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Transformación digital de tu centro: Plan de comunicación (plantilla)
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En este vídeo vamos a plantear un desafío, el plan de comunicación del centro en 7 días.
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¿Qué vas a aprender en este vídeo?
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Vas a aprender primero por qué es necesario un plan de comunicación.
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Segundo, cómo crear tu estrategia de comunicación en una semana.
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Y tercero, cómo convertirlo en un plan de acciones, paso a paso.
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Así que veamos por qué necesitas un plan de comunicación. Para nosotros es un documento que nos va a recoger la estrategia a seguir para involucrar a las personas en la transformación digital del centro y también para difundir los logros que se van consiguiendo de forma estructurada, no improvisada.
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El plan de comunicación es un documento físico o digital que el centro va a tener que crear para ejecutar y revisar cada curso académico. Este documento lo podemos hacer de forma exhaustiva, dedicando meses de trabajo y detallándolo al infinito, o podemos plantearnoslo de forma simplificada, sencilla, en un solo folio, como haremos en este vídeo.
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para poner el acento en la agilidad de esta segunda opción vamos a llamar a esta versión
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simplificada del plan de comunicación el plan de comunicación mínimo viable. El plan de comunicación
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en un folio recoge, incluye estos apartados que vamos a ver a continuación. En primer lugar recoge
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los públicos de la comunidad educativa a los que nos dirigimos. También recoge el posicionamiento
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cultural que vamos a asumir en el sentido de la transformación digital? ¿Qué valores vamos a
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abrazar? En tercer lugar, ¿qué beneficios tiene la transformación digital que estamos proponiendo?
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En cuarto, el argumentario que vamos a compartir con nuestro Early Adopters para en él basar todos
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los mensajes de comunicación que vamos a plantear en esta estrategia. Luego, vamos a definir
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claramente en qué consiste la transformación digital específica que queremos realizar en
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este centro, a nivel de qué cambios concretos, qué hechos queremos que sucedan. Vamos a traducir
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esos objetivos de comunicación que perseguimos en la transformación digital en un objetivo general
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con una métrica de seguimiento, un indicador clave de progreso que se pueda medir.
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Vamos a definir qué recursos vamos a necesitar dedicar a cada acción de comunicación,
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recursos tanto materiales como humanos,
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y vamos a desgranar las acciones de comunicación concretas que vamos a hacer
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en cada una de las tres fases de experiencia de la transformación digital.
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La fase de atracción es la inicial, cuando todavía la gente no quiere realizar el cambio hasta que da un primer paso. En la fase de involucramiento, en la que se profundiza en el cambio y en la adopción de la nueva tecnología. Y en la tercera etapa de compromiso, en la que la persona adopta y se adhiere a la nueva tecnología a lo largo del tiempo.
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Para facilitar la elaboración del plan de comunicación simplificado, hemos creado este lienzo con el objetivo de ir rellenándolo en 7 sesiones de 2 horas de trabajo cada una.
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Puedes descargarte el lienzo en su versión imprimible para trabajar con post-its, si te gusta más, o te descargas el PDF rellenable para trabajar sobre el PDF directamente.
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Al final, lo que queremos es tener esta estrategia mínima viable en un folio y tratar de utilizarlo a favor de conseguir nuestro objetivo anual. Así que vamos a ir con tu estrategia de comunicación en una semana, día 1.
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En el día 1, en la sesión 1, vamos a plantear el objetivo y el indicador de progreso o métrica con la que vamos a medir nuestra progresión.
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Vamos a marcar el curso académico en el que estamos trabajando y finalmente vamos a disponer los recursos materiales y humanos necesarios.
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En cuanto al objetivo, el objetivo debe ser medible, específico, acotado en el tiempo y alcanzable.
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Por ejemplo, ¿qué podríamos poner aquí?
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Tendría que ser una frase.
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Pondríamos compartir las programaciones de departamento en la nube de EducaMadrid
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para poder editarlas de forma colaborativa entre septiembre y octubre,
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evitando distribuir distintas versiones de documentos de Word por correo electrónico a través de pendrives.
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Eso sería un objetivo que cumple las características que os he dicho antes.
