:43
Vemos aquí que también hay una opción de crear participantes ficticios. 00:01:49
¿Esto para qué sirve? 00:01:52
Bueno, pues se puede usar para los participantes ficticios cuando no deseamos enviar invitaciones 00:01:53
por correo electrónico a los participantes de la encuesta, sino darles los códigos por 00:01:59
otros medios. 00:02:04
A ver, un ejemplo sería si vamos a dar una ponencia y no conocemos las identidades de 00:02:05
los participantes, pero queremos luego que rellenen un determinado formulario, una encuesta 00:02:10
de valoración, pues podemos generar los códigos con participantes ficticios y luego repartírselos 00:02:15
en un documento. 00:02:20
De esta manera el formulario no está abierto, pero podemos invitar a los participantes a 00:02:21
los que va dirigido sin necesidad de conocer a priori sus datos y sus correos electrónicos. 00:02:27
Venga, vamos a crear cinco participantes ficticios. 00:02:31
Vamos aquí a crear participantes, ponemos cinco. 00:02:35
Vamos a cambiar el código de acceso a cinco también, que no sea tan largo, y ya estaría. 00:02:38
Si lo que tenemos es una lista de participantes y sus correos en una hoja de cálculo, en 00:02:55
lugar de meterlos uno a uno, se pueden subir generando un fichero CSV de importación. 00:03:01
Yo por ejemplo aquí tengo una lista de cuatro participantes, nombre, apellidos y correo 00:03:08
a modo de ejemplo. 00:03:13
Vamos a ver cómo hacerlo, si seleccionamos aquí para importar en formato CSV, nos piden 00:03:15
que adjuntemos el fichero y aquí nos dan información sobre el tipo de fichero y características 00:03:21
para que funcione la importación. 00:03:28
Lo ideal es tener una plantilla, porque así simplemente pegamos en la plantilla y ya tenemos 00:03:31
el fichero. 00:03:35
Entonces, para los que nos gusta disponer de una plantilla, pues yo suelo utilizar el 00:03:36
siguiente truco. 00:03:40
Lo que hago es, primero una exportación y el fichero exportado lo reutilizo como plantilla. 00:03:41
Mira, cierro aquí y ahora voy a exportar. 00:03:47
Lo que estoy haciendo es exportar la tabla de participantes a un fichero. 00:03:51
Voy aquí a descargar el fichero CSV y este fichero que hemos descargado ya tiene el 00:03:55
formato y las características requeridas para usarlo para importar. 00:04:06
Entonces lo voy a utilizar como plantilla. 00:04:10
Lo que hago es, para editarlo, lo abro con el libreo Fiscalc, indicando que el separador 00:04:13
de campos es coma y ahora ya vemos aquí, tenemos abierto, pues son los participantes 00:04:21
que teníamos en la tabla, que son los que hemos descargado al exportar. 00:04:28
Bien, no me interesan estos registros ahora, sino que lo que quiero es crear una plantilla 00:04:32
con esto, así que lo borro todo, dejo solo la primera fila y este fichero ya me sirve 00:04:36
como plantilla, porque además está en el formato CSV correcto. 00:04:40
Entonces ahora lo que hacemos es, como los campos son obligatorios, son nombre, apellidos 00:04:45
y correo, que son estos tres de aquí, pues yo me voy a mi hoja de cálculo donde los 00:04:50
tengo, los copio, vuelvo a la plantilla, me coloco aquí en el lugar, los pego y ya está, 00:04:54
ya tengo ya guardando este fichero, le doy a guardar como, le pongo de nombre para importar 00:05:04
y mantengo el formato CSV, ya tenemos el fichero y ahora vamos al formulario, cerramos ya esta 00:05:13
ventana de aquí y volvemos a seleccionar aquí en crear, importar desde CSV y anexamos 00:05:20
el fichero que acabamos de guardar, este será para importar CSV, ahora hay que bajar 00:05:32
aquí hasta encontrar el botón subir, pinchamos y aquí nos muestra el resultado de la importación, 00:05:37
ya tenemos estos cuatro participantes importados de forma masiva, vamos a mostrar participantes 00:05:43
y aquí los vemos. 00:05:52
Otra cosa que podemos hacer en esta tabla es borrar un participante, si hay un participante 00:05:54
que lo queremos borrar antes de enviar ninguna encuesta ni nada, ningún correo, pues damos 00:05:59
aquí en este icono de la basura y para hacer un borrado masivo o otras acciones masivas 00:06:04
podemos hacer clic aquí en más de uno y aquí abajo donde pone participantes seleccionados 00:06:11
desplegamos y vemos lo que podemos hacer, podríamos borrar, podríamos enviar recordatorio, 00:06:16
voy a borrar estos, 00:06:22
vale para poder enviar invitaciones es necesario que los participantes tengan un código de acceso 00:06:29
generado, una contraseña, entonces vamos a ver cómo generar las contraseñas, simplemente hacemos 00:06:33
clic aquí en generar contraseñas, me pide confirmar que va a generar contraseña a todos los que aún 00:06:39
no la tengan, confirmo y si vamos ahora a mostrar participantes vemos cómo ahora aquí se me ha 00:06:45
activado la posibilidad de invitar a completar el formulario por correo electrónico, esto lo 00:06:54
podríamos hacer para un usuario concreto o para todos de forma masiva desde aquí. 00:07:01
Cuando yo le doy a enviar correo electrónico me sale aquí la plantilla con el correo que van 00:07:07
a recibir, yo voy a modificar aquí el correo de envío del campo de, voy a poner mi correo 00:07:17
gtavoada arroba educa.madrid.org, lo demás de la plantilla lo voy a dejar igual y le damos 00:07:25
aquí a que se envíen los correos y ahora ya hemos enviado el correo a los participantes, 00:07:34
esto para poder hacer esto sería importante que es necesario que el formulario esté activo, 00:07:48
si no vamos a recibir el siguiente mensaje de advertencia. Por último vamos a ver cómo es el 00:07:53
correo que reciben los participantes, voy a abrir el correo y el participante que se lo 00:08:00
habíamos enviado, esta dirección de correo ha recibido este correo remitente como yo había 00:08:05
puesto gtavoada arroba educa.madrid.org y es este correo pues invitándole a participar con su 00:08:11
contraseña. Este correo era el que nos ha salido cuando hemos dado a enviar correo y viene de una 00:08:18
plantilla, también porque es una plantilla que podemos modificar, entonces si vamos de nuevo 00:08:26
aquí a la tabla de participantes tenemos modificar plantilla y podemos modificar la del mensaje de 00:08:31
invitación, la de recordatorio, porque también se envían recordatorios por correo a aquellos que 00:08:38
aún no han contestado la encuesta, el mensaje de confirmación, bueno aquí daríamos lo que 00:08:43
quisiéramos, se puede editar tanto el asunto como el cuerpo del mensaje, pero hay que tener mucho 00:08:47
cuidado con no modificar estos códigos que son los campos de la tabla de participantes. 00:08:53
Y ya estamos preparados para distribuir nuestra encuesta de forma personalizada a un grupo de 00:09:00
participantes concreto. En el próximo tutorial veremos cómo recopilar las respuestas y cómo ver 00:09:04
las estadísticas de los resultados. 00:09:11
Más información www.alimmenta.com 00:09:23
Subido por:
Innovacion
Licencia:
Reconocimiento - Compartir igual
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Fecha:
4 de julio de 2022 - 9:19
Visibilidad:
Público
Centro:
C RECURSOS INNOVACIÓN
Duración:
09′ 26″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1920x1080 píxeles
Tamaño:
90.30 MBytes

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