Unidad SAC03 | Mediateca de EducaMadrid

¿A que suena familiar esa sensación de que la oficina se ahoga en un mar de papeles y archivos 00:00:00

digitales? Es que cada día las empresas generan una cantidad de información, bueno, enorme. Pues 00:00:03

bien, vamos a ver exactamente cómo podemos convertir todo ese caos en un activo súper 00:00:09

organizado y sobre todo muy potente. Y es que, a ver, la escena es la de siempre en cualquier 00:00:13

oficina, ¿no? Una auténtica avalancha de todo. Correspondencia, informes, facturas, 00:00:19

emails que no paran de llegar. Gestionar todo ese flujo de información es sin duda una tarea 00:00:24

clave para cualquier organización. Esta imagen seguro que nos resulta familiar a más de uno. Es 00:00:29

esa sensación de estar literalmente sepultado bajo montañas de papeles y ni hablemos de las 00:00:35

carpetas digitales, todas desordenadas. Es un sentimiento que al final genera muchísimo estrés 00:00:40

y, lo que es peor, nos hace súper ineficientes. Y claro, aquí es donde surgen las preguntas del 00:00:45

millón. Esas que toda organización se hace en algún momento. A ver, ¿qué guardamos exactamente? 00:00:51

dónde metemos todo esto y durante cuánto tiempo. ¿Es verdad eso de que algunas cosas se tienen que 00:00:57

destruir? Pues bien, esas son justo las claves que vamos a desvelar. Pues la solución a todo 00:01:03

este caos tiene un nombre y es el archivo. Pero ojo, no pensemos en la típica habitación llena 00:01:09

de polvo y olvidada. Para nada. El archivo moderno es otra cosa. Es la memoria colectiva, 00:01:14

es el cerebro de la organización. Entonces, ¿qué es un archivo exactamente? Bueno, 00:01:19

Si nos ponemos formales, la definición es bastante clara. Es el conjunto de documentos 00:01:24

que una empresa produce o recibe en su día a día. Pero lo importante aquí es que su 00:01:29

objetivo no es solo guardar por guardar, sino conservar por razones muy, muy concretas. 00:01:33

Es que un archivo bien gestionado cumple cuatro funciones que son, vamos, esenciales. Por 00:01:38

un lado, claro, guarda y protege los documentos. Además, facilita que encontremos lo que buscamos 00:01:43

al momento. También funciona como el centro neurálgico de información de la empresa, 00:01:47

de dónde se tira para tomar decisiones. Y por último, y esto es importantísimo, nos asegura 00:01:51

que estamos cumpliendo con la ley. Vale, para entender bien cómo se organiza todo esto, creo 00:01:56

que lo mejor es seguirle la pista a un documento. Imaginar su viaje, desde que nace hasta que llega 00:02:01

a su destino final. Vamos a ver cómo es esa historia. Resulta que todo documento tiene un 00:02:05

ciclo de vida, con cuatro fases muy claras. Primero, su nacimiento, cuando se crea o se recibe. Luego 00:02:10

llega la madurez, la época en la que se usa y se consulta sin parar. Después entra en declive, 00:02:17

cuando ya casi no se mira. Y finalmente llega la eliminación, que puede ser o bien su destrucción 00:02:22

o bien su conservación para siempre. Y lo interesante es que este ciclo de vida encaja 00:02:27

perfectamente con cómo se organizan los archivos. O sea, cada una de estas fases tiene su propio 00:02:33

sitio, ya sea un lugar físico o uno digital. Empezamos con el archivo activo, que también se 00:02:37

llama de gestión. Aquí es donde viven los documentos jóvenes, los que se consultan a 00:02:42

día año. Pensemos en los papeles que tenemos encima de la mesa, las facturas de este mes o 00:02:47

esos archivos en la carpeta de proyectos actuales del ordenador. Lo del día a día, vamos. Después 00:02:51

pasamos al archivo semiactivo o intermedio. Este sería el hogar de los documentos que ya no se 00:02:56

usan todos los días, pero que, oye, de vez en cuando hay que consultar. Se sacan del archivo 00:03:02

activo para que no estorben, pero la clave es que siguen estando accesibles. Y por último, 00:03:07

llegamos al archivo inactivo o definitivo. Aquí es, literalmente, donde los documentos se jubilan. 00:03:12