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La métrica asociada sería programaciones de departamento subidas a la nube partido por programaciones de departamento en local, siendo nuestro umbral de éxito el que haya al menos el doble de programaciones en la nube que programaciones en local, es decir, que la relación entre programaciones nube y locales sea de 2 a 1.
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En cuanto a recursos necesarios, aquí vamos a estimar el número de horas de trabajo de las personas responsables de ejecutar las acciones o de las horas de trabajo de los early adopters, si son los que van a llevar a cabo este plan en primer lugar.
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Y además recursos económicos, es decir, si vamos a comprar equipo, pagar licencias, necesitamos espacio de almacenamiento en la nube extra, etc.
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Todo esto lo vamos a tener que contabilizar y disponer teniendo en cuenta que lo creado el primer año, los contenidos creados el primer año ya no habrá que crearlos el segundo y sucesivos, por lo que cada año se necesitarán menos recursos para mantener en funcionamiento las acciones de comunicación.
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comunicación. Día 2. En el día 2 vamos a identificar los perfiles de personas que representan la gran
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mayoría de la comunidad educativa, el post-it que tenemos debajo de públicos y, a diferencia de
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estos, nuestros early adopters, los que cumplen el perfil de visionarios o early adopters de la
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curva de Everett Rogers que hemos visto. Para esto podemos utilizar los resultados de la encuesta que
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hemos realizado en la tarea anterior y para poder imaginarnos más claramente en quiénes estamos
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pensando de cara a producir mensajes persuasivos dirigidos a ellos podemos aplicar este truco
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podemos hablar de carmen la pragmática o carlos el conservador es decir crear prototipos crear
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personas imaginarias en nuestra mente que cumplan el perfil de adopción tecnológica al que nos vamos
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a dirigir. Y aunque en nuestra cabeza estemos pensando en nuestros compañeros con nombre y
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apellidos que han salido en el test. De esta manera, creando estos arquetipos de personalidades,
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nos resultará más fácil ponernos en sus zapatos y así redactar argumentarios más convincentes.
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En cuanto a la identificación de los embajadores de la transformación digital, los innovadores y early adopters, podemos emplear la misma técnica de identificación y prototipado que con los avatares de la gran mayoría.
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Lo que pasa es que aquí los vamos a tener ya muy claros en nuestra cabeza puesto que van a ser muy pocos en comparación con la otra gran mayoría.
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Día 3. En el día 3 vamos a ver el posicionamiento cultural, los beneficios de la transformación y el argumentario, la base de todos nuestros mensajes de comunicación.
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En primer lugar, en el posicionamiento, ¿qué vamos a definir? Aquí vamos a definir los valores de la nueva cultura digital que hemos consensuado previamente.
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Por ejemplo, mediante una consulta al claustro y al consejo escolar. Estos valores van a cristalizar en tres decisiones. Los centros o las buenas prácticas referentes para nuestra transformación digital. Un manifiesto que recoja las singularidades de la transformación digital que nuestro centro ha acordado realizar, lo cual representa nuestra diferenciación con respecto a otros centros.
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Y tres, las fortalezas que ya tenemos como centro y que nos colocan en situación de ventaja para acometer ese cambio. Referentes, diferenciación y ventaja especial.
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En cuanto a beneficios, a partir del posicionamiento vamos a extraer los beneficios específicos que tiene para nuestro centro el cambio que estamos proponiendo, el cambio tecnológico. Lo haremos en general, beneficios en general y para los distintos perfiles de personas que forman la comunidad educativa en particular.
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Si es que tiene sentido esto que estoy diciendo. Si es un cambio muy claro a nivel de centro, pues será un objetivo más general, unos beneficios más generales. Si no, serán más particularizados en necesidades puntuales que tengan los distintos colectivos de la gran mayoría.
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Y finalmente el argumentario en el día 3, el argumentario, la piedra angular de nuestra comunicación es aquel mensaje que en una sola frase va a conseguir atraer la atención de los miembros más pragmáticos, conservadores y escépticos de nuestra comunidad y convencerles para que se involucren en la transformación digital y que se mantengan comprometidos en el tiempo.
