LAL05 Aplicaciones informáticas | Mediateca de EducaMadrid

¿Alguna vez nos hemos parado a pensar cómo lo hace una empresa para gestionar miles de 00:00:00

productos, proveedores y clientes sin que todo se convierta en un auténtico caos? 00:00:04

Pues la respuesta está en lo que podríamos llamar su cerebro digital. 00:00:08

Hoy vamos a ver qué software es el que mueve los hilos, el que pone orden y convierte un 00:00:11

mar de datos en pura eficiencia. 00:00:15

A ver, este es el recorrido que vamos a hacer. 00:00:17

Primero vamos a entender por qué esto es un lío de mucho cuidado. 00:00:20

Luego veremos qué herramientas existen para solucionarlo. 00:00:24

Y al final nos meteremos en faena y construiremos paso a paso la base digital de un negocio, sus datos, su inventario y su primer ciclo de compras. 00:00:27

Muy bien, pues vamos al lío. Antes de lanzarnos a buscar soluciones, primero hay que entender bien cuál es el problema. 00:00:35

Y el problema es que gestionar cualquier negocio hoy en día es, bueno, es increíblemente complejo. 00:00:41

Pensemos en la escena. Hay que hablar con proveedores, atender a los clientes, controlar un inventario con miles de productos distintos 00:00:46

y encima, cada compra y cada venta tiene que quedar registrada. 00:00:53

Intentar llevar todo esto con un Excel, o peor, en libretas, no es que sea lento, 00:00:57

es que es una receta para el desastre. 00:01:01

Un pequeño error en un pedido y ya tienes pérdidas y un cliente enfadado. 00:01:03

La cantidad de información es sencillamente una locura. 00:01:06

Entonces, ¿cómo se le pone freno a este caos? 00:01:09

Pues la respuesta, como casi siempre, está en la tecnología. 00:01:12

Vamos a hablar de las herramientas de gestión, 00:01:16

que son la solución digital pensada precisamente para eso. 00:01:18

para poner orden y eficiencia donde antes sólo había confusión. Claro, aquí no hay una solución 00:01:21

única que valga para todo el mundo. Para las pymes, las pequeñas y medianas empresas, un 00:01:27

programa de gestión comercial normalito suele ser más que suficiente. Pero claro, si hablamos de un 00:01:32

gigante, de una gran corporación, la cosa cambia. Ahí se necesita algo mucho más potente, un software 00:01:36

ERP, que básicamente planifica y centraliza absolutamente todos los recursos de la empresa 00:01:42

a una escala brutal. Y para hacerse con estas herramientas hay varios caminos. Están los 00:01:47

programas de pago, que te vienen con su soporte, sus actualizaciones, todo bien atado. Luego tenemos 00:01:52

los de código abierto, los open source, que son más flexibles. Y, ojo, también hay opciones 00:01:57

totalmente gratuitas. De hecho, para entender cómo va esto por dentro, vamos a usar uno de 00:02:02

estos últimos como ejemplo, Factusol. Y ahora sí, dejamos la teoría a un lado y nos ponemos 00:02:07

manos a la obra. Vamos a ver cómo se levantan los cimientos digitales de una empresa desde cero. 00:02:13

Todo, absolutamente todo, empieza aquí, con un clic en crear una empresa. Esto es como tener 00:02:19

un lienzo en blanco. Es el punto de partida sobre el que vamos a construir toda la maquinaria del 00:02:26

negocio. Estos son los pilares. Antes de poder vender ni un solo tornillo, el sistema necesita 00:02:31

respuestas. ¿Quiénes somos? ¿Quién nos vende las cosas? ¿A quién se las vendemos? ¿Con qué bancos 00:02:36

trabajamos, sin esta información, el programa no puede hacer nada. Es, por así decirlo, el ADN 00:02:41

digital del negocio. Venga, veamos lo fácil que es esto en realidad. Para empezar a meter a nuestros 00:02:46

contactos, simplemente nos vamos a la pestaña de Empresa y elegimos Clientes. Un par de clics y ya 00:02:52

estamos listos para añadir los datos de la primera persona. Al principio, lógicamente, esta pantalla 00:02:57

estará vacía, pero el proceso no tiene ningún misterio. Se le da el botón de nuevo y ¡hala! Se 00:03:02

abre la ficha para rellenar los datos. Esta sencillez es fundamental, porque así cualquier 00:03:07

persona de la empresa puede usar el programa sin tener que hacer un máster. Y aquí viene lo bueno. 00:03:12

