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Nube de EducaMadrid: compartir archivos

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Subido el 3 de noviembre de 2023 por EducaMadrid

410 visualizaciones

Más información Capítulos Transcripción

Compartir con usuarios de nuestro centro 00:00:13
Compartir mediante enlace público 00:00:37
Permisos de compartición de documentos 00:01:03
Ejemplo de un enlace: "Ocultar descarga" 00:02:38
Eliminar un enlace 00:03:16
Ejemplo de un enlace con permiso de descarga 00:03:25
Añadir otro enlace 00:03:32
Jerarquía de permisos: carpeta - raíz 00:03:56
Permisos de compartición de carpetas 00:04:40
Permisos personalizados en carpetas compartidas 00:05:17
Ejemplos de permisos personalizados 00:06:25
Enlace interno 00:07:47

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Buenas, en este tutorial vamos a explorar las distintas opciones que tenemos a la hora 00:00:07
de compartir documentos o archivos en Cloud. 00:00:11
Para compartir un archivo, siempre podemos hacer clic derecho sobre él y después seleccionar 00:00:13
compartir archivo. 00:00:18
La primera forma y más sencilla es compartir con usuarios de nuestro centro, bien abriendo 00:00:19
el desplegable o bien escribiendo el usuario con el que queremos compartir. 00:00:23
Nos mostrará unos resultados que coincidan con nuestra búsqueda y seleccionamos los 00:00:27
usuarios. 00:00:31
Después, en los tres puntos, podremos decidir qué tipo de permisos le queremos dar a este 00:00:32
usuario. 00:00:36
Después, también encontramos la opción de compartir mediante enlace. 00:00:37
Algo importante que debemos saber antes de nada es que solo los profesores, PAS y cuentas 00:00:41
institucionales son los que pueden crear enlaces de compartición. 00:00:45
Para ello, haremos clic en el icono del "Más" y vemos que se ha creado un enlace de compartición. 00:00:49
Después tendremos la opción en este icono de copiar este enlace de compartición y en 00:00:53
los tres puntitos de configurar este mismo enlace de compartición y sus distintos permisos. 00:00:57
Empezando por los permisos de un archivo, vamos a ver qué tipos de permisos podemos 00:01:03
encontrar a la hora de compartir un archivo. 00:01:07
Para ello, podemos hacer clic directamente en el icono de compartir o hacer clic derecho 00:01:09
y compartir archivo. 00:01:13
En cuanto a los enlaces de compartición, vemos que tenemos dos enlaces distintos creados 00:01:14
para este mismo archivo. 00:01:19
Si hacemos clic en el icono de la izquierda, copiaremos el enlace que servirá para compartir 00:01:21
este archivo y se lo mandaremos a quien creamos lo oportuno. 00:01:26
Si hacemos clic en los tres puntitos de la derecha, vamos a ver por orden las distintas 00:01:29
opciones que nos encontramos. 00:01:33
Entre ellas, podemos asignar un nombre entre paréntesis a este tipo de enlace. 00:01:35
A este enlace le he puesto NO DESCARGAS porque, entre otras cosas, podemos ocultar la descarga 00:01:38
de este archivo. 00:01:44
Es decir, las personas con las que compartamos este documento tendrán oculta la opción 00:01:45
de descargárselo. 00:01:50
En la categoría PERMITIR EDICIÓN, configuramos si queremos que la persona con la que estamos 00:01:51
compartiendo pueda editar el documento. 00:01:55
También podemos establecer y proteger este documento a través de una contraseña. 00:01:58
Automáticamente, el Cloud nos ofrece una contraseña segura recomendada que mínimo 00:02:02
tiene que tener 10 caracteres. 00:02:07
Para confirmar la contraseña, hacemos clic en la flecha. 00:02:09
Si en cualquier momento queremos desactivar esta opción, solo tendremos que volver a 00:02:12
hacer clic encima. 00:02:15
Y si lo queremos volver a proteger con una contraseña, vemos que nos ofrece una contraseña 00:02:16
