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Combinar correspondencia

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Subido el 4 de noviembre de 2020 por Luis A.

198 visualizaciones

En este tutorial veremos cómo podemos utilizar la funcionalidad de combinar correspondencia en LibreOffice y así generar cartas personalizadas.
Todo lo hacemos sobre MAX10 usando LibreOffice, pero se puede usar desde cualquier sistema operativo.
Lo importante es generar una hoja de cálculo de texto plano de tipo CSV e indicar en la primera fila las variables que usaremos en cada columna. Este tipo de archivos se puede abrir también en un editor de texto y comprobar si está bien escrito.
Luego en la carta tipo de LibreOffice Writer, añadimos las variables como campos (desde Insertar/Campo/Más campos) y seleccionar en la base de datos el fichero CSV que hemos generado.
Una vez hecho esto, pulsamos en imprimir y así generamos cada fichero. Podemos generar un fichero con todas las cartas (una detrás de otra) o un fichero con cada carta (uno por fila del CSV). Y puede ser guardado en PDF (lo más cómodo, para no perderlo).

Pulsa en Más información, para ver de dónde me he ayudado para hacer este tutorial.

Más información Transcripción

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en este tutorial vamos a ver cómo podemos combinar correspondencia es 00:00:08
decir cómo podemos a través de un documento de texto genérico 00:00:13
personalizarlo para unas personas en concreto entonces lo que necesitamos es 00:00:19
partir de un documento inicial en este caso 00:00:24
este texto y lo que queremos es personalizarlo y poner hola fulanito hola 00:00:29
el nombre de la persona, te escribo para comentarte una nota que has obtenido 00:00:36
en un examen de una materia, ¿vale? 00:00:40
Y con quién te tienes que poner en contacto, ¿vale? Esto podría ser 00:00:43
una opción de hacerlo. Entonces lo que necesitamos es 00:00:47
tener, aparte de este texto, un documento 00:00:52
de tipo CSV, una hoja de cálculo 00:00:56
con estos datos, ¿vale? 00:01:00
necesitaremos este dato, este dato, este dato 00:01:04
y este otro dato. Entonces lo que hacemos es 00:01:07
abrir un documento de hojas de cálculo 00:01:12
podemos hacerlo desde aquí directamente y lo que vamos a hacer va a ser 00:01:15
añadir en las columnas 00:01:20
esos datos. En la primera fila lo que colocaremos será 00:01:24
los títulos, por ejemplo aquí pondremos el nombre 00:01:27
Aquí pondremos la materia, aquí pondremos la nota y aquí pondremos el nombre del tutor, el nombre del profesor tutor que va a firmar este documento. 00:01:32
Entonces rellenamos ahora con algunos y veamos cómo se haría. 00:01:48
una vez que tenemos creado la tabla 00:01:53
aquí por ejemplo he creado ahora mismo tres columnas, o sea tres filas 00:01:58
lo que hacemos es guardar el archivo, pero al guardarlo 00:02:02
lo vamos a guardar por ejemplo aquí en el escritorio para verlo más fácil 00:02:06
voy a llamar contactos, lo importante es 00:02:09
utilizar el formato CSV 00:02:14
de texto, es muy importante utilizar 00:02:17
este dato 00:02:22
lo guardamos en este formato 00:02:24
y esto lo dejamos así por defecto, le damos a aceptar 00:02:29
y así ya tendremos creado nuestro texto 00:02:33
aquí vemos ahora que tenemos 00:02:38
el documento cargado, si en vez de abrirlo con LibreOffice Calc 00:02:41
lo abrimos con un editor de texto normal y corriente 00:02:45
vemos que tenemos cada una de las columnas 00:02:49
separadas por comas, y aquí exactamente igual 00:02:53
y esto como pone 6,2, pues para diferenciar 00:02:56
esta coma que no es igual que esta separación, pues lo ponemos 00:03:01