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dar con este mensaje es como dar con un eslogan
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es complicado, pero si lo hacemos
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de forma orquestada, coherente y lo aplicamos
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constantemente en el tiempo, nuestro argumentario
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vamos a ser percibidos en este proceso
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de cambio como más cohesionados los early adopters
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así que conviene elaborar
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este argumentario, esta frase para
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entre comillas vender el cambio
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la transformación digital a nuestros compañeros más reacios a adoptarla.
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Día 4. En el día 4 vamos a hablar de la experiencia de cambio y de la transformación digital.
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Concretamente, empezamos por la transformación digital y luego os cuento la experiencia de cambio.
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La transformación digital consiste en explicitar qué cambios concretos queremos conseguir
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por parte de la gran mayoría cambios de actitud o de conducta
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para lograr el objetivo que nos hemos propuesto.
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Por ejemplo, que se registren como usuarios
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en una determinada herramienta digital.
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Por ejemplo, que le pidan al TIC que les active la nube de EducaMadrid.
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Otro cambio, que accedan a ella por primera vez.
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O, por ejemplo, que creen su primer documento.
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O, otro ejemplo, que aprendan el funcionamiento del uso compartido.
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O que la usen con determinada frecuencia.
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o que abandonen otra tecnología menos eficiente como el uso de pendrives para llevar y traer exámenes de casa al instituto y del instituto a casa o al cole.
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Eso es la transformación digital, saber exactamente qué queremos que cambien nuestros compañeros.
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Y la experiencia de cambio consiste en, de la misma manera que en la transformación digital vemos con nuestros ojos qué queremos que cambien ellos,
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la experiencia de cambio consiste en ponernos en sus zapatos, en los zapatos de los protagonistas
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del cambio y entender qué les preocupa en cada fase de la adopción de la tecnología. Durante la
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fase de adopción inicial su involucramiento va a ser progresivo, ¿vale? Entonces en una primera
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fase de atracción nosotros le vamos a traer los early adopters para que quieran iniciar ese cambio,
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de acuerdo entonces en esa fase de atracción vamos a generar unas acciones de comunicación
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muy características en la fase posterior en la fase de involucramiento vamos a estar en otro
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estadio vamos a estar en el estadio desde que se ha producido ya el primer uso hasta que se va
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produciendo el aprendizaje y una mayor experticia de las personas que están aprendiendo esa nueva
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tecnología luego la experiencia de cambio ahí va a requerir práctica reforzamiento motivación y
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otra serie de de experiencias que vamos a tener que brindarles los early adopters o facilitarles
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y en la fase de compromiso a la experiencia de cambio lo que supone para los que están adoptando
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la tecnología es la consolidación de lo que han aprendido y el mostrar a la comunidad a sus
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iguales sus logros e incluso ayudar a otros a aprender con lo cual se convierten de alguna
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forma en mentores más avanzados de los compañeros novatos en la tecnología que llegan detrás de
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Luego, la experiencia de cambio consiste en definir qué les preocupa y qué les frena en cada una de estas tres etapas a nuestra gran mayoría para adoptar la tecnología. Es definirlo en frases.
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En el día 5 finalmente llegamos al punto álgido del plan de comunicación que consiste en desarrollar, generar, hacer un brainstorming de las acciones concretas que vamos a presentar nosotros early adopters en fase de atracción, fase de involucramiento y fase de compromiso.
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día 5, fase de atracción. Vamos a determinar qué acciones de comunicación específicas llevar a
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cabo en la fase que va, desde la negación a adoptar la tecnología hasta la adopción inicial o prueba
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piloto. Por ejemplo, si la preocupación en esta fase es por qué y para qué se necesita el cambio
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tecnológico, vamos a centrar los mensajes en los beneficios del cambio y no en las características
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de la tecnología. Es importante focalizar la atención en cuestiones como el ahorro de tiempo,
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de dinero, la eficiencia o la paz mental que una tecnología puede aportar a la persona que la
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adopta, en contraste con la dilapidación de recursos, la ineficiencia o la intranquilidad
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que no usarla está causando actualmente a las personas que no la han adoptado. En otras palabras,
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Vamos a plantear la comunicación como un binomio problema-solución, no como un rosario de especificaciones técnicas de la tecnología en cuestión. En esta fase, los medios que mejor funcionan para comunicar son los presenciales. Una conversación en la sala de profesores o en la cafetería van a generar más confianza y van a derribar más barreras psicológicas que un folleto o un email.