distinta. 00:02:21
También podemos hacer que este enlace tenga una fecha de caducidad, es decir, un momento 00:02:22
a partir del cual deje de estar accesible. 00:02:27
La configuramos en este calendario. 00:02:29
Y también podemos añadir una nota para el destinatario que acceda a este enlace de compartición. 00:02:30
Para confirmar de nuevo, hacemos clic en la flecha. 00:02:36
Después de que hayamos configurado los permisos necesarios en este archivo, vamos a ver cómo 00:02:38
lo vería aquella persona que puede ser tanto de EDUKAMADRID como personas ajenas a EDUKAMADRID 00:02:42
cómo lo vería. 00:02:47
Para ello, deberemos hacer clic en el icono de copiar el enlace, nos muestra un mensaje 00:02:48
de confirmación y facilitaremos este enlace vía correo, por ejemplo. 00:02:53
Efectivamente, vemos que al intentar acceder al enlace, nos pide una contraseña, la introducimos 00:02:57
y vemos que efectivamente accedemos directamente al documento donde podremos editar sin problemas. 00:03:03
En ningún momento se nos da ninguna opción para que podamos descargarnos este documento 00:03:09
ni tampoco podremos cambiar el título. 00:03:13
Cuando queramos eliminar un enlace de compartición, en los tres puntitos bajaremos y al final 00:03:16
encontraremos no compartir. 00:03:21
De esta forma se elimina ese enlace. 00:03:23
En este otro enlace le hemos llamado si descargas porque las personas que puedan acceder a través 00:03:25
de este enlace sí que podrán descargar el documento. 00:03:29
Si quisiéramos añadir otro enlace con otros permisos distintos, bajaríamos y haríamos 00:03:32
clic en añadir otro enlace. 00:03:36
Vemos que se nos ha creado uno nuevo que simplemente se llama compartir enlace. 00:03:38
Por eso es útil cuando tengamos varios añadir una etiqueta para que podamos identificar 00:03:41
rápidamente qué tipo de enlace se trata cada uno. 00:03:45
En cambio, vemos que los permisos en las carpetas funcionan distinto o nos ofrecen más opciones. 00:03:50
Algo importante que debemos saber a la hora de compartir carpetas es que los permisos 00:03:56
de la carpeta raíz son los que prevalecerán sobre las que haya en su interior. 00:04:00
Es decir, si yo a esta carpeta llamada pruebas2324 le asigno unos permisos determinados, por 00:04:04
ejemplo que se puede subir archivos y se puede editarlos, este permiso va a afectar a todos 00:04:10
los documentos que tengamos dentro de esta carpeta, independientemente de que estos documentos 00:04:16
dentro tengan otro tipo de permisos. 00:04:20
Esto puede ser muy útil cuando queremos compartir muchos archivos a la vez, con muchas personas 00:04:23
y usuarios a la vez. 00:04:27
Es decir, podemos incluir dentro de una misma carpeta raíz todos los archivos que queramos 00:04:28
compartir y de esta forma con un solo enlace o con varios con distintos permisos podremos 00:04:32
compartir a las personas que deseemos. 00:04:38
Como decía, los permisos en las carpetas nos ofrecen más opciones. 00:04:40
Tenemos los mismos permisos que acabamos de explicar para los archivos, pero encima tenemos 00:04:44
unos permisos agrupados que podremos personalizar. 00:04:48
Uno de ellos es solo lectura, es decir, que los usuarios que accedan a esta carpeta solo 00:04:51
podrán visualizar los documentos o archivos que haya dentro de ella. 00:04:56
En cambio, al permitir la subida y la edición, daremos el permiso a los usuarios de subir 00:05:00
nuevos archivos y de editar los que ya hay. 00:05:05
Y en el tercer grupo de permisos encontramos entrega de archivos, es decir, los usuarios 00:05:07
que accedan a esta carpeta no verán lo que hay dentro, solo podrán subir o crear archivos. 00:05:12
Ahora veremos cómo funciona cada uno de ellos desde la perspectiva de los usuarios a los 00:05:17
