iNTRODUCCIÓN LAL03 | Mediateca de EducaMadrid

La historia de hoy empieza con Miguel. Miguel trabaja en supermercados El Vergel y, la verdad, 00:00:04

se enfrenta a un reto de los grandes. La competencia es cada vez más fiera, los precios no paran 00:00:09

de bajar y Miguel sabe que la clave para sobrevivir, para competir, está en su almacén. El problema 00:00:14

es que tiene una montaña de facturas, pero ni idea de por dónde se le está escapando 00:00:19

el dinero. Y esto nos lleva a la pregunta del millón, la pregunta clave que va a guiar 00:00:23

todo este análisis. ¿El almacén es simplemente un pozo sin fondo, donde se tira el dinero? 00:00:27

un centro de costes y punto o puede llegar a ser el arma secreta de la empresa bueno pues la 00:00:32

respuesta como vamos a ir viendo depende totalmente de si entendemos y controlamos cada céntimo que 00:00:38

se gasta ahí dentro a ver seamos claros hoy en día la eficiencia en la logística ya no es una 00:00:43

opción no sé algo que estaría bien tener es una obligación para sobrevivir ya no vale con tener 00:00:48

un producto genial si no se controlan los costes de toda la cadena sobre todo en el almacén estás 00:00:53

fuera de juego. Cada céntimo cuenta. Muy bien, pues vamos a meternos en faena. El primer paso 00:00:58

para Miguel y su gente es coger esa pila de facturas y mirarla a la cara. El objetivo está 00:01:04

claro. Hay que transformar ese caos de papeles en un mapa, un mapa detallado de todos los gastos. 00:01:09

Sólo así se puede saber dónde hay que empezar a recortar y a mejorar. Y aquí tenemos la frase 00:01:15

que lo cambia todo. Este es el mantra que tiene que guiarnos siempre. Porque si no medimos, 00:01:20

si no tenemos datos, cualquier intento de mejora es como dar palos de ciego en una 00:01:25

habitación a oscuras. Para poder gestionar algo, primero hay que medirlo. No hay más. 00:01:30

Así que, manos a la obra, empieza la fase de detective. El equipo de Miguel se pone a agrupar 00:01:36

todas las facturas por tipo. Alquiler por un lado, luz por otro, los sueldos, el mantenimiento de las 00:01:42

carretillas… Todo bien clasificado para tener por fin ese mapa completo de los costes. Vamos a ver 00:01:48

las grandes categorías. El primer gran bloque, los costes de almacenamiento. Y ojo que esto es 00:01:53

mucho más que pagar el alquiler del edificio. Esto es todo lo que cuesta tener el espacio listo y en 00:01:59

buenas condiciones para guardar la mercancía. Para que nos hagamos una idea, ¿de qué hablamos? Pues 00:02:04

del alquiler, claro, o de la amortización de las estanterías, del mantenimiento, de los seguros, 00:02:09

de los impuestos como el IBI, de la luz, la calefacción. Son todos esos gastos que tenemos 00:02:15

sí o sí movamos una caja o movamos mil. Por eso se les suele llamar gastos fijos. 00:02:20

Pasamos a la segunda categoría, que es igual de importante, los costes de manutención. Y aquí 00:02:26

metemos todo, absolutamente todo, lo que implica mover la mercancía. Desde que se baja del camión 00:02:31

que llega hasta que se sube al camión que se va. En resumen, es el coste del movimiento. Lo 00:02:37

interesante de estos costes, y aquí está la clave, es que normalmente van de la mano del volumen de 00:02:42

trabajo. Cuantos más pedidos hay que preparar, más movimiento hay. Y eso significa más gasto en 00:02:47

personal, más gasto en la electricidad de las carretillas, más gasto en su mantenimiento. Lógico, 00:02:53

¿no? Y esto nos lleva a una distinción que es, bueno, es fundamental entenderla. La diferencia 00:02:58

entre costes fijos y variables. Los fijos, como el alquiler, los pagas, pase lo que pase. Los 00:03:03

variables, como las cajas de cartón o las horas extra, sólo suben si sube el trabajo. Comprender 00:03:09

bien esta diferencia es el primer paso para una buena gestión. Y ahora, si miramos un desglose 00:03:14

típico de costes de un almacén, prepárense para la sorpresa. Uno siempre piensa que lo más caro es 00:03:18

el alquiler o las máquinas. Pues no. Fíjense, más de la mitad del coste operativo, más de la mitad, 00:03:23

se puede ir en la preparación de pedidos, en lo que llamamos picking. Es la tarea que más mano 00:03:29