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Día 6. Acciones de involucramiento. Aquí vamos a concretar qué acciones de comunicación específicas ejecutar en la fase que va desde el segundo uso o desde el primer uso sin asistencia de un compañero o tutoría, desde el segundo uso hasta completar el primer hito tecnológico que hemos establecido como objetivo.
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Por ejemplo, editar una programación de departamento de forma colaborativa entre septiembre y octubre.
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Es importante diseñar aquí la instrucción en tutoriales que puedan seguirse fácilmente.
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Podría ser como complemento a un seminario presencial en el que presentar la tecnología y acompañar en esos primeros pasos mediante instrucción directa a los aprendices.
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Además, conviene reforzar estos conocimientos y habilidades adquiridas con repasos periódicos y con nuevas tareas similares, aunque sean pequeñas, pero sobre todo repetitivas, que permitan practicar las funcionalidades de la nueva tecnología.
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incluso cuando ya logran cierto grado de dominio conviene proponer tareas ajenas al contexto
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educativo con esta misma tecnología como puedan ser por ejemplo si estamos trabajando en la nube
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listas de la compra colaborativas para el reparto equitativo de obligaciones familiares para que
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toda la familia se involucre y genere una lista de la compra colaborativa no en esta fase vamos
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a plantear la comunicación como el refuerzo positivo a los logros alcanzados y vamos a
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destacar las aplicaciones de la misma tecnología en otros contextos relevantes. Y aquí los medios
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que mejor funcionan para comunicar en esta fase son los impresos y digitales, pero con aspecto
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más tradicional, que se parezcan a la tele. Videotutoriales, videoentrevistas, demostraciones,
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videotestimoniales, etcétera. Y llegamos al día 7, al último día, el de las acciones de compromiso.
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Aquí vamos a decidir qué acciones de comunicación específicas efectuar en el periodo que
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transcurre desde que se cumple el objetivo de este plan hasta que vuelve a ser necesario cumplirlo,
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es decir, de un curso para el otro. Aquí es importante mantener la motivación por usar la
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nueva tecnología, destacando el nivel de destreza adquirido y poniendo de relieve que el grado de
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experticia logrado puede contribuir a enseñar a otros, mentorizando así su progreso. En esta fase
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vamos a plantear la comunicación como reconocimiento al nivel de desempeño alcanzado, así como el
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nivel de calidad o de eficiencia de los trabajos realizados, resaltando sobre todo las ventajas
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de este nuevo estatus, posibilidad de ayudar a novatos, de proponer nuevos objetivos anuales,
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de ampliar conocimientos sobre la tecnología más allá de lo estrictamente necesario, por el mero
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placer de aprender sobre ella, etcétera. Los medios que mejor funcionan para comunicar en
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esta fase son los impresos y tradicionales, insignias, diplomas, pósteres, fotografías
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conmemorativas del evento de certificación en la tecnología por ejemplo y su variante digital que
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funciona muy bien para los que son más adeptos a la a lo digital no que puedan ser las insignias
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o certificaciones digitales aunque no sean oficiales para que la puedan mostrar por ejemplo
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en linkedin y de esta forma nuestro plan está listo pero ahora sigue siendo una estrategia hay
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que plantear un plan de acciones y un plan de acciones normalmente es un excel donde secuenciamos
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mes a mes las acciones que hemos definido y donde nosotros decidimos su frecuencia si la vamos a
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hacer todos los meses una vez al mes tres meses al año etcétera donde definimos quién es el
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responsable donde hacemos seguimiento del presupuesto destinado para saber si estamos por
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encima o por debajo y para hacer seguimiento de las métricas y saber si estamos cerca o lejos
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de conseguir nuestro objetivo. Este Excel no debería llevarte más de 15 minutos al mes
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rellenarlo, así que es muy fácil de implementar. Así que una vez hecha la estrategia y creado
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nuestro Excel con nuestro plan de acciones, solo nos queda decidir cuándo empezar.
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