que se les comparte, pero antes vamos a explorar los permisos personalizados. 00:05:21
Si establecemos solo lectura y entramos en permisos personalizados, veremos que efectivamente 00:05:25
el permiso de lectura está por defecto permitido, pero también podemos añadir otros como el 00:05:30
de subir documentos, pero no el de editar, es decir, en este caso podrán leer los documentos 00:05:34
y visualizarlos y subir unos nuevos, pero no editar los existentes ni tampoco eliminarlos. 00:05:39
Igual que la subida y la edición, si vamos a los permisos personalizados, por defecto 00:05:44
está activado el permiso de eliminar, pero igual nos interesa que los usuarios solo puedan 00:05:49
editar y subir, pero no eliminar ninguno de los contenidos que hay dentro de la carpeta. 00:05:54
En ese caso desactivaríamos el permiso de eliminar. 00:05:58
Y en la entrega de archivos solo subida, vemos que por defecto solo está permitido subir 00:06:01
archivos, por lo tanto no tiene sentido que estén permitidos editar ni eliminar, pero 00:06:05
también podemos añadir que sí que puedan verlos, pero si permitimos su lectura, entonces 00:06:09
sí que tiene sentido que también queramos permitir o no la edición de los mismos o 00:06:14
la eliminación de los mismos, que en este caso todos estos permisos agrupados funcionarían 00:06:18
como el de permitir la subida y la edición. 00:06:23
Así que rápidamente vamos a crear un enlace con el cual los usuarios solo puedan visualizar 00:06:25
los contenidos que hay dentro, pero no puedan subir ni editar, le vamos a llamar lectura. 00:06:31
Añadimos otro enlace, y a este le llamamos subida y edición, y establecemos los permisos 00:06:36
de subida y edición, pero quitamos el de eliminar, por ejemplo. 00:06:40
Vemos que quedan lectura, editar y subir, y añadimos otro enlace, y a este le vamos 00:06:44
a llamar subida. 00:06:48
Igual que con los archivos, haríamos click en el icono de copiar al portapapeles este 00:06:49
enlace y lo mandaríamos por correo a quien fuera pertinente. 00:06:53
Así es como lo vería la persona que tiene el enlace de solo lectura, puede ver las carpetas, 00:06:58
puede ver el contenido de las mismas, pero aunque pulsa en eliminar, encontramos que 00:07:03
no tiene permisos para eliminar este archivo. 00:07:07
Pero como vemos, aunque pueda acceder a los documentos, no tiene permisos para editarlos 00:07:09
ni para crear nuevos dentro de las carpetas. 00:07:13
En un documento de texto hemos configurado el seguimiento de cambios, y esto lo podemos 00:07:17
hacer desde editar, seguimiento de cambios, activando mostrar y grabar, y si hemos establecido 00:07:21
un enlace de compartición con permisos de edición, cuando una persona intente acceder 00:07:27
a nuestro documento, primeramente deberá entrar con un alias con el que se guardarán 00:07:32
los cambios que ha ido haciendo en el documento. 00:07:36
Después podrá hacer cambios en este documento, los cuales el propietario del documento podrá 00:07:38
aceptarlos o rechazarlos. 00:07:44
Por último, en todos los archivos encontraremos un enlace interno, que como bien dice, este 00:07:48
solo funciona para usuarios con acceso a este archivo, es decir, acabo de copiar un enlace 00:07:53
que solo funcionará con Alumno05Documentación, pero que puede ser útil para que lo guarde 00:07:57
o lo tenga a mano para un rápido acceso. 00:08:02
Idioma/s:
es
Idioma/s subtítulos:
es
Autor/es:
EducaMadrid
Subido por:
EducaMadrid
Licencia:
Reconocimiento - No comercial - Sin obra derivada
Visualizaciones:
410
Fecha:
3 de noviembre de 2023 - 14:36
Visibilidad:
Público
Duración:
08′ 12″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1920x1080 píxeles
Tamaño:
142.72 MBytes

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