de obra y más tiempo consume, con diferencia. Pero esperen, que la cosa no acaba aquí. Ahora 00:03:34

se complica, porque los costes más peligrosos, los que de verdad hacen daño, son los que no 00:03:39

aparecen en ninguna factura. Son los famosos costes ocultos. Y si no los tenemos en el radar, 00:03:43

pueden cargarse la rentabilidad sin que nos demos ni cuenta. A ver, ¿qué es exactamente un coste 00:03:49

oculto? Es una pérdida de dinero real, pero que no viene en una factura. Es como tener una fuga 00:03:55

de agua en una tubería. No te llega una factura que diga fuga, pero el dinero se va. Pues esto 00:04:01

es lo mismo. Es valor que se esfuma del inventario y que te pega directamente en el balance final. 00:04:06

¿Y quiénes son estos fantasmas? Pues tenemos varios. El deterioro de un producto porque se 00:04:12

ha manipulado mal. La obsolescencia. El ejemplo de las teles de tubo que de un día para otro no 00:04:17

valían nada es perfecto. Y luego está el peor de todos. El coste definitivo. Un cliente que se 00:04:21

pierde por un mal servicio. El valor de eso es casi imposible de calcular. Vale, ya hemos puesto 00:04:26

nombre y apellidos a los problemas. Ahora toca lo importante, pasar a la acción. No se trata 00:04:31

solo de encontrar los costes, sino de atacarlos. Así que vamos a ver un pequeño manual de 00:04:38

juego, con estrategias prácticas para empezar a optimizar. 00:04:42

Para bajar esto a tierra, vamos con un cálculo que parece simple pero es potentísimo. El 00:04:46

coste por cada hueco de palé. ¿Cómo se hace? Fácil. Se suman todos los costes fijos 00:04:51

anuales del espacio, alquiler, seguros, etc., y se divide entre el número total de huecos 00:04:56

para palés que tenemos. De repente cada hueco vacío en la estantería deja de ser solo 00:05:01

aire. Pasa a tener un coste en euros. Y eso, os aseguro, cambia la perspectiva. 00:05:06

Aquí va otra decisión estratégica de las gordas. El embalaje, los pales. ¿Qué hacemos con ellos? 00:05:12

¿Los compramos? Lo que implica una inversión inicial enorme y un lío para gestionar las 00:05:17

devoluciones y reparaciones. ¿O los alquilamos en un sistema de pool? ¿Convertimos un coste 00:05:22

fijo en variable y que se encargue otro? Pues no hay una respuesta fácil. Depende 00:05:27

totalmente de la operación de cada empresa. Entonces, en la práctica, ¿qué podemos hacer? 00:05:32

Pues hay un montón de cosas, desde algo tan básico como rediseñar la distribución del 00:05:36

almacén para que la gente camine menos, hasta meter tecnología a tope, como un sistema 00:05:40

de gestión de almacenes o sistemas de picking por voz que te van diciendo qué coger. 00:05:44

Cada una de estas acciones ataca directamente a los grandes centros de coste que ya hemos 00:05:49

visto. 00:05:53

Y con todo esto llegamos a la gran conclusión, porque el objetivo de todo este análisis 00:05:54

no es solo ahorrar unos euros, no, es algo mucho más profundo. 00:05:58

Se trata de cambiar por completo la forma en que vemos el almacén, dejar de verlo como 00:06:02

una carga y empezar a verlo como lo que puede ser, un activo estratégico. Al final, el 00:06:06

cuid de la cuestión es este. Un almacén que funciona como un reloj suizo no solo te 00:06:12

ahorra dinero, es que te permite dar un servicio mucho mejor, entregar los pedidos más rápido 00:06:16

y con menos fallos. Y eso, hoy en día, es lo que de verdad te diferencia de la competencia. 00:06:20

Se convierte en tu ventaja competitiva. Y volvemos al mantra del principio, porque es 00:06:25

que no hay otra. Lo que no se mide, no se conoce. Esto no va de hacer un análisis un 00:06:30

día y olvidarse. Es un proceso vivo, de mejora continua. Ese mapa de costes no es una foto fija, 00:06:35

es una herramienta que hay que usar y actualizar constantemente. Así que para terminar, dejamos 00:06:41

esta pregunta en el aire. Con el mapa de costes en la mano, conociendo los gastos fijos, los variables 00:06:46

y hasta los que estaban ocultos, la pregunta ya no es ¿qué me cuestan las cosas? La verdadera 00:06:51

pregunta ahora es ¿vale, y por dónde empezamos a mejorar? La respuesta a esa pregunta es el primer 00:06:56

paso para transformar ese centro de costes en una ventaja competitiva brutal. 00:07:02

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