Para añadir a los proveedores el proceso es, pues prácticamente el mismo. Se va a la misma pestaña, 00:03:18

se pulsa en proveedores y ya está. Esta coherencia es lo que distingue a un buen software. Una vez 00:03:23

que aprendes a hacer una cosa, ya sabes, casi por intuición, cómo hacer todo lo demás. Genial, 00:03:28

Ya tenemos a la gente y a las empresas metidas en el sistema. 00:03:34

Ahora vamos a lo importante, a las cosas, el inventario. 00:03:37

Es clave tener los productos bien clasificados si queremos tener un control total de verdad. 00:03:41

Para que un catálogo con miles de productos tenga sentido, hay que ponerle orden. 00:03:45

El nivel más alto de organización son las secciones. 00:03:50

La mejor forma de entenderlo es imaginarse los grandes pasillos de un supermercado, 00:03:53

pues uno sería alimentación, otro ferretería, otro juguetes. 00:03:57

Y si las secciones son los pasillos, las familias serían las estanterías de cada pasillo. Dentro del pasillo de alimentación tendríamos la estantería de lácteos, la de legumbres, la de frutas. Y ojo, esto no es solo para que quede bonito. Esta estructura es lo que luego nos va a permitir sacar informes de ventas súper precisos o saber al momento qué familia de productos se está agotando. 00:04:00

Y para montar todo esto, la lógica es la misma de siempre, súper intuitiva. Dentro de Empresa nos vamos a Artículos y desde ahí podemos crear estas secciones y familias muy fácilmente, dándole forma a nuestro inventario. 00:04:24

Y, tachán, aquí se ve el resultado. 00:04:39

Una vez que está todo configurado, el sistema nos da una visión limpísima y ordenada de todo lo que tenemos. 00:04:41

Cosas que antes eran un dolor de cabeza, como ver el stock o sacar un informe de lo que más se vende de una categoría, 00:04:47

ahora se hacen en segundos. 00:04:52

Bueno, pues ya lo tenemos casi todo. 00:04:54

La base de datos está creada, el inventario está organizado, 00:04:56

ahora toca poner toda esta maquinaria en movimiento. 00:04:59

Y eso se hace con una de las operaciones más importantes, el ciclo de compras. 00:05:01

El proceso tiene una lógica aplastante 00:05:06

Primero, se le hace un pedido a un proveedor 00:05:08

Cuando llega la mercancía, se registra esa entrada en el almacén 00:05:11

Después, se mete en el sistema la factura que nos manda el proveedor para pagarla 00:05:14

Y por último, si algo ha venido mal, pues se gestionan las devoluciones 00:05:18

Y aquí está la verdadera magia de todo esto 00:05:21

El software lo une todo 00:05:24

Desde la pestaña comercial no solo hacemos un pedido 00:05:25

Sino que ese pedido queda conectado con la entrada de mercancía 00:05:28

Y esa entrada con la factura 00:05:31

Todo está atado y bien atado 00:05:32

¿Qué significa esto? 00:05:34

pues que podemos seguir la pista de un producto desde que lo pedimos hasta que lo vendemos. 00:05:35

Es un nivel de control que de otra forma sería imposible. 00:05:39

Hemos visto cómo sentar las bases para tener orden y eficiencia. 00:05:42

Pero la tecnología, ya sabemos, nunca para. 00:05:46

Con la inteligencia artificial y la nube ya metidas de lleno en nuestro día a día, 00:05:48

la pregunta del millón es ¿cuál va a ser el siguiente gran salto en la gestión de empresas? 00:05:51

El futuro, desde luego, promete ser todavía más inteligente y conectado. 00:05:56

Gracias por haber estado ahí. 00:06:00

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