entre comillas. Una vez que tenemos esto, ya podemos 00:03:03
empezar a combinar correspondencia. ¿Cómo lo hacemos? Bueno, pues abrimos 00:03:09
el documento que teníamos antes de combinar correspondencia 00:03:13
y empezamos a decirle ahora que estos datos los va a coger del fichero que hemos creado antes. 00:03:17
Entonces vamos a insertar campo y vamos a más campos. 00:03:28
En esto ahora nos iremos a base datos, porque lo que queremos es coger de un fichero 00:03:37
y le daremos a examinar. 00:03:42
Aquí seleccionamos el archivo que queremos. 00:03:46
en nuestro caso le hemos llamado así, contactos 00:03:49
como estarán los separadores, etc 00:03:52
que es lo que habíamos señalado antes, le damos a aceptar 00:03:58
y ahora ya vemos que tenemos aquí 00:04:02
toda nuestra hoja de cálculo y las columnas que teníamos antes 00:04:06
entonces simplemente como yo quiero que 00:04:11
fulanito ponga su nombre, pues lo que hago es insertar 00:04:15
y ahora ya es un campo 00:04:19
ahora quiero que 00:04:21
donde pone materia 00:04:23
pues en vez de poner materia ponga 00:04:25
el nombre de la materia, insertar 00:04:27
la nota 00:04:29
vale, la marcamos 00:04:31
que ponga la nota, insertar 00:04:33
y el tutor al que voy a 00:04:36
escribir, pues 00:04:38
el tutor 00:04:39
y el saludo del tutor 00:04:40
exactamente igual 00:04:44
y así lo podemos añadir todo 00:04:44
Le vamos a cerrar y entonces ahora ya está el documento de texto preparado para combinar correspondencia. 00:04:48
Para terminar de combinar correspondencia, lo que vamos a hacer es archivo imprimir. 00:04:56
Le decimos que sí queremos imprimir una carta modelo a través de esa base de datos. 00:05:03
Y entonces ahora ya nos aparecen directamente las columnas como teníamos. 00:05:10
Y en vez de imprimirlo por impresora, vamos a seleccionar lo que lo guarde un archivo. 00:05:14
y en archivos individuales, de esta manera 00:05:18
me los separará en varios archivos, en este caso en tres archivos 00:05:21
si lo cojo en un único documento, en un solo documento 00:05:26
me aparecerán los tres, en un único y además 00:05:30
lo va a llamar utilizando el campo 00:05:34
nombre, en otros casos podríamos utilizar el DNI 00:05:38
o lo que se nos ocurra 00:05:42
vale el formato de salida vamos a seleccionar en formato pdf y le vamos a aceptar si ahora nos vamos 00:05:44
a mis documentos aquí directamente están los documentos que acabo de generar tengo cada uno 00:05:59
de ellos hola luis el examen de matemáticas ha sido un 6 con 2 ponte contacto con tu tutor bueno 00:06:07
lo había escrito mal, tenía que haber puesto con sin el tú. Si me cojo Inés exactamente igual, 00:06:15
aquí pone Inés, aquí pone lengua, la nota y el nombre de la tutora y con María exactamente igual. 00:06:22
Entonces es una forma de tener documentos personalizados de cada uno de ellos. 00:06:30
Bueno pues entonces recordad que para hacer una carta personalizada tenemos que escribir 00:06:38
el texto como querríamos tenerlo y luego buscar los campos a través de un fichero CSV y combinar correspondencia. 00:06:45
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Autor/es:
Luis Alonso Izquierdo
Subido por:
Luis A.
Licencia:
Reconocimiento - Compartir igual
Visualizaciones:
198
Fecha:
4 de noviembre de 2020 - 18:45
Visibilidad:
Público
Centro:
CEPAPUB SIERRA NORTE
Descripción ampliada:
Me he basado en unos tutoriales compartidos en el grupo de Telegram Teletrabajo Docente EducaMadrid:

Duración:
07′ 07″
Relación de aspecto:
1.78:1
Resolución:
1920x1080 píxeles
Tamaño:
18.25 MBytes

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