Ya no sirven para el día a día del negocio, pero se guardan o porque la ley lo obliga o porque son 00:03:19

parte de la historia de la empresa. Lo importante es que este ya es su destino final, no hay más 00:03:23

pasos. Muy bien, ya sabemos qué es un archivo y cómo viven los documentos dentro de él. Ahora, 00:03:28

La gran pregunta, ¿cómo se organiza todo esto en la práctica? 00:03:35

Pues básicamente hay dos modelos principales. 00:03:39

Las empresas suelen tirar por uno de dos caminos. 00:03:42

Y la elección, la verdad, dice mucho de su cultura. 00:03:44

Por un lado está el modelo centralizado. 00:03:48

Toda la información en un único sitio. 00:03:50

Lo bueno, garantiza orden, coherencia, es ideal para organizaciones más jerárquicas. 00:03:52

Lo malo, puede hacer que el acceso sea más lento. 00:03:57

La otra opción es el modelo descentralizado. 00:03:59

Cada departamento gestiona lo suyo. 00:04:02

Este es más ágil, funciona genial en equipos que colaboran mucho, pero tiene un riesgo, 00:04:04

que se convierte en un caos si no hay unas reglas claras para todo el mundo. 00:04:08

Y llegamos a la fase final, que es también la más delicada de todas en la vida de un 00:04:12

documento, decidir qué pasa con él. 00:04:16

Y ojo, que esta decisión no es ninguna tontería, ¿eh? 00:04:18

Conlleva obligaciones legales y de seguridad muy, muy serias. 00:04:21

Básicamente hay tres grandes motivos para conservar un documento. 00:04:25

El primero, y más obvio, es por obligación legal. 00:04:29

La ley lo exige. 00:04:31

Y punto. 00:04:32

El segundo es por su utilidad para el negocio. La información que tienen es fundamental para tomar decisiones. 00:04:33

Y el tercero es por su valor histórico. Las primeras facturas, los bocetos del primer producto, la historia de la empresa. 00:04:39

Y ya que hablamos de obligaciones legales, hay una cifra que hay que grabarse a fuego. 00:04:46

En España, el Código de Comercio es muy claro. Los empresarios tienen que conservar libros, correspondencia, justificantes, 00:04:50

todo lo relacionado con su negocio durante un mínimo de seis años. 00:04:57

¡Seis años desde el último apunte! ¡Ahí es nada! 00:05:02

Pero claro, hoy en día archivar ya no es solo guardar papeles en una caja. 00:05:05

La inmensa mayoría de la información es digital y, lo que es más importante, contiene datos personales. 00:05:10

Y proteger esos datos con normativas como el famoso RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos, 00:05:15

eso ya no es una opción, es una obligación ineludible. 00:05:21

Vale, ¿y qué pasa cuando un documento ya no sirve para nada y además ha cumplido su plazo legal de conservación? 00:05:25

Pues que su vida tiene que terminar. 00:05:30

Pero, cuidado, no de cualquier manera. 00:05:32

Su destrucción, sobre todo si tiene datos confidenciales, tiene que ser totalmente segura e irreversible. 00:05:35

Este proceso de eliminación, que a veces se llama expurgo, tiene unas reglas de oro. 00:05:41

La primera, jamás tirar documentos sensibles a la basura tal cual. 00:05:46

La segunda, y la más habitual, es usar una buena destructora de papel. 00:05:49

Y la tercera, si hablamos de mucho volumen o de información supersensible, lo ideal es contratar a una empresa especializada. 00:05:53

Te garantizan la seguridad y hasta te dan un certificado de destrucción. 00:05:59

Y con esto llegamos al final de nuestro análisis, pero abrimos una puerta a la reflexión. 00:06:03

Porque, a ver, dominar el archivo en papel ya es un reto, pero el verdadero desafío, el que tenemos ya encima, es el digital. 00:06:08

¿Cómo vamos a asegurarnos de que nuestros documentos más importantes sobrevivan al paso del tiempo, 00:06:16

a los cambios de formato, a los programas que se quedan obsoletos? 00:06:20

Esa es, sin duda, la pregunta clave para la memoria de las empresas del futuro. 00:06:24

Unidad SAC03 - Contenido educativo

Del mismo autor…

azul

COMEDOR ESCOLAR. NUEVA LEGISLACIÓN

Rojo

VÍDEO 3º B RECICLAJE

20260210 API_REST_2

20260210 API_REST_1

20260210 EjerColecciones_3_Comparator